Gerente de Oficina de Construcción - contador, controlador, administrativo (condado de Snohomish)

Gerente de Oficina – Pavimentación con Asfalto y Construcción de Carreteras Descripción del Puesto Estamos buscando un Gerente de Oficina autónomo, altamente organizado y detallista para supervisar las operaciones diarias financieras, administrativas y de cumplimiento normativo de nuestra pequeña pero en crecimiento empresa de pavimentación con asfalto y construcción de carreteras. Este puesto combina responsabilidades de contabilidad, nómina, recursos humanos, gestión de subcontratistas y apoyo a proyectos. El candidato ideal estará cómodo desempeñando múltiples funciones, manejando varias prioridades y asegurando un funcionamiento fluido de la oficina mientras brinda apoyo al propietario y a los gerentes de proyectos. Opción de trabajo desde casa o modalidad híbrida Compensación por hora o salario, opciones de 30 horas o más hasta tiempo completo Principales Responsabilidades Contabilidad y Libros Contables • Registrar facturas, asignar costos a trabajos y procesar pagos quincenales. • Mantener registros financieros actualizados y asignar gastos a las cuentas correspondientes. • Reconciliar mensualmente cuentas bancarias y tarjetas de crédito. • Gestionar facturación semanal, portales de pago a contratistas, exenciones de gravámenes, depósitos y cobros. • Preparar informes específicos de ganancias y pérdidas (P&L) y balances según se soliciten. • Apoyar la preparación de impuestos de fin de año y colaborar con contadores públicos y profesionales tributarios. Nómina y Administración de Recursos Humanos • Recopilar y revisar hojas de registro de horas de empleados; procesar nómina quincenal. • Trabajar estrechamente con los equipos de asfalto para resolver problemas relacionados con tiempos, adelantos y pagos. • Mantener hojas de cálculo de nómina, actualizándolas por aumentos salariales, tasas de salario predominante (PW) y cálculos de beneficios complementarios. • Presentar y pagar obligaciones mensuales/trimestrales (L&I, Seguridad de Empleo, WFMLA, DOR, seguro médico, fidelidad, presentaciones municipales). • Preparar y enviar informes de nómina certificada en múltiples plataformas (LCP tracker, L&I, QB, etc.). • Incorporar nuevos empleados (W-4, I-9, depósito directo) y mantener archivos personales. • Procesar verificaciones de empleo, desempleo y reportes de pensión alimenticia. • Emitir W-2s y ayudar con auditorías anuales de nómina. Subcontratistas y Cumplimiento de Proyectos • Gestionar toda la documentación de subcontratistas (COIs, W-9s, certificados de reventa, nómina certificada, intenciones, declaraciones juradas). • Mantener actualizados los registros de subcontratistas en QuickBooks y en los archivos de proyectos. • Elaborar paquetes de subcontratistas, contratos y documentos de cumplimiento. • Supervisar y recopilar documentación de subcontratistas para proyectos principales y secundarios. • Ayudar con licitaciones de obras públicas y asegurar que los documentos de fianza, seguros y ofertas sean precisos y entregados a tiempo. Apoyo a Proyectos y Operaciones • Apoyar la liberación de retenciones y responder a auditorías de agencias estatales/federales. • Ayudar a preparar renovaciones de seguros. • Mantener registros de flota de camiones (placas, matrículas, elementos del impuesto 2290). • Realizar transferencias bancarias, pagos a proveedores y gestionar relaciones con el banco. Funciones Administrativas y de TI • Mantener sistemas organizados de archivo electrónico y físico, asegurando que los registros históricos sean accesibles. • Gestionar correos electrónicos y dominios de oficina (GoDaddy) y crear nuevas cuentas según sea necesario. • Coordinar con contadores externos para la planificación tributaria. • Actualizar según sea necesario el software contable externo y herramientas de gestión de proyectos. • Brindar apoyo administrativo general a la dirección de la empresa. Requisitos • Experiencia en contabilidad, gestión de oficina o administración en construcción. • Amplio conocimiento de QuickBooks, Excel y sistemas de nómina. • Conocimiento deseable de nómina certificada, salario predominante y cumplimiento en obras públicas. • Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y cumplimiento de plazos. • Capacidad para comunicarse eficazmente con subcontratistas, empleados y representantes de agencias. • Persona proactiva con mentalidad resolutiva y capacidad para gestionar múltiples responsabilidades de forma independiente. Compensación y Beneficios • Salario competitivo basado en experiencia. • Seguro médico y opciones de planes de jubilación. • Tiempo libre remunerado y días festivos. • Horario de trabajo flexible • Oportunidades de crecimiento profesional en una empresa pequeña y familiar. Enviar correo electrónico con currículum y experiencia laboral