Representante de Servicio al Cliente

El Representante de Servicio al Cliente/Representante de Relaciones con Clientes es el primer punto de contacto para muchos clientes y desempeña un papel fundamental para ofrecer una experiencia profesional, acogedora y eficiente. Este puesto requiere equilibrar responsabilidades frente al cliente, apoyo administrativo y operaciones de oficina. El candidato ideal es proactivo, altamente organizado y comprometido con fomentar relaciones sólidas con los clientes, manteniendo al mismo tiempo un entorno de trabajo ordenado y funcional. Este puesto es clave para apoyar a los abogados, asistentes legales y personal de oficina mediante la coordinación de asignaciones de casos, programación de interacciones con clientes, gestión de comunicaciones y garantizar que el entorno de oficina permanezca limpio, organizado y listo para atender clientes. Relaciones con Clientes y Comunicación Actuar como punto de contacto principal para los clientes, gestionando consultas con profesionalismo y cortesía. Responder llamadas entrantes, filtrarlas y derivarlas al miembro del equipo correspondiente, y proporcionar información general según sea necesario. Devolver las llamadas de los clientes de forma oportuna y profesional para asegurar un seguimiento constante y la satisfacción del cliente. Responder rápidamente y con precisión a los correos electrónicos de los clientes para mantener una comunicación efectiva y la confianza del cliente. Programar consultas, reuniones y seguimientos entre clientes y abogados, asegurando una correcta coordinación de calendarios. Asistir a los clientes durante sus visitas presenciales, brindando hospitalidad y garantizando un ambiente acogedor. Actuar como testigo en la firma de documentos por parte de los clientes, asegurando profesionalismo y cumplimiento de los procedimientos de la oficina. Mantener la confidencialidad en todas las comunicaciones y documentación con los clientes. Responder y gestionar tickets de clientes o solicitudes de servicio enviadas a través de HubSpot. Apoyo en la Gestión de Casos Ingresar nuevos casos en Clio y actualizar la hoja de cálculo de asignación de casos. Actualizar la unidad asignada a los abogados transfiriendo la carpeta del cliente al disco compartido del equipo. Actualizar la información del cliente en Hubspot con el equipo legal asignado. Operaciones de Oficina y Apoyo en Instalaciones Supervisar la limpieza y la higiene de los espacios destinados a los clientes, incluidas las salas de conferencias y las áreas de recepción. Asegurarse de que todas las salas de descanso y salas de conferencias estén completamente abastecidas con suministros, refrescos y materiales necesarios. Distribuir y hacer seguimiento de los suministros de oficina al personal, asegurando que se mantenga un inventario adecuado. Mantener un entorno organizado y profesional que refleje los valores de la empresa y su compromiso de atender a los clientes con excelencia. Apoyo Administrativo y de Liderazgo Brindar asistencia administrativa general a los líderes de la oficina, incluyendo tareas personales y empresariales, según se indique. Apoyar la coordinación de reuniones, capacitaciones y eventos. Ayudar en la preparación de documentos, correspondencia e informes según sea necesario. Actuar como enlace entre la dirección de la oficina, el personal y los clientes para facilitar una comunicación y flujo de trabajo eficientes.  Otras funciones según sea necesario: Las funciones pueden incluir trabajos imprevistos y situacionales fuera del alcance estándar, para los cuales el empleado debe estar preparado para intervenir y brindar apoyo cuando surjan nuevas prioridades o necesidades urgentes. Requisitos Título de escuela secundaria o equivalente. 2 o más años de experiencia en relaciones con clientes, apoyo administrativo o coordinación de oficina. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Fuertes capacidades de organización y gestión del tiempo, con atención al detalle. Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) y sistemas de comunicación por correo electrónico. Capacidad para manejar múltiples prioridades y adaptarse rápidamente a necesidades cambiantes. Actitud profesional con mentalidad orientada al cliente. Confiable y responsable, con un fuerte sentido de responsabilidad. Compromiso de mantener la confidencialidad y manejar adecuadamente información sensible. Calificaciones Preferidas Título de asociado o licenciatura en Administración de Empresas, Comunicaciones o campo relacionado. Experiencia previa en un despacho de abogados, servicios legales o entorno de servicios profesionales. Conocimiento de HubSpot u otros sistemas de CRM o gestión de tickets. Habilidades bilingües (español/inglés) o multilingües. Experiencia en la gestión de suministros de oficina, instalaciones o servicios de hospitalidad. Demostrada capacidad para apoyar al liderazgo con tareas administrativas o personales. Formación o certificación en servicio al cliente. Entorno de Trabajo Este puesto es presencial y requiere presencia diaria para gestionar las interacciones con los clientes y las operaciones de oficina. El trabajo implica frecuentes interacciones con clientes, abogados y personal en un entorno dinámico. Debe ser capaz de levantar y reabastecer suministros de oficina (hasta 25 libras). Beneficios 401(k) Seguro dental Seguro médico Seguro de vida Seguro de visión Horario: Turno de 8 horas Semana laboral de 40 horas Fines de semana según sea necesario Declaración de Igualdad de Oportunidades: Reconocemos que experiencias, perspectivas y antecedentes diversos nos permiten ser una empresa y lugar de trabajo aún más fuerte. No solo será bienvenido aquí, sino que se fomentarán, celebrarán y valorarán profundamente sus pensamientos y opiniones únicas.