Especialista de Oficina II - Instituto de Salud y Bienestar

Bajo supervisión limitada, proporciona apoyo administrativo avanzado al departamento o división asignado mediante la organización de oficinas, mantenimiento de registros, recepción, programación y apoyo general al Instituto de Salud y Bienestar. FUNCIONES REPRESENTATIVAS Realiza trabajos administrativos y de apoyo avanzados que requieren conocimientos detallados específicos del campo correspondiente al departamento asignado. Solicita información de otros departamentos y fuentes externas, y proporciona información a estos. • Recibe y atiende a los clientes; responde llamadas telefónicas y las deriva. • Programa citas, organiza salas de conferencias y otros detalles según sea necesario. • Completa, envía y realiza el seguimiento de formularios corporativos como informes de viaje/gastos, solicitudes de cheques, tarjetas de crédito corporativas, solicitudes de compra y documentos de acciones personales. • Realiza copias, escanea y archiva documentos electrónicos. • Ayuda a mantener el presupuesto del departamento, investiga y documenta desviaciones. Mantiene los registros actualizados y presenta informes según se requiera a Finanzas y a los líderes del propio departamento. • Coordina horarios de entrevistas para búsquedas de personal docente. • Proporciona apoyo específico del programa a los directores académicos. • Ofrece apoyo al especialista de cumplimiento clínico estudiantil para Enfermería. • Gestiona la comunicación con instructores adjuntos, incluyendo documentación de contratación, preparación de contratos y notificaciones sobre cursos. • Coordina materiales y comunicaciones para programas académicos específicos, y organiza eventos para dichos programas. • Mantiene el sistema de archivos; crea y mantiene archivos confidenciales y otros mediante entrada de datos en bases de datos; lleva y concilia presupuestos básicos y contabilidad; prepara la documentación necesaria para funciones administrativas, como pedidos de libros de texto, solicitudes de ejemplares de mesa, pedidos de suministros de oficina, etc. • Coordina con Tecnologías de la Información para proporcionar mantenimiento de equipos y soporte operativo de tecnología. • Edita materiales recibidos por el personal docente del área del programa, asegurando coherencia en los mensajes internos y externos (incluida la revisión de sílabos). • Colabora con otras áreas para garantizar que los estudiantes reciban mensajes escritos consistentes. • Asegura que la comunicación relacionada con el(los) área(s) del programa esté redactada de forma accesible para una audiencia diversa. • Colabora en la planificación y el apoyo para eventos del programa, intensivos y reuniones. • Toma actas en reuniones del área del programa según sea necesario. • Realiza mantenimiento general de las áreas académicas y trabaja con los departamentos de instalaciones y mantenimiento para conservar la limpieza y funcionalidad de los espacios académicos. • Ayuda a crear, mantener y organizar documentos necesarios para la acreditación del Instituto o del programa. • Trabaja con otros empleados en todo el campus para apoyar al APU en su conjunto. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES • Conocimiento de los conceptos y prácticas de servicio al cliente • Conocimiento del funcionamiento de sistemas telefónicos multilínea. • Conocimiento de las leyes y regulaciones de privacidad. • Conocimiento de los procesos básicos de compras. • Conocimiento de los procedimientos de archivo. • Habilidad para operar equipos de oficina. • Habilidad en comunicación oral y escrita. • Habilidad para mantener y actualizar calendarios de oficina y administradores. • Habilidad para establecer y mantener relaciones de trabajo cooperativas con otras personas. • Habilidad para operar una computadora personal utilizando diversas aplicaciones de software. REQUISITO MÍNIMO DE EDUCACIÓN Un año de educación postsecundaria (técnica-vocacional o universitaria) en administración de oficinas. Puede sustituirse por capacitación, educación o experiencia equivalente relacionada. REQUISITO MÍNIMO DE EXPERIENCIA No directivo: tres (3) años de experiencia calificada en apoyo de oficina. Puede sustituirse por educación, capacitación o experiencia similar equivalente. Puede requerir experiencia específica del departamento asignado. REQUISITOS ADICIONALES Debe poseer una licencia de conducir de Alaska vigente y válida. SOLICITAR EN LÍNEA: https://www.alaskapacific.edu/career/office-specialist-ii/