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The 418 Project está buscando: Coordinador Administrativo/Financiero ~ aproximadamente 25 horas por semana. Horario flexible, puede realizar gran parte de su trabajo desde casa si lo prefiere. Nuestra misión: The 418 Project apoya a artistas emergentes y comunidades diversas para crear un mundo más inclusivo. Sobre nosotros: Desde 1993, The 418 Project ha proporcionado espacios artísticos asequibles y accesibles para que todos puedan Moverse y Ser Movidos. En 2021 adquirimos nuestra sede permanente en la zona ribereña del centro de Santa Cruz, y estamos comprometidos a crear más oportunidades para artistas profesionales y comunidades diversas, generando así una mayor sensación de pertenencia para todos, especialmente entre grupos diversos. Imaginamos un centro artístico inclusivo que se sienta como un hogar, con espacios verdaderamente accesibles y programación disponible y diseñada para todos, independientemente de la edad, tipo corporal, color de piel, condición socioeconómica o habilidad física, género u orientación sexual. Dado que somos dueños de nuestro edificio, aspiramos a generar un impacto positivo que trascienda nuestras vidas. El puesto: trabajando estrechamente con nuestra Directora Ejecutiva y la contadora principal, nuestro Coordinador Administrativo/Financiero identifica, organiza y gestiona los sistemas administrativos de nuestra organización, lleva la contabilidad y brinda apoyo central al equipo. Trabajando como miembro integral del Equipo 418, el C/AF escucha cuidadosamente señales internas y externas, enfocándose en las necesidades y vacíos organizacionales con una actitud de indagación agradecida, y actuando con precisión, compasión y responsabilidad para cubrirlos, con un compromiso continuo de elevar el nivel de la organización. El C/AF apoya nuestras funciones ejecutivas, operativas, de programación, tecnológicas y de desarrollo comunitario, y ejerce una influencia compasiva y equilibrada en un centro de arte comunitario dinámico y cambiante durante un período de crecimiento acelerado. Además, este puesto incluye asistencia cercana a la Directora Ejecutiva y a miembros clave de la junta directiva, incluyendo apoyo en becas, relaciones con donantes y entidades gubernamentales, con especial atención a nuestra próxima campaña de capital. Se invita especialmente a candidatos BIPOC y LGBTQ+ a postularse. Usted es la persona adecuada para este puesto si: tiene sólidas habilidades administrativas y excelente capacidad de seguimiento ya domina bases de datos y CRMs (usamos Neon One, Quickbooks, Excel y Google Drive) le entusiasma un hoja de cálculo precisa quiere contribuir mientras aprende en un entorno sin fines de lucro es detallista y autosuficiente puede priorizar y manejar múltiples tareas con fechas límite tiene buenas habilidades de redacción y le encanta el lenguaje de agradecimiento es paciente y capaz de tratar con múltiples personalidades, a veces difíciles, con humor y elegancia se desenvuelve bien en un entorno de equipo le gusta construir relaciones interpersonales (le gustan las personas) Puntos adicionales: habla algo de español tiene conocimientos básicos de sistemas de pago como Square, Stripe y Donor Box quiere marcar la diferencia en Santa Cruz con un impacto positivo para las generaciones futuras Conocimientos, habilidades y capacidades Bien organizado y orientado al detalle Excelentes habilidades interpersonales, con alto profesionalismo, sentido del humor y elegancia Capacidad para gestionar a otros, es decir, ayudar a apoyar/priorizar el trabajo de otros según sea necesario Curiosidad e interés por aprender, especialmente en relación con operaciones sin fines de lucro Autodirigido, con pasión por (o al menos gran satisfacción en) cumplir metas y plazos Funciones y responsabilidades esenciales: Coordinador Financiero y Administrativo 24-29 hrs/semana Resumen: El Coordinador Financiero y Administrativo supervisa los sistemas financieros y administrativos de la organización bajo la supervisión de la Directora Ejecutiva. Este puesto participa tanto en la supervisión y mejora de los sistemas generales como en la gestión directa de transacciones y comunicaciones. 30% - Ingresos 8-12 hrs/semana Registrar y categorizar donaciones en efectivo, cheque y en línea (Benevity, Donorbox, Square, Stripe, PayPal, ACH y Venmo) Registrar y distribuir pagos de patrocinio fiscal, comunicarse con los beneficiarios Crear facturas para alquileres recurrentes y únicos Seguimiento y cobro de pagos de alquiler Emitir recibos para todas las donaciones y pagos, garantizando transparencia y trazabilidad Realizar depósitos bancarios periódicos Usar Quickbooks Online para mantener registros financieros claros y completos 20% - Gastos 5-8 hrs/semana Categorizar y organizar recibos de todos los gastos, garantizando trazabilidad y transparencia Pagar facturas y cuentas Emitir cheques y realizar pagos a artistas, contratistas independientes y otros proveedores de servicios Registrar y completar devoluciones de depósitos de seguridad a inquilinos Usar Quickbooks Online para categorizar todos los gastos y conciliar cuentas mensualmente Llevar un control de suscripciones y asegurar eficiencia 20% - Desarrollo 5-7 hrs/semana Apoyar informes, redacción y búsqueda de subvenciones Apoyar la creación y seguimiento del presupuesto Crear informes relevantes sobre ganancias, gastos, presupuesto y/o comparativas Mantener y actualizar Neon One para maximizar el compromiso de donantes y comunidad Utilizar segmentación en Neon One para enviar comunicaciones personalizadas Actualizar perfiles en plataformas de donantes como Guidestar y CharityNavigator Comunicarse con donantes según sea necesario para mantener relaciones positivas 20% - Cumplimiento 3-7 hrs/semana Supervisar la elaboración de documentos y reportes de seguros Organizar documentación sensible e importante, incluyendo comunicaciones del IRS y otras agencias federales, estatales y municipales Mantener el estatus 501c(3) controlando fechas límite y presentando documentación necesaria ante el Fiscal General, Secretario de Estado y Junta de Impuestos Franchise Llevar un registro de licencias y impuestos municipales, y realizar los pagos necesarios Organizar y actualizar documentos de incorporación, incluyendo documentación requerida para empleados Colaborar con la Contadora Principal y contadores para presentar declaraciones anuales de impuestos y formularios requeridos Apoyar a la Directora Ejecutiva en la gestión de Recursos Humanos, incluyendo informes de incidentes, creación de políticas e investigación 10% - Varios 1-4 hrs/semana Crear contratos para beneficiarios de patrocinio fiscal y otros acuerdos Supervisar la nómina mensual y garantizar el cumplimiento de las leyes estatales sobre salarios Apoyar operaciones en Eventbrite para producciones internas Crear y actualizar otras herramientas y sistemas según sea necesario, por ejemplo, Manual del Empleado, Google Voice, Mailchimp, etc.