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Coordinador Financiero/Administrativo (santa cruz)
The 418 Project está buscando: Coordinador Administrativo/Financiero ~ aproximadamente 25 horas por semana. Horario flexible, puede realizar gran parte de su trabajo desde casa si lo prefiere.
Nuestra misión: The 418 Project apoya a artistas emergentes y comunidades diversas para crear un mundo más inclusivo.
Sobre nosotros: Desde 1993, The 418 Project ha proporcionado espacios artísticos asequibles y accesibles para que todos puedan Moverse y Ser Movidos. En 2021 adquirimos nuestra sede permanente en la zona ribereña del centro de Santa Cruz, y estamos comprometidos a crear más oportunidades para artistas profesionales y comunidades diversas, generando así una mayor sensación de pertenencia para todos, especialmente entre grupos diversos. Imaginamos un centro artístico inclusivo que se sienta como un hogar, con espacios verdaderamente accesibles y programación disponible y diseñada para todos, independientemente de la edad, tipo corporal, color de piel, condición socioeconómica o habilidad física, género u orientación sexual. Dado que somos dueños de nuestro edificio, aspiramos a generar un impacto positivo que trascienda nuestras vidas.
El puesto: trabajando estrechamente con nuestra Directora Ejecutiva y la contadora principal, nuestro Coordinador Administrativo/Financiero identifica, organiza y gestiona los sistemas administrativos de nuestra organización, lleva la contabilidad y brinda apoyo central al equipo. Trabajando como miembro integral del Equipo 418, el C/AF escucha cuidadosamente señales internas y externas, enfocándose en las necesidades y vacíos organizacionales con una actitud de indagación agradecida, y actuando con precisión, compasión y responsabilidad para cubrirlos, con un compromiso continuo de elevar el nivel de la organización. El C/AF apoya nuestras funciones ejecutivas, operativas, de programación, tecnológicas y de desarrollo comunitario, y ejerce una influencia compasiva y equilibrada en un centro de arte comunitario dinámico y cambiante durante un período de crecimiento acelerado. Además, este puesto incluye asistencia cercana a la Directora Ejecutiva y a miembros clave de la junta directiva, incluyendo apoyo en becas, relaciones con donantes y entidades gubernamentales, con especial atención a nuestra próxima campaña de capital. Se invita especialmente a candidatos BIPOC y LGBTQ+ a postularse.
Usted es la persona adecuada para este puesto si:
tiene sólidas habilidades administrativas y excelente capacidad de seguimiento
ya domina bases de datos y CRMs (usamos Neon One, Quickbooks, Excel y Google Drive)
le entusiasma un hoja de cálculo precisa
quiere contribuir mientras aprende en un entorno sin fines de lucro
es detallista y autosuficiente
puede priorizar y manejar múltiples tareas con fechas límite
tiene buenas habilidades de redacción y le encanta el lenguaje de agradecimiento
es paciente y capaz de tratar con múltiples personalidades, a veces difíciles, con humor y elegancia
se desenvuelve bien en un entorno de equipo
le gusta construir relaciones interpersonales (le gustan las personas)
Puntos adicionales:
habla algo de español
tiene conocimientos básicos de sistemas de pago como Square, Stripe y Donor Box
quiere marcar la diferencia en Santa Cruz con un impacto positivo para las generaciones futuras
Conocimientos, habilidades y capacidades
Bien organizado y orientado al detalle
Excelentes habilidades interpersonales, con alto profesionalismo, sentido del humor y elegancia
Capacidad para gestionar a otros, es decir, ayudar a apoyar/priorizar el trabajo de otros según sea necesario
Curiosidad e interés por aprender, especialmente en relación con operaciones sin fines de lucro
Autodirigido, con pasión por (o al menos gran satisfacción en) cumplir metas y plazos
Funciones y responsabilidades esenciales:
Coordinador Financiero y Administrativo
24-29 hrs/semana
Resumen: El Coordinador Financiero y Administrativo supervisa los sistemas financieros y administrativos de la organización bajo la supervisión de la Directora Ejecutiva. Este puesto participa tanto en la supervisión y mejora de los sistemas generales como en la gestión directa de transacciones y comunicaciones.
30% - Ingresos
8-12 hrs/semana
Registrar y categorizar donaciones en efectivo, cheque y en línea (Benevity, Donorbox, Square, Stripe, PayPal, ACH y Venmo)
Registrar y distribuir pagos de patrocinio fiscal, comunicarse con los beneficiarios
Crear facturas para alquileres recurrentes y únicos
Seguimiento y cobro de pagos de alquiler
Emitir recibos para todas las donaciones y pagos, garantizando transparencia y trazabilidad
Realizar depósitos bancarios periódicos
Usar Quickbooks Online para mantener registros financieros claros y completos
20% - Gastos
5-8 hrs/semana
Categorizar y organizar recibos de todos los gastos, garantizando trazabilidad y transparencia
Pagar facturas y cuentas
Emitir cheques y realizar pagos a artistas, contratistas independientes y otros proveedores de servicios
Registrar y completar devoluciones de depósitos de seguridad a inquilinos
Usar Quickbooks Online para categorizar todos los gastos y conciliar cuentas mensualmente
Llevar un control de suscripciones y asegurar eficiencia
20% - Desarrollo
5-7 hrs/semana
Apoyar informes, redacción y búsqueda de subvenciones
Apoyar la creación y seguimiento del presupuesto
Crear informes relevantes sobre ganancias, gastos, presupuesto y/o comparativas
Mantener y actualizar Neon One para maximizar el compromiso de donantes y comunidad
Utilizar segmentación en Neon One para enviar comunicaciones personalizadas
Actualizar perfiles en plataformas de donantes como Guidestar y CharityNavigator
Comunicarse con donantes según sea necesario para mantener relaciones positivas
20% - Cumplimiento
3-7 hrs/semana
Supervisar la elaboración de documentos y reportes de seguros
Organizar documentación sensible e importante, incluyendo comunicaciones del IRS y otras agencias federales, estatales y municipales
Mantener el estatus 501c(3) controlando fechas límite y presentando documentación necesaria ante el Fiscal General, Secretario de Estado y Junta de Impuestos Franchise
Llevar un registro de licencias y impuestos municipales, y realizar los pagos necesarios
Organizar y actualizar documentos de incorporación, incluyendo documentación requerida para empleados
Colaborar con la Contadora Principal y contadores para presentar declaraciones anuales de impuestos y formularios requeridos
Apoyar a la Directora Ejecutiva en la gestión de Recursos Humanos, incluyendo informes de incidentes, creación de políticas e investigación
10% - Varios
1-4 hrs/semana
Crear contratos para beneficiarios de patrocinio fiscal y otros acuerdos
Supervisar la nómina mensual y garantizar el cumplimiento de las leyes estatales sobre salarios
Apoyar operaciones en Eventbrite para producciones internas
Crear y actualizar otras herramientas y sistemas según sea necesario, por ejemplo, Manual del Empleado, Google Voice, Mailchimp, etc.

147 River St S # 203, Santa Cruz, CA 95060, USA
Salario negociable