Asistente de Envíos / Apoyo Administrativo – Lun a Jue, $19–$21/hora (Oceanside NY)

Nuestro cliente, una firma internacional de arquitectura, busca un Asistente Ejecutivo para unirse a su organización. La jornada laboral es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., y este puesto requiere estar presente cinco días a la semana en Manhattan. Responsabilidades: Brindar apoyo administrativo directo a tres Principales clave y sus equipos, bajo la orientación de otros asistentes ejecutivos superiores Gestionar informes de gastos e historiales de tiempo Apoyar a los Socios Comerciales Ejecutivos Superiores en la coordinación de todos los aspectos de viaje, aire/tierra, hoteles/restaurantes y planificación de agendas, incluidos cambios frecuentes de último minuto Ayudar con renovaciones de pasaportes, solicitudes de visa de viaje y renovaciones de membresía Global Entry según sea necesario Supervisar la reserva de salas de conferencias y refrescos para cualquier reunión según se solicite Coordinar calendarios, reuniones, reservas de salas de conferencias y logística orientada al cliente Asistir con licencias, certificaciones y seguimiento de membresías para líderes superiores Realizar proyectos administrativos adicionales y cubrir ocasionalmente la recepción según sea necesario Requisitos del puesto: * Se prefiere fuertemente título universitario * 2 o más años de experiencia en apoyo administrativo en una empresa internacional/global * Experiencia programando citas entre zonas horarias y gestionando viajes internacionales complejos (requerido) * Alto dominio de Microsoft Office y Outlook * Muy organizado, orientado al detalle y adaptable en un entorno dinámico orientado al cliente * Madurez, capacidad de colaboración y habilidad para apoyar discretamente a la alta dirección Compensación/Beneficios: * Hasta $80,000 de salario base + bonificación discrecional * Seguro médico + contribución a HSA * Beneficios de seguro dental, visual y telemedicina * Generoso paquete de tiempo libre pagado (PTO) Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades; se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá aparte de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos y una pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una completa gama de servicios de contratación a empresas emergentes de crecimiento y a las compañías de Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y ofertas de servicios para atender necesidades cambiantes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, visual y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables a las agencias, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado exitosamente, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Gurú de oficina con experiencia ligera en contabilidad y fuertes habilidades en QuickBooks Desktop ¿Eres un profesional organizado y orientado al detalle con facilidad para multitareas? ¡Somos una empresa mayorista ocupada buscando un Gurú de oficina para unirse a nuestro equipo! Cualificaciones principales: - Experiencia ligera en contabilidad - Alta competencia en QuickBooks Desktop - Conocimientos en gestión de inventario - Excelentes habilidades organizativas y de comunicación Responsabilidades: - Gestionar tareas diarias de oficina - Mantener registros financieros precisos - Apoyar el seguimiento y actualización del inventario - Asistir con facturación, emisión de facturas y cuentas por cobrar Si eres un jugador de equipo proactivo con pasión por mantener todo funcionando sin problemas, ¡nos encantaría saber de ti! ¡Postúlate hoy para ser parte fundamental de nuestro equipo en crecimiento!

Líder influyente del sector hostelero de Nueva York busca un asistente eficiente para gestionar su vida profesional y personal, incluyendo relaciones con los medios y la gestión de un calendario muy ocupado. El candidato ideal deberá tener al menos 3 años de experiencia previa apoyando a una persona destacada, y estar acostumbrado a trabajar en un entorno de oficina pequeño donde la dedicación al éxito y al día a día del negocio sea primordial. Se valorará positivamente el conocimiento del idioma francés y experiencia o interés en el mundo de la hostelería.

