¡Asistente de Oficina y Servicios al Cliente en firma legal global! (palo alto)

Nuestro cliente, una importante firma legal multinacional, busca cubrir la necesidad de contratar directamente a un Asistente de Oficina y Servicios al Cliente para apoyar la oficina de Palo Alto (cerca de Page Mill). Este puesto requiere presencia física cinco días a la semana, con posibilidad de horas extras para apoyar eventos laborales nocturnos o reuniones con clientes. Tipo de empleo: Tiempo completo, contratación directa | L-V | 10:00 a.m. – 7:30 p.m. hora del Pacífico Presencial cinco días a la semana Flexibilidad para trabajar horas extras y puesto no exento Rango salarial: $59,000 - $76,000 / anuales (+ prestaciones completas) Responsabilidades: Supervisar la recepción del mostrador, incluyendo la selección de llamadas entrantes de múltiples líneas, derivación de llamadas y manejo de mensajes. Dirigir a visitantes, personal interno y miembros del equipo a las oficinas, salas de conferencias o departamentos correspondientes. Registro de visitantes y entrega de gafetes al llegar y al salir Servicio de nivel conserjería para las salas de conferencias en la oficina. Incluye programar y organizar salas de reuniones, servicios de catering, preparación de salas y coordinación de equipos audiovisuales mediante el sistema interno EMS Ayudar al personal y a los clientes con solicitudes de arreglos o servicios especiales, incluyendo transporte, reservaciones en restaurantes, viajes y alojamiento Trabajar en colaboración con la seguridad del edificio para proporcionar listas activas de visitantes/invitados, detalles de gafetes y coordinación continua con los miembros del equipo de instalaciones Reabastecimiento de inventario de refrigerios, bocadillos y suministros de oficina según sea necesario Procesar y presentar facturas relacionadas con servicios de oficina, reembolsos de gastos e ingreso de tiempos según sea necesario Funciones administrativas que surjan. Incluyendo archivado, revisión de correo y soporte de bases de datos Requisitos: Los candidatos ideales deben tener al menos dos años de experiencia en recepción, servicios de oficina o funciones administrativas. Se valora altamente la experiencia previa en la industria de servicios profesionales. Debe demostrar excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, tanto en persona como por teléfono. Es fundamental dominar las aplicaciones de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), además de estar dispuesto a aprender nuevos programas y sistemas según sea necesario. Es crucial poder desempeñarse bien en un entorno de oficina acelerado. Se busca especialmente a una persona responsable, orientada al trabajo en equipo y con actitud positiva. Somos una empresa de reclutamiento y personal de la zona de la Bahía, CA, que ayuda a nuestro cliente con esta necesidad de contratación directa. Por favor responda con su currículum actualizado en formato WordDoc y su información de contacto. ¡Gracias! De conformidad con la Ordenanza Local de Oportunidad Justa, consideraremos para el empleo a candidatos calificados con antecedentes penales y de arresto. Tipo de empleo: Contratación directa