Asistente Ejecutivo

Sobre Nosotros Egon Zehnder es la firma líder mundial en reclutamiento ejecutivo y asesoría de liderazgo, inspirando a los líderes a abordar cuestiones complejas con respuestas humanas. Ayudamos a las organizaciones a llegar al núcleo de sus desafíos de liderazgo y ofrecemos retroalimentación honesta y conocimientos para ayudar a los líderes a descubrir su verdadero ser y propósito. Creemos que juntos podemos transformar personas, organizaciones y el mundo a través del liderazgo. La Oportunidad El Asistente Ejecutivo apoya a uno o más consultores proporcionando asistencia continua en todos los aspectos de los compromisos con clientes y desempeñando un papel clave en la supervisión de tareas administrativas. El puesto requiere una persona capaz de planificar, ejecutar y finalizar proyectos según plazos estrictos. Esto incluye adquirir recursos y coordinar los esfuerzos de miembros del equipo y clientes para entregar proyectos según lo previsto. El Asistente Ejecutivo debe gestionar proactivamente los cambios en el alcance del proyecto, identificar posibles crisis y elaborar planes de contingencia de forma regular.   El candidato exitoso será altamente flexible, un fuerte multitarea en múltiples niveles y disfrutará de la variedad e imprevisibilidad de gestionar múltiples proyectos y prioridades cambiantes. Se espera que el Asistente Ejecutivo sienta un sentido de propiedad e implicación en el proceso, para poder coordinar todos los elementos que confluyen en un mandato exitoso. El Asistente Ejecutivo debe garantizar el manejo discreto de todas las interacciones con clientes, candidatos, etc. Lo Que Harás Administrativo Organizar toda la programación, incluyendo pero no limitado a, reuniones y entrevistas con candidatos, reuniones y entrevistas con clientes, reuniones de desarrollo de negocios, reuniones relacionadas con asignaciones, reuniones internas, videoconferencias, etc. Gestionar calendarios complejos y priorizar reuniones/llamadas según sea necesario. Organizar y coordinar planes de viaje, itinerarios y agendas complejos y detallados tanto para consultores como para candidatos. Compilar documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesar reembolsos de gastos para consultores y candidatos. Redactar, preparar y editar correspondencia confidencial. Realizar actividades adicionales de apoyo administrativo, incluyendo pero no limitado a, atender llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, planificación de eventos y otros proyectos puntuales según se soliciten. Asegurarse de que nuestra base de datos global esté actualizada y sea precisa; incluyendo pero no limitado a, todos los documentos internos/clientes, información de clientes/candidatos, notas, correos electrónicos y citas. Asumir responsabilidades adicionales de oficina/recepción según sea necesario para garantizar el buen funcionamiento de la oficina. Proporcionar apoyo puntual a otros Asistentes Ejecutivos cuando se solicite para ayudar con cargas de trabajo excesivas según la capacidad disponible y según determine el Gerente Regional de Administración. Coordinación de Búsqueda Actuar como enlace entre clientes y candidatos, ayudando al consultor en el mantenimiento de las actividades diarias de búsqueda. Actuar como punto único de contacto para todos los asuntos clave de logística. Comunicarse directamente y en nombre del consultor sobre mandatos con clientes, candidatos e internos. Actuar como puente para una comunicación fluida entre el consultor y los miembros del equipo externos/internos. Adoptar un enfoque proactivo para ayudar con diversas necesidades de clientes durante la ausencia del consultor. Trabajar estrechamente y eficazmente con el consultor y los interesados en investigación para asegurar que se cumplan los plazos y se atiendan las necesidades de clientes y candidatos. Producir entregables de alta calidad para clientes y candidatos, asegurando su finalización dentro de los plazos establecidos. Completar con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar asuntos de manera expeditiva y proactiva, y dar seguimiento a proyectos sensibles en tiempo hasta su finalización exitosa. Apoyar al departamento contable con facturación, facturación a clientes y cuentas por cobrar. Establecer relaciones positivas y mantener contacto regular con candidatos ejecutivos de alto nivel (ejecutivos y candidatos de clientes Fortune 500) involucrados en proyectos altamente confidenciales.   