Coordinador de Eventos de Alquiler

LA Plaza de Cultura y Artes es un centro comunitario donde las personas se reúnen para celebrar la cultura latin@ a través de exposiciones transformadoras, música, danza, artes culinarias y experiencias multigeneracionales de creación artística y narración. Ubicada en dos edificios históricos en el centro de Los Ángeles, LA Plaza está junto a Olvera Street en El Pueblo de Los Ángeles. Incluye un museo, un espacio exterior de 30,000 pies cuadrados con escenario para presentaciones, un jardín comestible y LA Cocina de Gloria Molina, una cocina didáctica y espacio flexible para eventos que destaca la historia, cultura e influencia de la cocina mexicana y mexicoamericana. Fundada en 2011, LA Plaza es una institución cultural del condado de Los Ángeles y museo afiliado al Smithsonian. Más información disponible en www.lapca.org. LA OPORTUNIDAD Dependiendo del Gerente de Eventos de Alquiler y trabajando estrechamente con el Coordinador de Producción del Recinto, el Coordinador de Eventos de Alquiler actúa como enlace y punto principal de contacto para eventos internos y externos, desarrollando y manteniendo relaciones con clientes y proveedores para garantizar un excelente servicio al cliente, planificación adecuada y ejecución de eventos. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES • Actuar como punto principal de contacto para consultas de alquiler y responder de manera oportuna, eficaz y proactiva. • Responsable de la comunicación previa al evento y durante el evento con los clientes para asegurar el cumplimiento exacto de los eventos. • Coordinar los detalles del evento con el cliente arrendatario y mantener un cronograma adecuado de planificación del evento. • Anticipar y solucionar proactivamente cualquier problema emergente durante el proceso de planificación y el día del evento. • Apoyar la gestión de eventos el día del evento, incluyendo la configuración del evento, comunicación con el personal (seguridad, limpieza y otros), organización de proveedores y manejo de la salida de equipos. • Mantener un sistema de facturación eficiente; preparar, enviar y conciliar facturas, órdenes de compra y otras transacciones financieras. • Comunicarse con otros departamentos de LA Plaza para asegurar que todo el personal contratado externamente haya sido programado. • Mantener y actualizar el calendario de eventos de alquiler para la organización. • Realizar seguimiento después del evento para asegurar la satisfacción de los clientes. • Otras tareas según se asignen Requisitos CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA PREFERIDAS: • Mínimo dos años de experiencia en coordinación/gestión de eventos, preferiblemente en una institución cultural u organización sin fines de lucro. • Debe tener excelentes habilidades organizativas, de servicio al cliente y de comunicación verbal/escrita. • Persona proactiva, cómoda tomando la iniciativa. • Conocimiento y experiencia trabajando con comunidades latin@s deseable; se prefieren habilidades bilingües. • Capacidad para mantener estricta confidencialidad. • Competencia en internet y sólidos conocimientos informáticos, incluyendo el paquete de Microsoft Office (principalmente Word, Excel, SharePoint, etc.) y familiaridad con QuickBooks u otro software contable. • Capacidad para realizar los requisitos físicos del trabajo; sentarse y pararse frecuentemente, caminar, escribir, agacharse, arrodillarse, agacharse, subir escaleras y escaleras de mano, levantar, jalar y transportar hasta 30 libras. • Debe estar disponible para trabajar en horarios nocturnos y fines de semana cuando sea necesario y poseer licencia de conducir válida de California y cobertura completa de seguro automotriz, según lo exige la ley. Beneficios ESTADO LABORAL Tiempo completo, no exento El horario varía según el calendario de eventos, e incluye frecuentemente horas los fines de semana o por la noche. Hay días de trabajo desde casa disponibles cuando el calendario lo permite.   PAQUETE DE COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS Salario: $44,000 por año Subsidio mensual de $50.00 para teléfono celular/internet   Estacionamiento gratuito Cuidado individual de salud, dental y visual 401K sin aporte de la empresa Depósito directo del cheque de pago Descuento para empleados en LA Tienda Cobertura opcional AFLAC Período introductorio de 90 días Reembolso por millaje Exención de la tarifa de alquiler del recinto para un (1) evento personal por año. Días festivos pagados (13), cinco días anuales de salud mental, más dos semanas de tiempo libre pagado durante la última semana de diciembre y la primera semana de enero cada año. Para 2025, cierre por Acción de Gracias desde el lunes 24 de noviembre hasta el miércoles 26 de noviembre, además de los cierres programados por festivo el jueves 27 y viernes 28 de noviembre. ENTORNO DE TRABAJO Interacción extensa con clientes y personal de LA Plaza en persona, así como por llamadas telefónicas/videollamadas y correo electrónico. Entorno de oficina en un entorno de museo. Trabajo intensivo en computadora (movimientos repetitivos – tecleo). Los días de eventos son rápidos y requieren toma de decisiones y resolución de problemas rápida. Capacidad para realizar los requisitos físicos del trabajo, incluyendo sentarse y pararse frecuentemente, caminar, agacharse, arrodillarse, agacharse, subir escaleras, levantar, jalar y transportar hasta 30 libras. LA Plaza hará adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las responsabilidades del puesto.