Coordinador de Operaciones

Coordinador de Operaciones Rango salarial inicial: $47,618 - $57,141 anuales GGRC está contratando actualmente un Coordinador de Operaciones que reportará al Gerente/Supervisor de Operaciones. Este puesto se encargará de gestionar diariamente procesos operativos y de instalaciones de alto nivel relacionados con el apoyo a nuestras oficinas en San Francisco, San Mateo y Marin, asegurando que las instalaciones se mantengan y que las oficinas puedan funcionar sin problemas. Brindar apoyo al Gerente/Supervisor de Operaciones en tareas y proyectos puntuales. Este puesto requerirá que viaje dentro de los condados de San Francisco, San Mateo y Marin según sea necesario; es posible que deba viajar periódicamente a otras ubicaciones. Deberá tener acceso a un medio de transporte confiable que le permita desplazarse entre diferentes lugares durante el día para cumplir con las responsabilidades descritas del puesto. Lo que hará General Apoyo principal sustituto del Gerente/Supervisor de Operaciones y del Asistente de Instalaciones. Prever y responder a problemas generales relacionados con instalaciones, oficinas y edificios. Supervisar las visitas o servicios de proveedores en todas las ubicaciones de oficinas: mantenimiento, ingeniería, limpieza, suministros especiales, destrucción de documentos y cualquier problema inusual. Revisar y procesar de forma inmediata solicitudes de órdenes de compra Adquisiciones Procesar solicitudes de compra: mantener cotizaciones y aprobaciones, generar órdenes de compra, enviar pedidos a proveedores, supervisar la finalización de pedidos y el seguimiento de envíos. Asistir en la investigación de solicitudes de compra no estándar de los departamentos según sea necesario. Cumplir con todas las directrices y regulaciones de adquisiciones establecidas por DGS, incluyendo licitaciones competitivas de conformidad con las secciones aplicables del Código de Contratos Públicos y el Manual Administrativo Estatal (SAM) Instalaciones de oficina Segundo contacto con la administración del edificio para problemas elevados y aprobaciones de proveedores. Asistir con la construcción y remodelación de oficinas, mejoras en espacios existentes y traslados dentro y entre ubicaciones de oficinas. Supervisar y mantener todos los planos de distribución de oficinas y asignaciones de puestos de trabajo. Revisar y procesar solicitudes especiales de uso de las instalaciones fuera del horario laboral o los fines de semana por parte del personal. Coordinar la resolución de cualquier problema importante en las instalaciones (climatización, seguridad, etc.). Gestión de tarjetas de acceso en Brivo y BluSky Procesar solicitudes de acceso al estacionamiento de bicicletas en Market Street Mantenimiento de inventario/suministros Mantener un sistema de control de inventario (identificación, seguimiento, disposición) para todos los activos físicos de GGRC; evaluar y utilizar nuevas tecnologías para mejorar la precisión y eficiencia del proceso. Mantener registros de seguimiento de OSOE. Enviar solicitudes de disposición a DGS. Asistir con los requisitos de documentación y auditorías de DDS. Mobiliario de oficina Coordinar el inventario, movimiento e instalación de mobiliario de oficina en todas las ubicaciones. Supervisar a trabajadores contratados en movimientos de mobiliario y equipos.   Otros Trabajar con TI/RRHH/Supervisores en asignaciones de estaciones de trabajo y necesidades de equipos. Trabajar con RRHH/TI para atender las necesidades de adaptación del personal. Mantener y coordinar el horario de sustitución del mostrador/recepción. Cuando sea necesario, mantener toda la información del cliente como confidencial, cumpliendo con la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) y la Ley Lanterman de California Participar en proyectos especiales y ayudar con tareas o deberes adicionales según se asignen. Requisitos Educación Certificación de escuela secundaria Experiencia 3-5 años de experiencia relacionada en administración de oficina, con enfoque en operaciones comerciales y gestión de instalaciones. Habilidades Debe estar disponible para trabajar presencialmente de lunes a viernes Capacidad para redactar comunicaciones comerciales estándar, utilizando gramática, ortografía y puntuación correctas Capacidad para transmitir información e ideas complejas de manera clara, concisa y profesional. Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluyendo escáneres, fotocopiadoras, faxes y teléfonos. Dominio de MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint®, MS Outlook®, Adobe o aplicaciones de software similares. Comprensión técnica de instalaciones/equipos. Fuerza manual y destreza suficientes para manejar tareas de correo y operativas. Uso de discreción y capacidad para mantener la confidencialidad. Ser confiable, dependiente y recursivo. Poseer alta atención al detalle. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar. Capacidad para organizar eficientemente. Debe tener acceso a un medio de transporte confiable Rasgos de competencia Iniciativa Responsabilidad Orientación al servicio al cliente Atención al detalle Pensamiento analítico Capacidad organizativa Gestión del tiempo Colaboración/trabajo en equipo Adaptabilidad Cualificaciones deseadas Experiencia en entornos multiculturales y/o capacidad multilingüe Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un completo paquete de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura adicional de vida, discapacidad y visión pagada por el empleador ¡Contribución del 10% del empleador a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarle a ahorrar para el futuro! ¡¡¡BENEFICIOS DE TIEMPO LIBRE GENEROSOS!!! En serio, queremos decir generosos: 13 días de vacaciones, 15 días de enfermedad, 11 días festivos pagados, 6 días personales festivos y hasta 5 días pagados para educación continua ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad; creemos en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Somos una organización comunitaria y apasionada. GGRC valora a cada persona como un individuo completo, sólido y único, e interactúa con cada persona de manera respetuosa y receptiva. Nos esforzamos por colocar a cada persona en el centro de su propia vida. Tratamos a cada persona como experta en su propia vida e identidad, realizando una investigación clara y atenta sobre lo que es importante para, así como lo que es importante por, esa persona (ya sea colega, persona atendida, miembro familiar u otro interesado). Cómo postularse: GGRC valora la diversidad; se anima a personas de todos los orígenes a postularse. Complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con precisión lo que puede aportar al Centro Regional Golden Gate, también puede adjuntar una carta de presentación. Las solicitudes se revisan de forma continua, por lo que le animamos a enviar la suya pronto. Esperamos con interés leer su solicitud. El Centro Regional Golden Gate es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.