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Asistente Ejecutivo Presencial para Médico/Organización Sin Fines de Lucro (San Francisco)
2314 29th Ave, San Francisco, CA 94116, USA
Asistente Ejecutivo para comenzar el 15/9/25
Estamos buscando un Asistente Ejecutivo dedicado y con conocimientos técnicos para apoyar a una médica retirada de la práctica clínica y que está en proceso de reconstruir su organización sin fines de lucro (una 501c3) enfocada en investigación, defensa y educación en salud pública.
Este puesto también incluye apoyo al trabajo de autodefensa de la médica, que se superpone con iniciativas públicas.
Los solicitantes deben presentar carta de presentación, currículum y dos muestras escritas para ser considerados. Posteriormente se requerirá una verificación de antecedentes y un mínimo de dos referencias.
Además de responsabilidades administrativas más rutinarias, el puesto implicará gestionar entornos analógicos y digitales complejos, incluyendo el inventario de una extensa biblioteca profesional, archivos físicos e integrar estos con recursos digitales en una plataforma de datos coherente y compatible con HIPAA, que se está creando para un sistema de IA autoalojado.
El candidato debe sentirse cómodo leyendo notas manuscritas, incluyendo escritura cursiva, y gestionando grandes volúmenes de archivos tanto físicos como digitales.
Entorno y horario de trabajo
- Presencial en una oficina en casa grande en San Francisco.
- 25–30 horas por semana. Mínimo 3 días por semana. De lunes a viernes, con ocasiones horas nocturnas y fines de semana.
Salario acorde con la experiencia y habilidades.
$45-$75 por hora
Responsabilidades clave
- Brindar apoyo administrativo integral, incluyendo correo electrónico y otra correspondencia, gestión de calendario, planificación y coordinación de reuniones, y viajes.
- Mantener y organizar archivos analógicos y digitales.
- Ayudar en la resolución de problemas técnicos (PC, iPhone, impresoras) y actuar como enlace con el MSP para soporte de TI y mantenimiento del sistema.
- Gestionar suscripciones, actualizaciones de software y mantenimiento de hardware.
- Mantener equipos y suministros de oficina.
- Redactar, editar y revisar (en colaboración con la médica) correspondencia, informes, artículos académicos y periodísticos, publicaciones en sitios web y redes sociales, boletines, materiales educativos, documentos de política y presentaciones de PowerPoint.
- Actualizar y mantener listas de contraseñas y contactos.
- Investigar y ayudar en actividades de desarrollo organizacional para financiamiento, reclutamiento de consejo y voluntarios, desarrollo de sitios web, alcance comunitario, redes profesionales y actividades educativas/de defensa.
- Coordinar eventos, talleres y esfuerzos de alcance.
Cualificaciones requeridas
- Título universitario obligatorio (campo flexible, por ejemplo: inglés, ciencias políticas, salud pública, negocios o relacionado).
- 3–5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo o en un puesto similar, preferiblemente apoyando a altos mandos.
- Excepcional atención al detalle y precisión.
- Excelente comprensión lectora, redacción, edición y corrección de textos en inglés; debe ser capaz de leer y entender escritura cursiva.
- Letra clara y buena dicción.
- Adaptabilidad y flexibilidad: capacidad de adaptarse y ajustarse a cambios en responsabilidades y prioridades de trabajo.
- Capacidad para trabajar de forma independiente en tareas y proyectos sin supervisión, de manera eficaz y eficiente, pero sintiéndose cómodo trabajando estrechamente con la médica.
- Anticipa la ayuda necesaria identificando problemas, necesidades, opciones y soluciones antes de que se solicite.
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación verbal.
- Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Capacidad para navegar sistemas de información analógicos y digitales con precisión.
- Experiencia como enlace con proveedores externos y MSP.
- Dominio del paquete Microsoft Office, Adobe Suite, Zoom, Google Suite y herramientas emergentes (incluyendo plataformas de IA como ChatGPT).
Cualificaciones preferidas
- Maestría, doctorado o equivalente
- Experiencia en entornos de salud, sin fines de lucro, defensa o académicos.
- Conocimiento en redacción de subvenciones y recaudación de fondos.
- Experiencia en periodismo, comunicaciones o redacción para audiencias diversas
- Experiencia como paralegal es un plus
- Dominio de Google Workspace y plataformas de redes sociales
- Competencia en plataformas PC y Apple
- Licencia de conducir válida de California y buen historial de conducción
Nota especial para candidatos:
Este puesto requiere una combinación única de conocimientos técnicos y comodidad con flujos de trabajo analógicos. El candidato exitoso debe ser igualmente hábil para gestionar sistemas digitales y leer/escribir en formatos físicos (incluyendo notas manuscritas en cursiva). Aunque la integración de sistemas y el desarrollo de la plataforma de IA son gestionados por el ingeniero del proyecto y el MSP, el asistente ejecutivo proporcionará un soporte operativo esencial para el usuario final, asegurando el funcionamiento diario fluido de las actividades de oficina e investigación.
$45-75/hora
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