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Coordinador de Oficina y Eventos para Big Brothers Big Sisters (Eureka)
Reporta a: Director Ejecutivo
Trabaja en coordinación con: Personal y voluntarios de la agencia
Horas por semana: 32-40
Compensación: Desde $21.50/hora
Para postularse: Envíe por correo electrónico una carta de presentación, currículum vitae y al menos 3 referencias no personales a office@ncbbbs.org. No se considerarán currículos sin carta de presentación. Por favor, no llamar por teléfono. La posición estará abierta hasta que se cubra.
Resumen del puesto: Este puesto es responsable del funcionamiento general diario de esta organización comunitaria sin fines de lucro. Esto incluye todos los aspectos del apoyo administrativo para las actividades y programas de la agencia según lo asignado por el Director Ejecutivo, incluyendo pero no limitado a monitorear los teléfonos y correos electrónicos de la oficina, procesamiento de textos, diseño gráfico, entrada de datos, fotocopias, archivos, mantenimiento y conservación general de la oficina, y conservación de registros. Además, el Coordinador de Oficina y Eventos apoyará la planificación y ejecución de todos los eventos especiales, así como ayudará a identificar y desarrollar oportunidades estratégicas de participación y recaudación de fondos.
Cualificaciones mínimas
Diploma de escuela secundaria o equivalente
Antecedentes claros y verificación de huellas dactilares
Debe estar dispuesto a tener contacto extenso con el público
Interés en trabajar en el campo sin fines de lucro apoyando la Misión y Visión de BBBS
Capacidad para mantener estándares profesionales de trabajo con poca o ninguna supervisión
Optimista, organizado y colaborativo
Compromiso con un excelente servicio al cliente
Dominio del paquete Microsoft Office y Google Docs
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
Disposición para trabajar ocasionalmente fines de semana y horas extendidas para eventos especiales.
Funciones y responsabilidades esenciales
Administración general:
Responder todas las llamadas entrantes y derivarlas al personal correspondiente
Realizar llamadas salientes según se solicite
Procesar todo el correo entrante y saliente
Actualizar publicaciones en el sitio web y redes sociales
Archivar y fotocopiar según sea necesario
Ayudar en el mantenimiento de registros/agencia y base de datos
Coordinar envíos postales según sea necesario a familias, donantes y voluntarios
Pedir y mantener suministros de oficina
Recibir y registrar pagos
Registrar donaciones, tanto en efectivo como en especie
Brindar asistencia administrativa al Director Ejecutivo y al personal del programa según sea necesario
Mantener el orden y limpieza de la oficina
Todas las demás funciones asignadas
Recaudadores de fondos y actividades especiales:
Coordinar eventos de recaudación de fondos
Solicitar donaciones, patrocinadores de eventos y equipos de recaudación de fondos
Reclutar y coordinar voluntarios y sus funciones durante los eventos de recaudación de fondos
Redactar cartas y correos electrónicos, coordinar envíos masivos y facturaciones
Mantener la base de datos de voluntarios y donantes e ingresar datos
Mantener listas de distribución por correo electrónico
Promocionar recaudaciones de fondos y actividades de la agencia
Trabajar con el personal del programa para organizar participantes en eventos especiales
Distribuir folletos, carteles y boletos según sea necesario
Todas las demás funciones asignadas
Apoyo al programa:
Procesar todas las consultas y solicitudes de clientes y voluntarios
Ayudar con las llamadas de referencia de voluntarios
Mantener la precisión y confidencialidad de los registros de clientes y voluntarios y la información de la base de datos
Imprimir y publicar incentivos de aniversario y cumpleaños
Mantener a los voluntarios de incentivos
Todas las demás funciones asignadas
Conocimientos, habilidades y capacidades asociadas a este puesto incluyen:
• Excelentes habilidades de servicio al cliente.
• Contribuir a mantener una moral positiva en la oficina, incluso frente a altos volúmenes de trabajo
y períodos desafiantes.
• Capacidad para redactar y componer correspondencia e informes estándar.
• Capacidad para manejar eficazmente una amplia gama de contactos interpersonales, incluyendo aquellos
en niveles superiores y aquellos sensibles por naturaleza.
• Debe prestar atención al detalle y trabajar eficazmente de forma independiente así como dentro de un entorno de equipo
• Esencial la confidencialidad y discreción.
• Capacidad para trabajar eficazmente en una organización pequeña pero dinámica.
• Paquete Microsoft Office, incluyendo combinaciones de correspondencia, Sales Force y herramientas de recaudación de fondos.
• Capacidad para interpretar y aplicar políticas, leyes y regulaciones que rigen la donación benéfica.
• Capacidad para realizar cálculos matemáticos empresariales estándar, tales como calcular ratios y porcentajes,
registrar datos financieros y hacer proyecciones simples.
• Experiencia con bases de datos relacionales.
• Capacidad para contribuir eficientemente a múltiples proyectos, establecer prioridades adecuadas y cumplir
plazos concurrentes.
• Usar lógica y razonamiento para identificar oportunidades de soluciones alternativas, conclusiones,
o enfoques ante desafíos.
• Demostrada sensibilidad hacia perspectivas y experiencias interculturales.

1570 L St, Eureka, CA 95501, USA
$21/hora