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Asistente de Programa-503680
El Asistente de Programa será responsable de las operaciones y funciones administrativas eficientes de la oficina, así como de la comunicación entre otras oficinas. El candidato calificado actuará como enlace entre oficinas y será responsable de coordinar solicitudes de datos, mantenimiento de registros/informes, horarios de viaje, horarios de salas de conferencias y ejecución de operaciones diarias de la oficina.
Funciones del trabajo:
Tareas administrativas:
Brindar apoyo administrativo y de gestión a la alta dirección;
Revisar, editar, redactar y preparar documentación ejecutiva, cartas, memorandos, comunicaciones internas, informes confidenciales y otra correspondencia según sea necesario;
Revisar comunicaciones internas y externas para garantizar coherencia y distribuir la documentación aprobada al personal correspondiente según indicaciones;
Preparar y publicar agendas de reuniones, gestionar arreglos de viaje, organizar reuniones/citas internas/externas, realizar seguimiento de asistencia y elaborar informes, gestionar y asegurar documentos clasificados/SBU;
Procesar listas de verificación de personal entrante/saliente, organizar la programación de salas de conferencias, realizar tareas de gestión de suministros de oficina;
Coordinar eventos especiales, acompañar a visitantes, tramitar el acceso de visitantes al edificio, responder y derivar llamadas telefónicas entrantes/salientes;
Procesar y hacer seguimiento de solicitudes de permisos de personal, monitorear y registrar el kilometraje mensual de uso de la flota de vehículos y los gastos de combustible;
Coordinar y responder a solicitudes de datos, y ayudar al personal de la oficina en proyectos especiales;
Recopilar, compilar y coordinar el procesamiento de los Informes Semanales de Actividades (WARs);
Apoyar actividades de gestión de programas dentro de la dirección de la oficina;
Realizar coordinación de viajes preparando autorizaciones y realizando reservas para empleados gubernamentales utilizando la aplicación E2 Travel Solutions, según sea necesario;
Redactar, preparar y archivar actas de reuniones, según sea necesario;
Mantener, actualizar y hacer seguimiento de múltiples calendarios y horarios en Outlook;
Hacer seguimiento de los informes y documentos de evaluación de desempeño anual de empleados;
Configurar el sistema clasificado/no clasificado de Conferencia de Video Digital (DVC) y coordinar diferentes zonas horarias con oficinas regionales (Directores RIMC) u misiones en el extranjero;
Mantener competencia en MS Office Suite, Visio, Outlook y Project;
Mantener experiencia en la gestión de bases de datos SharePoint.
Apoyo al programa:
Hacer seguimiento de tareas asignadas y monitorear el progreso y/o acciones vencidas;
Preparar diversos informes analíticos y redactar documentación administrativa y de políticas;
Crear y actualizar presentaciones de PowerPoint para proyectos en curso y breves informativos;
Mantener varios informes en hojas de cálculo para ayudar en el análisis de datos para la alta dirección;
Redactar y procesar solicitudes electrónicas de autorización de país (eCC) para viajeros, tanto personal contratista como gubernamental;
Ayudar en la preparación de documentación de políticas y difundirla al personal correspondiente de la Oficina Principal;
Diseñar y mantener un enfoque sistemático para el repositorio de documentos compartidos de la organización y actualizar la información publicada en sitios de SharePoint, según sea necesario;
Realizar actividades de enlace con la Oficina Principal y facilitar la comunicación entre organizaciones;
Revisar y analizar la historia del programa para identificar problemas o tendencias que puedan influir en la determinación de la dirección futura del programa para su discusión;
Colaborar en la identificación, desarrollo y seguimiento de políticas y procedimientos internos y orientados al cliente para temas transversales;
Hacer seguimiento de asignaciones de personal, informando a los gerentes sobre el progreso y/o acciones vencidas;
Preparar una variedad de informes analíticos, memorandos y materiales escritos sobre diversos temas administrativos y de políticas;
Elaborar diversos informes, hacer seguimiento de acciones pendientes, producir gráficos, crear bases de datos especializadas o preparar materiales de presentación a partir de programas de software.
Requisitos
Educación y/o Experiencia:
Diploma de escuela secundaria y al menos cinco (3) años de experiencia en oficina y apoyando a funcionarios de alto nivel.
O
4 años de experiencia administrativa y técnica directamente relacionada.
Se requiere habilitación activa de Secreto Máximo.
Conocimientos, habilidades y capacidades:
Experiencia con los sistemas de viajes EZ y E2
Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para multitarea y priorizar trabajos en un entorno de oficina acelerado
Excelentes habilidades de servicio al cliente
Atención al detalle y habilidades para resolver problemas
Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
Fuertes habilidades organizativas y de planificación
Competencia en MS Office, Teams, ZOOM y plataformas WebEx

Washington, DC, USA
Salario negociable