Desarrollo de Negocios En colaboración con el Consultor, crear y asumir la responsabilidad del proceso para impulsar la estrategia de desarrollo de negocios del Consultor. Colaborar con el consultor, el equipo de investigación y otros miembros del equipo en la producción de presentaciones y materiales de marketing de alta calidad y asumir la responsabilidad de la finalización de materiales para propuestas y eventos. Requisitos Lo Que Buscamos Título universitario preferido Un mínimo de 5 años de experiencia en funciones administrativas, idealmente dentro de una firma de servicios profesionales. Multitarea organizado: capaz de gestionar múltiples proyectos con plazos establecidos, ya que la gestión del tiempo, el reconocimiento de patrones, la priorización, la atención meticulosa a los detalles y el juicio son fundamentales en este puesto. Solucionador de problemas ingenioso: capacidad para trabajar en entornos ambiguos y cómodo con lo desconocido, así como trabajar bien bajo presión y resolver problemas. Iniciativa propia: altamente motivado, excelente ética de trabajo y autosuficiente, no fácilmente desorientado, capaz de pensar sobre la marcha. Buen comunicador: habilidades interpersonales y de comunicación excepcionales (tanto orales como escritas). Capacidad para interactuar profesionalmente con partes interesadas ejecutivas y colegas por igual. Colaborador natural: deseo de ayudar a fomentar y preservar una cultura empresarial donde todos sean bienvenidos, incluidos y tengan la oportunidad de tener éxito. Jugador de equipo colaborativo, con un historial comprobado de maximizar tanto el rendimiento del equipo como el individual. Beneficios Cómo Es Trabajar Aquí Funcionamos como un solo equipo unificado con experiencia en industrias, funciones y geografías. Nuestra organización puede describirse como de alto rendimiento y colaborativa, combinada con una cultura de cuidado y respeto. Hemos sido desde el principio una empresa guiada por valores. Los valores tienen un aspecto aspiracional: guían nuestro comportamiento y nos recuerdan cuándo fallamos. Nuestra empresa opera bajo cinco valores: Una Firma, Clientes Primero, Generosidad, Espíritu de Propiedad y Aceptar las Diferencias, cada uno enfatiza un aspecto diferente de quiénes somos (y queremos ser), y solo juntos nos ayudan a equilibrar lo correcto en cualquier situación dada.   Beneficios Modelo de trabajo híbrido: 50 % presencial / 50 % remoto* (martes/miércoles/jueves) 401k – coincidencia de la empresa y contribución adicional discrecional del empleador Plan Integral de Salud – médico, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo Programa de Asistencia al Empleado (EAP) Licencia parental pagada Tiempo Libre Personal – vacaciones pagadas, días de enfermedad, días de voluntariado Feriados pagados incluyendo una semana libre entre Navidad y Año Nuevo Nuestras Oficinas Desde su fundación en una casa señorial de Zúrich en 1964, Egon Zehnder ha crecido hasta contar con 67 oficinas en 37 países. Tenemos 2300 empleados globales y 450 empleados en EE. UU.   Nuestras Oficinas en EE. UU. incluyen Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Ángeles, Miami, Nueva York, Palo Alto, San Francisco, Seattle y Washington D.C.   *En Egon Zehnder, la seguridad, el bienestar y el compromiso de los empleados son una prioridad máxima y están en el núcleo de nuestra cultura. Egon Zehnder Estados Unidos opera bajo un modelo híbrido que requiere que todos los empleados estadounidenses, en todos los puestos, trabajen presencialmente al menos el 50 % de los días laborables disponibles cada mes en la oficina de Egon Zehnder a la que están asignados. Los empleados estadounidenses pueden trabajar de forma remota durante los días restantes del mes. Esta política está sujeta a cambios por parte de Egon Zehnder en cualquier momento. El rango de compensación para este puesto es de $85,000-$95,000