Especialista de Oficina II - Instituto de Cultura y Medio Ambiente + Negocios

Bajo supervisión limitada, brinda apoyo administrativo avanzado al departamento o división asignado mediante la organización de oficinas, mantenimiento de registros, recepción, programación y apoyo general al Instituto de Cultura y Medio Ambiente y al Instituto de Negocios y Política Pública. FUNCIONES REPRESENTATIVAS Realiza tareas administrativas y de apoyo avanzadas que requieren conocimientos detallados específicos del campo asignado. Solicita información a otros departamentos y fuentes externas, y proporciona información a estos. • Recibe y atiende a los clientes; responde llamadas telefónicas y las deriva. • Programa citas, organiza salas de conferencias y otros detalles según sea necesario. • Brinda funciones administrativas y de oficina al profesorado, tales como: solicitudes de cheques, correspondencia, copias, clasificación y entrega de correo, y realiza arreglos de viaje para el personal del departamento. • Desarrolla y mantiene sistemas de archivo del departamento, realizando tareas generales de archivado y recuperación de documentos. • Ayuda a mantener el presupuesto del departamento, investiga y documenta desviaciones. Mantiene los registros actualizados y presenta informes según sea necesario a Finanzas y a los líderes del propio departamento. • Coordina los horarios de entrevistas para la contratación de profesores. • Brinda apoyo específico del programa a los directores académicos. • Ayuda en la planificación y el apoyo para eventos del programa, seminarios y reuniones, LEAD/ANELP; MFA. • Responde y deriva llamadas telefónicas y correos electrónicos a las partes correspondientes; recibe y proporciona información a estudiantes, profesores y otros visitantes; representa a los programas académicos y a la universidad según sea necesario. • Mantiene el sistema de archivos; crea y mantiene archivos confidenciales y otros mediante el ingreso de datos; gestiona y concilia el presupuesto básico y la contabilidad; prepara la documentación necesaria para funciones administrativas, como: pedidos de libros de texto, solicitudes de ejemplares de mesa, órdenes de compra, pedidos de suministros de oficina, etc. • Coordina con Tecnologías de la Información para brindar mantenimiento de equipos y soporte operativo de tecnología. • Prepara materiales de comunicación del programa, volantes, carteles y otros medios. • Gestiona la comunicación con instructores adjuntos, incluyendo la documentación de información de contacto, preparación de contratos y notificaciones relacionadas con cursos. • Ayuda con la programación de cursos y aulas. • Toma actas en reuniones del área del programa y de la universidad según sea necesario. • Realiza labores generales de mantenimiento de áreas académicas y trabaja con los departamentos de instalaciones y mantenimiento para conservar la limpieza y funcionalidad de los espacios académicos. • Ayuda a crear, mantener y organizar los documentos necesarios para la acreditación del Instituto o del programa. • Trabaja con otros empleados en todo el campus para apoyar al APU en su conjunto. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES • Conocimiento de conceptos y prácticas de servicio al cliente • Conocimiento del funcionamiento de sistemas telefónicos multilínea. • Conocimiento de leyes y regulaciones sobre privacidad. • Conocimiento de procesos básicos de compras. • Conocimiento de procedimientos de archivado. • Habilidad para operar equipos de oficina. • Habilidad en comunicación oral y escrita. • Habilidad para mantener y actualizar calendarios de oficina y administradores. • Habilidad para establecer y mantener relaciones de trabajo cooperativas con otras personas. • Habilidad para operar una computadora personal utilizando diversas aplicaciones de software. REQUISITO MÍNIMO DE EDUCACIÓN Un año de educación postsecundaria (técnica-vocacional o universitaria) en administración de oficinas. Puede sustituirse por capacitación, educación o experiencia equivalente relacionada. REQUISITO MÍNIMO DE EXPERIENCIA No directivo: cinco (3) años de experiencia calificada en apoyo administrativo. Puede sustituirse por educación, entrenamiento o experiencia similar equivalente. Puede requerir experiencia específica del departamento asignado. REQUISITOS ADICIONALES Debe poseer una licencia de conducir vigente y válida de Alaska. SOLICITE EN LÍNEA: https://www.alaskapacific.edu/career/office-specialist-ii-2/