Una firma global de servicios financieros, ubicada en Midtown East, busca un Asistente Ejecutivo temporal con posibilidad de permanencia para la división de Banca de Inversión en Tecnología. El puesto comenzará lo antes posible y requiere 5 días en la oficina. El horario es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Responsabilidades principales: Brindar apoyo administrativo a un equipo de banqueros de inversión, actuando como punto de contacto de confianza Atender llamadas internas entrantes, responder consultas y aclarar políticas y procedimientos de la empresa Coordinar frecuentes arreglos de viajes nacionales e internacionales Preparar, conciliar y rastrear informes de gastos mediante Oracle T&E Gestionar calendarios de múltiples banqueros, incluyendo programación de reuniones con clientes, revisiones internas y sesiones del equipo de negocios Coordinar todos los aspectos de citas ejecutivas, reuniones, entretenimiento para clientes y conferencias telefónicas Ayudar con informes especiales, presentaciones y proyectos especiales según sea necesario Actuar como apoyo sustituto para otros banqueros, gerentes y personal administrativo cuando se requiera Mantener relaciones con otros personal del edificio y de instalaciones Organizar y proteger información altamente confidencial de la empresa y empleados Mantener y pedir suministros de oficina, incluyendo papel y materiales de encuadernación Requisitos: Dominio avanzado del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook y PowerPoint) Facilidad con plataformas tecnológicas más allá de Microsoft Office (por ejemplo, Teams, herramientas CRM) Capacidad para aprender rápidamente y manejar nuevos sistemas, incluyendo Oracle Travel & Expense y sistemas internos de reportes Mínimo 5 años de experiencia administrativa previa; experiencia en banca de inversión (IBD) preferida Título universitario requerido Demostrada capacidad para realizar múltiples tareas, priorizar y mantenerse organizado en un entorno acelerado Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal Alta atención al detalle con capacidad para trabajar de forma independiente Integridad, discreción y profesionalismo demostrados al manejar información confidencial Jugador de equipo dinámico, receptivo, con mentalidad proactiva y capacidad para tomar iniciativa Experiencia trabajando en múltiples zonas horarias Puesto completamente presencial; requiere presencia diaria en la oficina Compensación: Hasta 110k según experiencia + beneficios + bono discrecional Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes penales o registros de condena serán consideradas para empleo de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario será utilizado únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una completa gama de servicios de personal a empresas de crecimiento emergente y a las Fortune 500 en diversos sectores del mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y ofertas de servicios para atender necesidades cambiantes. Conozca más sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies visitando www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado exitosamente, se proporcionarán detalles sobre nuestras prestaciones. Esperamos con interés colaborar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Nuestro cliente, una de las principales firmas globales de capital privado, busca un Asistente Temporal a Largo Plazo para proporcionar un apoyo administrativo fluido al Ejecutivo cuando el Administrador esté fuera de la oficina y cubrir tareas adicionales. El horario general es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. con flexibilidad para horas extras según sea necesario. Trabajo presencial de lunes a jueves, con viernes remoto; debe tener flexibilidad para ir a la oficina si es necesario. Responsabilidades: Gestión exhaustiva del calendario, incluyendo programación de reuniones y comunicación de detalles a los asistentes. Esto requiere adoptar un enfoque flexible ante cambios en los horarios y asegurar que se cumplan todas las citas. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar todos los asuntos de forma oportuna, proactiva y dar seguimiento a los proyectos hasta su finalización exitosa, a menudo bajo presión de plazos. Atender llamadas entrantes y recibir visitantes de manera profesional y cortés. Organizar planes de viaje complejos y elaborar itinerarios detallados, obtener los documentos necesarios para viajar y coordinar visas. Programar y organizar conferencias y eventos fuera de la oficina, incluyendo toda la logística relacionada. Preparar y redactar cartas, memorandos y correspondencia rutinaria. Editar para garantizar precisión y claridad del texto final; revisar ortografía, gramática, formato y coherencia y realizar los cambios apropiados. Asignar y procesar gastos para ejecutivos, incluyendo gastos con American Express y gastos pagados directamente, utilizando el sistema SAP Concur. Utilizar correo postal, FedEx y otros servicios para enviar y rastrear correo prioritario; trabajar con el personal del servicio de mensajería para enviar paquetes según sea necesario. Brindar cobertura telefónica y asistencia suplente. Realizar otras tareas ad hoc según se asignen y requieran. Requisitos: Título universitario (licenciatura) preferido. 5 o más años de experiencia o formación en apoyo administrativo, o combinación equivalente de educación y experiencia. Capacidad para destacar en un entorno de trabajo rápido e intensivo; demostrada capacidad para priorizar múltiples tareas y cumplir con los plazos. Capacidad para cambiar de tarea de forma independiente y demostrar flexibilidad en diferentes asignaciones de cobertura. Demostrar iniciativa sólida y sentido de propiedad sobre las responsabilidades; adoptar una actitud proactiva y positiva frente a las tareas asignadas, planificar anticipadamente posibles problemas y tomar las acciones adecuadas. Excelentes habilidades interpersonales necesarias para manejar situaciones sensibles y confidenciales; este puesto requiere constantemente serenidad, tacto y diplomacia en todas las situaciones. Excepcionales habilidades comunicativas escritas y verbales; gran atención al detalle al redactar y revisar materiales. Actitud orientada al trabajo en equipo y colaboración es imprescindible. Amplio conocimiento de Microsoft Outlook y dominio de Excel, Word y PowerPoint. Conocimientos prácticos de procedimientos administrativos de oficina y manejo de equipos de oficina estándar. Se valora altamente experiencia apoyando a un grupo de ejecutivos en un entorno corporativo. Experiencia en el sector financiero es deseable, pero no obligatoria. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de arresto o condena para empleo, de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá aparte de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de contratación coordinadas con un servicio sin igual, compromiso con la finalización exitosa de proyectos y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de contratación a empresas emergentes de crecimiento acelerado y a las empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

El Asistente Administrativo Legal trabajará estrechamente con el administrador del despacho y el asistente administrativo legal principal. Este puesto requiere una persona con capacidad para realizar múltiples tareas, excelentes habilidades de comunicación y la capacidad de manejar tareas de manera eficiente. Este es un puesto de nivel inicial que sería ideal para alguien interesado en el campo legal y que tenga deseos de aprender y crecer dentro del sector. Responsabilidades • Ayudar en la organización de la oficina • Realizar recados según se soliciten • Realizar diversas tareas administrativas, incluyendo abrir correo, archivar documentos, escanear y destruir documentos • Responder llamadas entrantes y actuar adecuadamente • Asistir en la recepción de posibles clientes • Asistir en la gestión de redes sociales cuando sea necesario • Asistir al administrador del despacho en la conciliación mensual de cuentas cuando sea necesario • Otras tareas según se necesiten Requisitos • Debe aprobar una verificación de antecedentes • Excelentes habilidades de planificación, organización y gestión del tiempo • Capacidad para trabajar de forma independiente, resolver problemas y tomar la iniciativa • Capacidad para ejercer discreción y mantener la confidencialidad • Capacidad para priorizar tareas de manera efectiva • Dominio de aplicaciones básicas de computadora (Microsoft Word y Excel, correo electrónico, internet) Para postularse, por favor responda y envíe su carta de presentación Y currículum.