$20/hora
3429 Northaven Rd, Dallas, TX 75229, USA
Puesto: Asistente Ejecutivo Organización: Fighting Homelessness Ubicación: Dallas, TX Tarifa por hora: 20 dólares por hora Reporta a: CEO/Director Ejecutivo Tipo de empleo: A tiempo parcial Resumen del puesto: El Asistente Ejecutivo brinda apoyo administrativo de alto nivel al CEO para garantizar el funcionamiento diario sin contratiempos en Fighting Homelessness. Esta función incluye gestionar horarios, coordinar reuniones, manejar correspondencia, liderar la gestión de proyectos y mantener sistemas organizados que permitan al equipo concentrarse en avanzar en la misión. El Asistente Ejecutivo será un punto clave de contacto para las partes interesadas internas y externas y desempeñará un papel fundamental para mantener las operaciones eficientes y profesionales. Principales responsabilidades: 1. Apoyo administrativo y de programación - Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar la logística de citas internas y externas. - Preparar agendas, tomar notas detalladas de las reuniones y hacer seguimiento de las acciones pendientes. - Programar y dirigir reuniones mensuales del equipo. 2. Organización digital y gestión de documentos - Mantener sistemas de archivos organizados (digitales y físicos) para contratos, informes y documentos clave. - Ayudar en la preparación de informes, presentaciones y materiales para reuniones de la junta directiva, financiadores y proyectos importantes. - Apoyar la coordinación de eventos organizacionales, incluyendo logística, suministros y comunicaciones. 3. Comunicación y gestión de relaciones - Actuar como primer punto de contacto para consultas de socios, donantes y miembros de la comunidad. - Redactar, editar y revisar comunicaciones como cartas, correos electrónicos y memorandos. - Mantener un entorno profesional y acogedor para todas las partes interesadas. 4. Apoyo y gestión organizacional - Gestión general de proyectos para la organización, manteniendo al CEO y al equipo enfocados en cumplir objetivos y plazos. - Realizar verificaciones semanales virtuales con personal junior (Escritor de Subvenciones y Pasante de Soporte Digital) para asegurar que tengan objetivos claros y avancen en su trabajo. - Realizar una reunión semanal con el CEO para compartir actualizaciones y asegurar alineación. - Apoyar procesos de recursos humanos y onboarding, incluyendo programación de entrevistas y preparación de materiales. - Ayudar a rastrear fechas límite organizacionales y garantizar la finalización oportuna de tareas. Cualificaciones y habilidades: Educación: Se prefiere título de asociado o licenciatura, o experiencia relevante equivalente. - Experiencia: 2 o más años en un puesto administrativo, de asistente ejecutivo o de gestión de oficina. - Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con gran atención al detalle. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. - Dominio de tecnología, con competencia en Google Workspace y Zoom; experiencia con CRM es un plus. - Excelentes habilidades para resolver problemas y capacidad de adaptación. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno sin fines de lucro dinámico. - Actitud profesional, ingeniosa y proactiva ante la resolución de problemas. Expectativas generales: - Responder a todas las solicitudes dentro de las 24–48 horas (días hábiles). - Mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción. - Mantener profesionalismo en todas las interacciones con el personal, partes interesadas y miembros de la comunidad. - Apoyar la misión de Fighting Homelessness asegurando que la dirección tenga las herramientas y sistemas necesarios para tener éxito.