Delaware Nation Industries
Analista de Gestión III-503678
Washington, DC, USA
Este es un contrato de servicios no personales para proporcionar servicios administrativos, de analista y de asesor que apoyarán a la Oficina de Asuntos Europeos y Euroasiáticos. El Gobierno de los Estados Unidos no ejercerá ninguna supervisión ni control sobre el personal del contratista, quienes son los proveedores de servicios que realizan los servicios descritos en este documento. Los proveedores de servicios contratados serán responsables únicamente ante el Contratista, quien a su vez es responsable ante el Gobierno.
Las funciones principales del ocupante del puesto consisten en brindar apoyo de secretaría a los Directores de Oficina en la Oficina de Asuntos Europeos y Euroasiáticos. La capacidad del ocupante para desempeñarse adecuadamente se basa en un conocimiento profundo de las responsabilidades, las organizaciones de la oficina, la naturaleza de los proyectos y su relación con la misión general del Departamento.
Funciones del puesto:
Responder llamadas telefónicas y recibir/entrevistar/acompasar a visitantes, derivándolos a los miembros del personal correspondientes, si es necesario;
Programar citas y reuniones, y reservar salas de conferencias mediante la plataforma de reserva de salas del Departamento (Reserve!T);
Gestionar archivos y registros, preparar expedientes, carpetas y otros documentos federales para archivar o eliminar según el calendario de disposición de registros del Departamento;
Equipo de escaneo
Preparar y distribuir documentos (informes, correspondencia, memorandos, cables, notas diplomáticas, etc.);
Descargar materiales desde la computadora, internet y la intranet;
Enviar y recibir materiales por fax;
Entregar y/o coordinar la recogida de materiales y paquetes;
Copiar y compilar documentos y otros materiales;
Ingresar la información de Tiempo y Asistencia en el sistema electrónico de presentación del Departamento (WEB TATEL);
Preparar órdenes de viaje y gestionar arreglos de viaje en E2 Solutions;
Preparar viáticos, taxis y otros vouchers;
Preparar documentos para solicitar pasaportes diplomáticos para los miembros del personal. Obtener visas para los viajeros de forma oportuna, ya sea a través de la Oficina de Pasaportes o entregadas personalmente;
Redactar solicitudes de autorización de países mediante el sistema del Departamento (myServices);
Actuar como primer punto de contacto para los sitios de Share Point y actualizar la página de SharePoint de la oficina del programa y los directorios de oficina según sea necesario;
Finalizar y entregar la documentación para los Principios del séptimo piso;
Recuperar y monitorear todos los ALDACS a través de;
Compilar las evaluaciones anuales de desempeño para los documentos del servicio civil y del servicio exterior en la base de datos de Recursos Humanos (ePerformance);
Solicitar suministros de oficina según sea necesario a través del sistema de órdenes de trabajo del departamento (myServices) y coordinar la recogida de suministros con el Coordinador de Suministros;
Brindar apoyo logístico, según sea necesario, para conferencias y reuniones internas;
Preparar órdenes de trabajo para los servicios/suministros necesarios para el funcionamiento eficaz de la oficina y coordinarlos con el Oficial de Servicios Generales;
Mantener el calendario de gestión de oficina organizando y programando citas, gestionando todas las solicitudes de reuniones y proporcionando diariamente información del calendario a la gerencia;
Preparar resúmenes de reuniones para los gerentes indicando el propósito de la cita y proporcionando cualquier información de antecedentes relevante;
Registrar las actas de las reuniones y preparar materiales informativos;
Crear procedimientos operativos estándar relacionados con la administración de oficina;
Actualizar la información de gestión de oficina, como planos de ubicación, organigramas, listas telefónicas y libros de bienvenida.
Requisitos
Diploma de escuela secundaria y un mínimo de tres años de experiencia equivalente en gestión de oficina;
O
Título universitario de dos años en Gestión de Oficina, Administración de Empresas u otro campo relacionado, junto con dos años de experiencia en gestión de oficina.
Se requiere habilitación de seguridad secreta vigente para este puesto.
Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación (verbales y escritas) con capacidad para comunicarse exitosamente con clientes, contratistas, arquitectos y miembros del equipo.
Capacidad para adaptarse y priorizar, cumpliendo plazos, en un entorno acelerado.
Orientación al detalle con sólidas habilidades analíticas.
Dominio demostrado en todos los paquetes de software aplicables, incluidos pero no limitados a Microsoft Office y Adobe.
Otras funciones:
Tenga en cuenta que esta descripción de trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista exhaustiva de actividades, funciones o responsabilidades que se requieren del empleado para este puesto. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso.
Salario negociable
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