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Salario negociable
Delaware Nation Industries
Washington, DC, USA
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CompartirEste es un contrato de servicios no personales para proporcionar servicios administrativos, de analista y de asesor que apoyarán a la Oficina de Asuntos Europeos y Eurasios. El gobierno de los Estados Unidos no ejercerá ninguna supervisión ni control sobre el personal del contratista, quienes son los proveedores de servicios que realizan los servicios descritos en este documento. Los proveedores de servicios contratados serán responsables únicamente ante el Contratista, quien a su vez es responsable ante el gobierno. Las principales funciones del ocupante del puesto son brindar apoyo administrativo a los directores de oficina en la Oficina de Asuntos Europeos y Eurasios. La capacidad del ocupante para desempeñar adecuadamente sus funciones se basa en un conocimiento completo de las responsabilidades, de la estructura organizacional de la oficina y de la naturaleza de los proyectos y su relación con la misión general del Departamento. Funciones del puesto: - Atender llamadas telefónicas y recibir, atender y acompañar a visitantes, derivándolos a los miembros del personal correspondientes, si es necesario; - Programar citas y reuniones, y reservar salas de conferencias mediante la plataforma de reservas del Departamento (Reserve!T); - Gestionar archivos y registros, preparando documentos, carpetas y otros registros federales para archivar o eliminar según el cronograma de disposición de registros del Departamento; - Operar equipos de escaneo; - Preparar y distribuir documentos (informes, correspondencia, memorandos, cables, notas diplomáticas, etc.); - Descargar materiales desde la computadora, internet e intranet; - Enviar y recibir materiales por fax; - Entregar y/o coordinar la recogida de materiales y paquetes; - Fotocopiar y compilar documentos y otros materiales; - Registrar asistencia y horas trabajadas en el sistema electrónico del Departamento (WEB TATEL); - Preparar órdenes de viaje y gestionar los arreglos de viaje en E2 Solutions; - Preparar viáticos, vales de taxi y otros vales; - Preparar documentos para solicitar pasaportes diplomáticos para los miembros del personal. Obtener visas para los viajeros de manera oportuna, ya sea a través de la Oficina de Pasaportes o entregándolas personalmente; - Redactar solicitudes de autorización por país en el sistema del Departamento (myServices); - Actuar como primer punto de contacto para los sitios de Share Point y actualizar la página del programa en SharePoint, así como los directorios de la Oficina y del Buró, según sea necesario; - Finalizar y entregar la documentación para los Principios del séptimo piso; - Recuperar y monitorear todos los ALDACS; - Compilar las evaluaciones anuales de desempeño del personal civil y del servicio exterior en la base de datos de recursos humanos (ePerformance); - Solicitar suministros de oficina según sea necesario a través del sistema de órdenes de trabajo del Buró (myServices) y coordinar la recogida de los suministros con el Coordinador de Suministros; - Brindar apoyo logístico, según sea necesario, para conferencias y reuniones internas; - Preparar órdenes de trabajo para los servicios y suministros necesarios para el funcionamiento eficaz de la oficina y coordinarlos con el Oficial de Servicios Generales; - Mantener el calendario de gestión de la oficina programando citas, gestionando todas las solicitudes de reuniones y proporcionando diariamente la información del calendario a la dirección; - Preparar resúmenes de reuniones para los directivos, indicando el propósito de la cita y proporcionando cualquier información de antecedentes relevante; - Registrar actas de reuniones y preparar materiales informativos; - Crear procedimientos operativos estándar relacionados con la administración de la oficina; - Actualizar la información de gestión de la oficina, como planos de distribución, organigramas, listas telefónicas y manuales de bienvenida. Requisitos: - Título de escuela secundaria y un mínimo de tres años de experiencia equivalente en gestión administrativa; O BIEN - Título universitario de dos años en Gestión de Oficinas, Administración de Empresas u otro campo relacionado, junto con dos años de experiencia en gestión administrativa. - Se requiere una autorización de seguridad activa de nivel secreto para este puesto. - Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación (orales y escritas), con capacidad para comunicarse exitosamente con clientes, contratistas, arquitectos y miembros del equipo. - Capacidad para adaptarse y priorizar tareas, cumpliendo plazos en un entorno acelerado. - Orientación al detalle con sólidas habilidades analíticas. - Dominio demostrado de todos los paquetes de software aplicables, incluidos pero no limitados a Microsoft Office y Adobe. Otras funciones: Tenga en cuenta que esta descripción de trabajo no pretende ser una lista exhaustiva de actividades, funciones o responsabilidades requeridas para este puesto. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.
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