Asistente Ejecutivo Presencial para Médico/Organización Sin Fines de Lucro (San Francisco)

Asistente Ejecutivo para comenzar el 15/9/25 Estamos buscando un Asistente Ejecutivo dedicado y con conocimientos técnicos para apoyar a una médica retirada de la práctica clínica y que está en proceso de reconstruir su organización sin fines de lucro (una 501c3) enfocada en investigación, defensa y educación en salud pública. Este puesto también incluye apoyo al trabajo de autodefensa de la médica, que se superpone con iniciativas públicas. Los solicitantes deben presentar carta de presentación, currículum y dos muestras escritas para ser considerados. Posteriormente se requerirá una verificación de antecedentes y un mínimo de dos referencias. Además de responsabilidades administrativas más rutinarias, el puesto implicará gestionar entornos analógicos y digitales complejos, incluyendo el inventario de una extensa biblioteca profesional, archivos físicos e integrar estos con recursos digitales en una plataforma de datos coherente y compatible con HIPAA, que se está creando para un sistema de IA autoalojado. El candidato debe sentirse cómodo leyendo notas manuscritas, incluyendo escritura cursiva, y gestionando grandes volúmenes de archivos tanto físicos como digitales. Entorno y horario de trabajo - Presencial en una oficina en casa grande en San Francisco. - 25–30 horas por semana. Mínimo 3 días por semana. De lunes a viernes, con ocasiones horas nocturnas y fines de semana. Salario acorde con la experiencia y habilidades. $45-$75 por hora Responsabilidades clave - Brindar apoyo administrativo integral, incluyendo correo electrónico y otra correspondencia, gestión de calendario, planificación y coordinación de reuniones, y viajes. - Mantener y organizar archivos analógicos y digitales. - Ayudar en la resolución de problemas técnicos (PC, iPhone, impresoras) y actuar como enlace con el MSP para soporte de TI y mantenimiento del sistema. - Gestionar suscripciones, actualizaciones de software y mantenimiento de hardware. - Mantener equipos y suministros de oficina. - Redactar, editar y revisar (en colaboración con la médica) correspondencia, informes, artículos académicos y periodísticos, publicaciones en sitios web y redes sociales, boletines, materiales educativos, documentos de política y presentaciones de PowerPoint. - Actualizar y mantener listas de contraseñas y contactos. - Investigar y ayudar en actividades de desarrollo organizacional para financiamiento, reclutamiento de consejo y voluntarios, desarrollo de sitios web, alcance comunitario, redes profesionales y actividades educativas/de defensa. - Coordinar eventos, talleres y esfuerzos de alcance. Cualificaciones requeridas - Título universitario obligatorio (campo flexible, por ejemplo: inglés, ciencias políticas, salud pública, negocios o relacionado). - 3–5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo o en un puesto similar, preferiblemente apoyando a altos mandos. - Excepcional atención al detalle y precisión. - Excelente comprensión lectora, redacción, edición y corrección de textos en inglés; debe ser capaz de leer y entender escritura cursiva. - Letra clara y buena dicción. - Adaptabilidad y flexibilidad: capacidad de adaptarse y ajustarse a cambios en responsabilidades y prioridades de trabajo. - Capacidad para trabajar de forma independiente en tareas y proyectos sin supervisión, de manera eficaz y eficiente, pero sintiéndose cómodo trabajando estrechamente con la médica. - Anticipa la ayuda necesaria identificando problemas, necesidades, opciones y soluciones antes de que se solicite. - Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación verbal. - Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. - Capacidad para navegar sistemas de información analógicos y digitales con precisión. - Experiencia como enlace con proveedores externos y MSP. - Dominio del paquete Microsoft Office, Adobe Suite, Zoom, Google Suite y herramientas emergentes (incluyendo plataformas de IA como ChatGPT). Cualificaciones preferidas - Maestría, doctorado o equivalente - Experiencia en entornos de salud, sin fines de lucro, defensa o académicos. - Conocimiento en redacción de subvenciones y recaudación de fondos. - Experiencia en periodismo, comunicaciones o redacción para audiencias diversas - Experiencia como paralegal es un plus - Dominio de Google Workspace y plataformas de redes sociales - Competencia en plataformas PC y Apple - Licencia de conducir válida de California y buen historial de conducción Nota especial para candidatos: Este puesto requiere una combinación única de conocimientos técnicos y comodidad con flujos de trabajo analógicos. El candidato exitoso debe ser igualmente hábil para gestionar sistemas digitales y leer/escribir en formatos físicos (incluyendo notas manuscritas en cursiva). Aunque la integración de sistemas y el desarrollo de la plataforma de IA son gestionados por el ingeniero del proyecto y el MSP, el asistente ejecutivo proporcionará un soporte operativo esencial para el usuario final, asegurando el funcionamiento diario fluido de las actividades de oficina e investigación.