$45-75/hora
2314 29th Ave, San Francisco, CA 94116, USA
Asistente Ejecutivo para comenzar el 15/9/25 Buscamos un asistente ejecutivo dedicado y con dominio de la tecnología para apoyar a una médica retirada de la práctica clínica y que está en proceso de reconstruir su organización sin fines de lucro (una 501c3) centrada en investigación, defensa y educación en salud pública. Este puesto también incluye apoyo al trabajo de autodefensa de la médica, que se solapa con iniciativas públicas. Los solicitantes deben proporcionar carta de presentación, currículum y dos muestras de escritura para ser considerados. Se requiere posterior verificación de antecedentes y al menos dos referencias. Además de responsabilidades administrativas más rutinarias, el puesto implicará gestionar entornos analógicos y digitales complejos, incluyendo el inventariado de una extensa biblioteca profesional, archivos físicos e integrarlos con recursos digitales en una plataforma de datos coherente y conforme con HIPAA, que se está creando para un sistema de inteligencia artificial autoalojado. El candidato debe sentirse cómodo leyendo notas manuscritas, incluyendo escritura cursiva, y gestionando grandes volúmenes de archivos tanto físicos como digitales. Entorno y horario de trabajo - Presencial en una oficina en el hogar amplia en San Francisco. - 25–30 horas por semana. Mínimo 3 días por semana. De lunes a viernes, con ocasiones horas nocturnas y los fines de semana. Salario acorde con la experiencia y habilidades. $45-$75 por hora Responsabilidades principales - Brindar apoyo administrativo integral, incluyendo correo electrónico y otras correspondencias, gestión de calendario, planificación y coordinación de reuniones y viajes. - Mantener y organizar archivos analógicos y digitales. - Ayudar en la solución de problemas técnicos (PC, iPhone, impresoras) y actuar como enlace con el MSP para soporte informático y mantenimiento del sistema. - Gestionar suscripciones, actualizaciones de software y mantenimiento de hardware. - Mantener equipos y suministros de oficina. - Redactar, editar y revisar (en colaboración con la médica) correspondencias, informes, artículos académicos y periodísticos, publicaciones web y en redes sociales, boletines, materiales educativos, documentos de política y presentaciones de PowerPoint. - Actualizar y mantener listas de contraseñas y contactos. - Investigar y ayudar en actividades de desarrollo organizacional para financiamiento, reclutamiento de junta directiva y voluntarios, desarrollo web, alcance comunitario, redes profesionales y actividades educativas/de defensa. - Coordinar eventos, talleres y esfuerzos de alcance. Cualificaciones requeridas - Título universitario obligatorio (campo flexible, por ejemplo: inglés, ciencias políticas, salud pública, negocios o relacionado). - 3–5 años de experiencia como asistente ejecutivo o en un puesto similar, preferiblemente apoyando a altos directivos. - Excepcional atención al detalle y precisión. - Excelente comprensión lectora en inglés, habilidades de redacción, edición y corrección de textos — debe poder leer y entender escritura cursiva. - Letra clara y buena dicción. - Adaptabilidad y flexibilidad — capacidad de adaptarse y ajustarse a cambios en responsabilidades y prioridades de trabajo. - Capacidad para trabajar de forma independiente en tareas y proyectos sin supervisión, de manera eficaz y eficiente, pero cómodo trabajando estrechamente con la médica. - Anticipa las necesidades identificando problemas, necesidades, opciones y soluciones antes de que se solicite. - Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación verbal. - Fuertes capacidades organizativas y de gestión del tiempo. - Capacidad para navegar sistemas de información analógicos y digitales con precisión. - Experiencia en coordinación con proveedores externos y MSP. - Dominio del paquete Microsoft Office, Adobe Suite, Zoom, Google Suite y herramientas emergentes (incluyendo plataformas de IA como ChatGPT). Cualificaciones preferidas - Maestría, doctorado o equivalente - Experiencia en entornos de salud, sin fines de lucro, defensa o académicos. - Conocimiento en redacción de subvenciones y recaudación de fondos. - Experiencia en periodismo, comunicaciones o redacción para audiencias diversas - Experiencia como paralegal es un plus - Dominio de Google Workspace y plataformas de redes sociales - Competencia en plataformas PC y Apple - Licencia de conducir válida de California y buen historial de conducción Nota especial para candidatos: Este puesto requiere una combinación única de habilidades tecnológicas y comodidad con flujos de trabajo analógicos. El candidato exitoso debe ser igualmente hábil para gestionar sistemas digitales y leer/escribir en formatos físicos (incluyendo notas manuscritas en cursiva). Aunque la integración del sistema y el desarrollo de la plataforma de IA son manejados por el ingeniero del proyecto y el MSP, el asistente ejecutivo proporcionará un soporte operativo esencial como usuario final, asegurando el funcionamiento diario fluido de las actividades de oficina e investigación.