Descripción

Visión general: Sarah Cole Interiors es una empresa de diseño de interiores residenciales de alta gama con sede en Newton que busca un Office Manager/Administrador de Proyectos proactivo y muy organizado. Este rol multifacético es ideal para alguien que se desenvuelva bien en un entorno creativo y orientado al detalle, y que disfrute tanto de responsabilidades operativas como de brindar apoyo ejecutivo de alto nivel. Responsabilidades principales: Apoyo financiero y operativo: - Gestionar cuentas por pagar/cobrar, nómina y reembolsos a empleados. - Mantener registros y documentación financieros precisos. - Procesar facturas, órdenes de compra y pagos a proveedores. Esta posición requiere de 28 a 32 horas por semana y el horario tiene cierta flexibilidad. - Asistir en la elaboración del presupuesto y seguimiento de gastos de proyectos. - Organizar recibos y gestionar costos de bienes vendidos. - Programar y hacer seguimiento de instalaciones y entregas de proyectos. Gestión administrativa: - Ser el primer punto de contacto de la oficina: gestionar llamadas telefónicas, consultas por correo electrónico y suministros de oficina. - Brindar apoyo diario al propietario de la empresa, incluyendo manejo del calendario, reservas de viajes, recados personales y asistencia administrativa. - Mantener licencias de software, registros de seguros y otra documentación relacionada con cumplimiento normativo. - Actuar como representante de confianza del principal al comunicarse con clientes, colaboradores y proveedores. - Supervisar la biblioteca de materiales y muestras. - Mantener la oficina y procesar facturas de alquiler y servicios públicos. Comunicación con clientes y proveedores: - Responder consultas de facturación de clientes con profesionalismo y claridad. - Realizar seguimiento con los clientes después de la instalación para garantizar su satisfacción. - Coordinarse con proveedores, contratistas y prestadores de servicios para mantener los proyectos funcionando sin contratiempos. - Ayudar en el procesamiento de órdenes de compra, aplicación de pagos y seguimiento de artículos. - Apoyar en la incorporación de nuevos clientes. Requisitos: - Dominio de Microsoft Office Suite y Google Suite. - Experiencia con Design Manager o Studio Designer es un valor añadido importante. - Conocimiento en Dropbox, Adobe Creative Suite, Asana y/o Canva es deseable. - Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades. - Excelente comunicación y habilidades interpersonales. - Se valora experiencia en una industria creativa o centrada en diseño.