Especialista de Nómina y Cobros (Vernon)

Resumen del trabajo El Especialista de Nómina y Cobros es responsable de procesar nóminas precisas y oportunas en múltiples estados utilizando los sistemas ADP Workforce Now y ADP Time and Attendance, al mismo tiempo que gestiona funciones de cobros y cuentas por cobrar. Esta posición de doble función juega un papel clave para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de nómina y mantener un flujo de efectivo sólido mediante cobros eficaces. El candidato ideal es detallista, orientado a plazos y posee excelentes habilidades de comunicación y organización. Funciones y responsabilidades esenciales Responsabilidades de Nómina • Procesar la nómina semanal para una base de empleados multiestatal utilizando ADP Workforce Now. • Ingresar y validar horas, ingresos y deducciones de nómina. • Auditar hojas de tiempo del sistema ADP de control de asistencia para verificar precisión y cumplimiento. • Mantener registros de nómina y conciliar cuentas de nómina. • Procesar y revisar embargos, pagos retroactivos, bonificaciones y cheques manuales. • Gestionar acumulaciones y saldos de vacaciones y días de enfermedad. • Asistir en procesos de nómina de fin de año, incluida la preparación de W-2, nóminas complementarias y reportes de cumplimiento. • Colaborar con Recursos Humanos para garantizar registros precisos de empleados y con contabilidad para conciliar beneficios y deducciones. • Responder consultas de empleados sobre nómina y verificación de empleo. Responsabilidades de Cobros y Cuentas por Cobrar • Realizar llamadas de cobro y enviar correos electrónicos de seguimiento para resolver cuentas vencidas. • Preparar y distribuir estados mensuales de cuenta de clientes. • Investigar y resolver discrepancias en facturación y responder consultas sobre pagos. • Procesar notas de crédito y mantener registros organizados de cuentas de clientes. • Manejar el archivo de facturas de proveedores y escaneo de documentos para empleados fuera del sitio. Funciones adicionales • Crear informes personalizados de nómina y cobros para la gerencia según sea necesario. • Capacitación cruzada en administración de beneficios y asistir a Recursos Humanos o Contabilidad cuando se requiera. • Apoyar tareas administrativas generales según las asigne el supervisor. Cualificaciones requeridas • Educación: Título universitario en contabilidad o campo relacionado preferido, o experiencia laboral equivalente. • Experiencia: o 3 o más años de experiencia en procesamiento de nómina de alto volumen (100+ empleados). o Experiencia sólida en cobros/cuentas por cobrar y comunicación con clientes. • Habilidades técnicas: o Dominio de ADP Workforce Now y ADP Time and Attendance. o Habilidades intermedias a avanzadas en Excel. o Conocimiento de ADP Reporting e i-Reports es preferido. Cualificaciones preferidas • Bilingüe en inglés y español (escrito y verbal), un gran plus. • Conocimiento de las regulaciones estatales y federales de nómina y mejores prácticas. • Sólida comprensión de los principios contables generales relacionados con nómina y cuentas por cobrar. Competencias clave • Adaptabilidad y responsabilidad: Toma la iniciativa y asume responsabilidad sobre sus funciones; flexible ante cambios de prioridades. • Comunicación: Habilidades sólidas de comunicación interpersonal y escrita. • Confidencialidad: Mantiene discreción y privacidad al manejar datos sensibles de empleados y financieros. • Organización: Capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar eficazmente y cumplir plazos. • Trabajo en equipo y colaboración: Trabaja bien en equipos multifuncionales y brinda un excelente servicio al cliente interno. Condiciones de trabajo • Posición de tiempo completo, de lunes a viernes. • Algunos requisitos físicos como recoger y entregar correo/cheques. • Presencial Envíe su currículum hoy para consideración inmediata. Gracias.