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Buscamos un administrador-asistente personal con experiencia en contabilidad (Midtown)

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Descripción Ubicación: Oficina central Estado: Tiempo completo, puesto temporal a indefinido (9:30 a.m. - 5:00 p.m.) Horario: Lunes a viernes; presencial en oficina Reporta a: Director Ejecutivo (CEO) RESUMEN DEL PUESTO: El asistente brindará apoyo al Director Ejecutivo (CEO). El Asistente Administrativo será responsable de gestionar funciones administrativas diarias, facilitar la comunicación y garantizar el correcto funcionamiento de la oficina. El candidato ideal se destacará en la realización de múltiples tareas, mantendrá la confidencialidad y anticipará las necesidades del CEO. El asistente gestionará asuntos bancarios, como enviar y recibir transferencias, mantener hojas de cálculo para diversos proyectos y realizar pagos al contador. Funciones y responsabilidades esenciales Apoyo administrativo y de oficina Recibir y asistir a los visitantes de manera profesional, asegurando un ambiente acogedor. Responder llamadas telefónicas, tomar mensajes y derivar consultas de forma adecuada. Gestionar el correo entrante y saliente (electrónico y físico). Organizar y mantener archivos y documentos de la empresa. Supervisar y solicitar suministros de oficina. Apoyo ejecutivo y departamental Brindar apoyo administrativo de alto nivel al CEO, incluyendo la gestión de su agenda, coordinación de reuniones, envío de correos electrónicos mediante WhatsApp y mantenimiento de calendarios. Facilitar la comunicación. Coordinar reuniones y logística, asegurando que todos los detalles se gestionen de manera eficiente. Funciones bancarias Supervisar y gestionar cuentas bancarias empresariales. Guardar estados de cuenta bancarios mensuales. Depositar cheques. Preparar y emitir cheques a proveedores, contratistas, niños, etc. Realizar transferencias bancarias diarias y mensuales recurrentes. Llevar un registro de todos los cheques emitidos. Pago de gastos Controlar y programar pagos de facturas. Asegurar que todos los pagos pendientes se realicen a tiempo. Mantener documentación y recibos. Mantenimiento de registros para el contador Llevar registros detallados de ingresos y gastos. Organizar y clasificar transacciones. Preparar informes financieros periódicos (trimestrales). Mantener un libro contable que pueda compartirse fácilmente con el contador. Requisitos Cualificaciones y habilidades Experiencia mínima de 2 años como asistente administrativo, contable o en un puesto similar de apoyo administrativo. Excelentes habilidades organizativas y para realizar múltiples tareas, con capacidad para priorizar eficazmente. Buenas habilidades de gestión del tiempo, con demostrada capacidad para cumplir plazos y anticipar necesidades proactivamente. Excepcionales habilidades de comunicación, asegurando actualizaciones claras y oportunas entre los equipos. Dominio del paquete Microsoft Office (SharePoint, Teams, PowerPoint, Excel, Word) y QuickBooks. Capacidad para mantener una estricta confidencialidad y manejar información sensible con discreción. Actitud profesional, orientación al servicio al cliente y capacidad para trabajar de forma colaborativa con todos los niveles del personal.

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Salario negociable
XMSTART
Analista Senior de Presupuestos
Chantilly, VA, USA
XMSTART busca añadir un Analista Senior de Presupuestos experimentado a tiempo completo a nuestro equipo en Chantilly, VA. Todos los puestos son 100 % presenciales. Este programa proporciona al SAO la experiencia, conocimientos, habilidades y talento necesarios para implementar servicios comerciales estables. Requisitos Responsabilidades: Apoyar actividades financieras y presupuestarias para Programas de Acceso Especial (SAP) utilizando las prácticas comerciales de la NRO y procesos únicos del SAO, en cumplimiento con los estándares de Adquisición Presupuestaria del DoD/NRO Crear y rastrear documentos de financiamiento, RCAs y acciones de financiamiento de agencias externas utilizando la herramienta de ejecución de la NRO Rastrear el compromiso, obligación y gasto de fondos durante todo el ciclo de adquisición/asignación mediante herramientas de ejecución y prácticas SAP personalizadas Generar revisiones mensuales de ejecución presupuestaria y proporcionar documentación financiera a nivel SAP y no SAP Asistir en el desarrollo y coordinación de presupuestos anuales SAP para grupos y/o esfuerzos codificados como ACQ/MSA Crear, actualizar y analizar planes de gasto SAP/MSA; recomendar ajustes basados en planes de pronóstico Colaborar con los Oficiales de Presupuesto para garantizar informes financieros precisos alineados con las políticas comerciales de la NRO Revisar solicitudes de BLI conforme a las políticas de la NRO, incluyendo CLIN, asignaciones, ET y BOC Apoyar el desarrollo de presentaciones al IPBS, CBJB, IPOM y CJB, incluyendo múltiples escenarios presupuestarios Brindar apoyo a la ejecución presupuestaria de la NRO, incluyendo acciones de financiamiento, conciliación y resolución de problemas Proporcionar apoyo ad hoc a consultas de la NRO/BPO y requisitos de informes SAP Utilizar técnicas de análisis innovadoras para realizar análisis de tendencias complejas en múltiples fuentes de datos financieros Evaluar la ejecución a nivel SAO y garantizar la alineación con los objetivos de la IC/DoD y los recursos disponibles Preparar resúmenes presupuestarios, memorandos, documentos sobre temas específicos, gráficos y puntos de discusión para la dirección Revisar presentaciones e informes para respuestas a acciones; liderar reuniones transversales de presupuesto en el SAO Consolidar aportes del SAO para el desarrollo y presentación de indicadores de desempeño Recomendar mejoras en bases de datos, herramientas, procedimientos y estrategias para la supervisión financiera Apoyar y estandarizar los procesos comerciales de la NRO para revisiones presupuestarias del SAO Mantener controles internos para el monitoreo de compromisos y obligaciones durante todo el ciclo de vida Analizar informes de desempeño de costos e informes financieros de contratos Brindar orientación sobre cumplimiento normativo en la acumulación de costos (CAPCO) para todas las acciones de financiamiento del SAO Asistir con las Herramientas de Costos del PMP de la NRO para revisiones de supervisión, garantizando precisión y cumplimiento regulatorio Calificaciones: Experiencia mínima de 5 años en análisis presupuestario, planificación financiera o funciones relacionadas dentro del entorno de la IC o el DoD Conocimiento sólido de las prácticas presupuestarias y de adquisición del DoD/NRO, incluidos los procesos financieros SAP Dominio de sistemas financieros, herramientas de ejecución y plataformas de informes utilizadas por la NRO Excelentes habilidades analíticas, organizativas y de comunicación escrita Experiencia en la elaboración de informes financieros de alto nivel, justificaciones y presentaciones ejecutivas Calificaciones deseadas/preferidas: Conocimiento de las bases de datos financieras de la NRO y las Herramientas de Costos del PMP Experiencia en ejecución y supervisión financiera de programas SAP Conocimiento avanzado de BLI, CLIN, BOC y códigos fiscales relacionados dentro de las prácticas presupuestarias de la NRO Educación: Título universitario en Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas o campo relacionado Requisitos de autorización de seguridad: Autorización activa de TS/SCI con polígrafo CI Fecha de reinvestigación dentro de los últimos 7 años si no es empleado activo de la NRO
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