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Especialista de Soporte de Viajes-536289
La Oficina de Asuntos Educativos y Culturales (ECA), Oficina Ejecutiva (EX), División de Servicios de Adquisiciones y Administrativos (PAS), tiene una necesidad de apoyo contratado para su equipo de operaciones de viajes E2. Como parte del esfuerzo de ECA/EX por aumentar la capacidad operativa y las competencias del equipo de viajes de PAS, el Gobierno pretende contratar a dos expertos en viajes E2 a tiempo completo (uno a nivel junior y otro a nivel senior) para ayudar al equipo de viajes en todas sus operaciones relacionadas con viajes. Estas operaciones comprenden seis áreas funcionales distintas: Operaciones E2, Procesamiento de Pasaportes y Visas, Análisis de Viajes y Evaluaciones Operativas, Relaciones con Clientes, Política y Capacitación al Cliente. El contratista realizará operaciones diarias en cada una de estas áreas, aportando conocimientos existentes sobre E2 y el Departamento de Estado, así como las mejores prácticas del sector, a las operaciones del equipo de viajes de PAS.
Responsabilidades:
El contratista utilizará sus conocimientos existentes y las mejores prácticas para ayudar al equipo de viajes de PAS en todas las obligaciones y operaciones que se llevan a cabo dentro del sistema de viajes E2. Las tareas en esta área incluyen lo siguiente:
Cumplir con todas las regulaciones generales del gobierno y específicas del Departamento de Estado, revisar, editar, devolver y/o procesar todas las autorizaciones de viaje y vales presentados por empleados de ECA, R/PPR y GEC. Esto incluye todas las modificaciones que puedan ser necesarias en las autorizaciones y vales presentados.
Asistir, presencialmente o de forma remota, a todas las reuniones del Departamento de Estado y/o del gobierno en general que impliquen actualizaciones o cambios que afecten los viajes y operaciones de E2 de ECA. Informar toda la información pertinente al equipo de viajes de PAS, realizando las actualizaciones pertinentes en los procesos.
Controlar y mantener todas las cuentas de usuarios E2 de ECA, R/PPR y GEC, asegurándose de que las listas de usuarios estén actualizadas y sean precisas.
Monitorear la frecuencia de viajes de los empleados gubernamentales en el sistema E2, haciendo cumplir los requisitos de uso de tarjetas de viaje según corresponda. Aplicar acciones correctivas según sea necesario, basadas en incidentes de fraude, desperdicio y abuso relacionados con tarjetas de viaje.
El contratista ayudará al equipo de viajes de PAS en todas las obligaciones de pasaportes diplomáticos y visas de ECA/EX. Las tareas en esta área incluyen lo siguiente:
Crear, revisar y procesar todas las cartas de patrocinio de pasaporte y visa que requieran la firma del Director de EX. Mantener un archivo de cartas firmadas.
Actuar como mensajero diplomático designado, recogiendo paquetes aprobados de pasaportes y visas diplomáticas en nombre de los clientes, de embajadas ubicadas en todo Washington, DC.
El contratista ejecutará informes en el sistema E2 y realizará evaluaciones de las operaciones de viaje de ECA. Las tareas en esta área incluyen lo siguiente:
Generar informes de viaje utilizando tanto el sistema E2 como información existente/histórica, compilando conjuntos diversos de datos en diferentes formatos y presentaciones amigables según el público objetivo.
Analizar y completar evaluaciones detalladas del personal y operaciones del equipo de viajes de PAS, identificando áreas de fortaleza y debilidad, riesgos internos y externos, causas subyacentes de problemas y soluciones sugeridas.
Analizar y completar evaluaciones detalladas de las operaciones de viaje de los clientes de ECA, R/PPR y GEC, identificando las mejores prácticas de los clientes, áreas de debilidad, impactos de las áreas problemáticas en el equipo de viajes de PAS, opciones de mitigación para el equipo de viajes de PAS y soluciones generales a las debilidades identificadas.
El contratista actuará como experto en E2 para todos los clientes de ECA, R/PPR y GEC, gestionando todas las preguntas e inquietudes sobre las operaciones del sistema y ayudándolos a identificar futuras necesidades de viaje. Las tareas en esta área incluyen lo siguiente:
Operar una línea telefónica dedicada para problemas y consultas de clientes sobre E2 entre las 0900 y las 1500, de lunes a viernes, excepto días festivos federales, resolviendo los problemas reportados. Todas las solicitudes de asistencia deben responderse dentro de una hora hábil, y se espera que la mayoría se resuelvan dentro de las 24 horas.
Brindar soporte presencial a todo el liderazgo superior en las instalaciones de 2200 C St. NW, Washington DC, 20037 (Subsecretario Adjunto o equivalente y superiores) para cualquier problema o consulta sobre E2 entre las 0900 y las 1500, de lunes a viernes, excepto días festivos federales. Todas las solicitudes de asistencia deben responderse dentro de una hora hábil, y se espera que la mayoría se resuelvan dentro de las 24 horas.
Reunirse con todos los grupos de clientes trimestralmente para identificar todos los viajes previstos durante ese período. Informar los resultados de estas interacciones al equipo de viajes PWS.
El contratista utilizará su conocimiento sobre la política y operaciones de viajes del Departamento de Estado para ayudar al gobierno en los esfuerzos de redacción de políticas de viaje y procedimientos operativos estándar (SOP) asociados. Las tareas en esta área incluyen lo siguiente:
Revisar las operaciones de viaje de ECA/EX y, utilizando el conocimiento de las políticas de viaje existentes, redactar políticas locales implementarias y complementarias para definir los roles, responsabilidades y expectativas de los clientes, del equipo de viajes y del sistema E2.
Revisar las operaciones de viaje de ECA/EX y, utilizando el conocimiento de las políticas de viaje existentes, redactar procedimientos operativos estándar (SOP).
El contratista creará capacitaciones y materiales educativos sobre viajes, y organizará sesiones de entrenamiento sobre operaciones de viaje. Las tareas en esta área incluyen lo siguiente:
Desarrollar capacitaciones sobre el sistema E2, actualizándolas conforme surjan nuevos SOP, cambios en el sistema y mejores prácticas, y organizar capacitaciones sobre este material para los clientes de forma trimestral.
Crear capacitaciones de incorporación sobre el sistema E2 que incluyan aspectos básicos como el propósito del sistema y cómo obtener un inicio de sesión, actualizándolas conforme surjan nuevos SOP, cambios en el sistema y mejores prácticas, y organizar capacitaciones sobre este material según sea necesario para grupos de empleados nuevos.
Desarrollar capacitaciones sobre todos los aspectos del viaje dentro del Departamento de Estado, actualizándolas conforme surjan nuevos SOP, cambios en el sistema y mejores prácticas. Estas capacitaciones pueden incluir formaciones sobre las políticas locales y SOP creadas bajo este contrato. Organizar sesiones de capacitación sobre este material cuando surja nuevo contenido.
Crear materiales educativos generales, como folletos, infografías y consejos prácticos, sobre los viajes del Departamento de Estado. Enviar estos materiales a los clientes mediante correos electrónicos mensuales de notas informativas sobre viajes.
Requisitos
Experiencia en reservar viajes gubernamentales (nacionales e internacionales)
Experiencia con el sistema de viajes E2 es un plus
Capacidad de obtener una autorización de seguridad secreta
Otras responsabilidades:
Tenga en cuenta que esta descripción de trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista exhaustiva de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este puesto. Las responsabilidades, deberes y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.
Washington, DC, USA
Salario negociable
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