Asistente Ejecutiva Presencial para Médico/Organización sin Fines de Lucro (San Francisco)

Asistente Ejecutiva para comenzar el 15/9/25 Buscamos una Asistente Ejecutiva dedicada y con conocimientos técnicos para apoyar a una médica retirada de la práctica clínica y que está en proceso de reconstruir su organización sin fines de lucro (una 501c3) enfocada en investigación, defensa y educación en salud pública. Este puesto también incluye apoyo para el trabajo de autodefensa de la médica, que se superpone con iniciativas públicas. Los solicitantes deben presentar carta de presentación, currículum y dos muestras escritas para ser considerados. Posteriormente se requerirá una verificación de antecedentes y un mínimo de dos referencias. Además de responsabilidades administrativas más rutinarias, el puesto implicará gestionar entornos analógicos y digitales complejos, incluyendo el inventario de una extensa biblioteca profesional, archivos físicos e integrarlos con recursos digitales en una plataforma de datos coherente y conforme con HIPAA, que se está creando para un sistema de IA autohospedado. El candidato debe sentirse cómodo leyendo notas manuscritas, incluyendo escritura cursiva, y gestionando grandes volúmenes de archivos tanto físicos como digitales. Entorno y horario de trabajo - Presencial en una oficina en casa grande en San Francisco. - 25–30 horas por semana. Mínimo 3 días por semana. De lunes a viernes, con ocasiones horas nocturnas y los fines de semana. Salario acorde con experiencia y habilidades. $45-$75 por hora Principales responsabilidades - Brindar apoyo administrativo integral, incluyendo correos electrónicos y otras correspondencias, gestión de calendario, planificación y coordinación de reuniones, y viajes. - Mantener y organizar archivos analógicos y digitales. - Ayudar en la resolución de problemas técnicos (PC, iPhone, impresoras) y actuar como enlace con el MSP para soporte de TI y mantenimiento del sistema. - Gestionar suscripciones, actualizaciones de software y mantenimiento de hardware. - Mantener equipos y suministros de oficina. - Redactar, editar y revisar (en colaboración con la médica) correspondencias, informes, artículos académicos y periodísticos, publicaciones en sitios web y redes sociales, boletines, materiales educativos, documentos de política y presentaciones de PowerPoint. - Actualizar y mantener listas de contraseñas y contactos. - Investigar y ayudar en actividades de desarrollo organizacional para financiamiento, reclutamiento de junta y voluntarios, desarrollo de sitios web, alcance comunitario, redes profesionales y actividades educativas/de defensa. - Coordinar eventos, talleres y esfuerzos de divulgación. Cualificaciones requeridas - Título universitario obligatorio (campo flexible, por ejemplo: inglés, ciencias políticas, salud pública, negocios o relacionado). - 3–5 años de experiencia como Asistente Ejecutiva o en un puesto similar, preferiblemente apoyando a altos directivos. - Excepcional atención al detalle y precisión. - Excelente comprensión lectora, redacción, edición y habilidades de revisión en inglés; debe poder leer y entender escritura cursiva. - Letra legible y habla clara. - Adaptabilidad y flexibilidad: capacidad de adaptarse y ajustarse a cambios en responsabilidades y prioridades de trabajo. - Capacidad para trabajar de forma independiente en tareas y proyectos sin supervisión, de manera eficaz y eficiente, pero cómodo trabajando estrechamente con la médica. - Anticipa la ayuda necesaria identificando problemas, necesidades, opciones y soluciones antes de que se solicite. - Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación verbal. - Fuertes capacidades organizativas y de gestión del tiempo. - Capacidad para navegar sistemas de información analógicos y digitales con precisión. - Experiencia en coordinación con proveedores externos y MSP. - Dominio del paquete Microsoft Office, Adobe Suite, Zoom, Google Suite y herramientas emergentes (incluyendo plataformas de IA como ChatGPT). Cualificaciones preferidas - Maestría, doctorado o equivalente - Experiencia en entornos de salud, sin fines de lucro, defensa o académicos. - Conocimiento en redacción de subvenciones y recaudación de fondos. - Experiencia en periodismo, comunicaciones o redacción para audiencias diversas - Experiencia como paralegal es un plus - Dominio de Google Workspace y plataformas de redes sociales - Competencia en plataformas PC y Apple - Licencia de conducir válida de California y buen historial de conducción Nota especial para candidatos: Este puesto requiere una combinación única de conocimientos técnicos y comodidad con flujos de trabajo analógicos. El candidato exitoso debe ser igualmente hábil para gestionar sistemas digitales y leer/escribir en formatos físicos (incluyendo notas manuscritas en cursiva). Aunque la integración del sistema y el desarrollo de la plataforma de IA son gestionados por el ingeniero del proyecto y el MSP, la asistente ejecutiva proporcionará un soporte operativo esencial como usuario final, asegurando el funcionamiento diario fluido de las actividades de oficina e investigación.