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Resumen del puesto El Gerente de Oficina/Comunidad HOA actúa como enlace principal entre la Junta Directiva, los residentes, el personal y los proveedores de servicios. Al reportar directamente a la Junta Directiva, este cargo es responsable de supervisar las operaciones diarias de la comunidad, garantizar una comunicación efectiva, hacer cumplir las reglas comunitarias, apoyar a los comités con tareas administrativas y funciones relacionadas con proyectos. Principales responsabilidades Apoyo a la Junta Directiva • Preparar y distribuir agendas y materiales para reuniones. • Publicar avisos de reuniones y notificar a los presidentes de comités sobre fechas límite de informes. • Asistir a las reuniones de la Junta y redactar actas. Relaciones con los residentes • Actuar como punto de contacto principal para los residentes. • Brindar comunicación clara y profesional (escrita y verbal). • Resolver las inquietudes de los residentes utilizando pensamiento crítico y creativo. • Ayudar en la bienvenida a nuevos residentes. • Estar disponible para los residentes durante toda la jornada laboral. Administración financiera • Codificar y procesar facturas y pagos. • Recaudar y depositar las cuotas de la HOA. • Notificar a los residentes sobre cuentas morosas. Legal y cumplimiento • Mantener archivos de propiedad conforme a la Ley Davis-Stirling. • Redactar correspondencia legal en nombre de la Junta. • Coordinar con asesores legales y funcionarios municipales según sea necesario. • Distribuir documentos reglamentarios y garantizar el cumplimiento normativo. Administración de recursos humanos • Desarrollar descripciones de puestos y criterios de entrevista. • Facilitar verificaciones de antecedentes y pruebas de drogas. • Completar documentación de incorporación y mantener archivos de personal. • Procesar reclamaciones de compensación laboral. • Proporcionar informes mensuales sobre el uso de licencias por enfermedad y vacaciones. Coordinación del personal • Apoyar al supervisor de Servicios del Parque en la planificación de proyectos incluidos en el estudio de reserva anual. • Ayudar con evaluaciones de desempeño. • Atender las inquietudes del personal y elevarlas a la Junta cuando corresponda. • Asistir al supervisor de Servicios del Parque con propuestas, ofertas y contratos. • Aprobar las hojas de registro de tiempo para el procesamiento de nómina. Operaciones de oficina • Responder llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto de manera oportuna. • Gestionar la distribución de documentos y el inventario de suministros de oficina. • Coordinar alquileres de áreas comunes (salones sociales y molino). Cumplimiento y aplicación de reglas • Supervisar y hacer cumplir las reglas comunitarias y el cumplimiento de CC&R. • Gestionar avisos de violaciones y procesos de resolución. Gestión de proyectos • Asistir con proyectos especiales e iniciativas de desarrollo comunitario según lo indique la Junta. Otras funciones • Realizar tareas adicionales asignadas por la Junta Directiva. Calificaciones Conocimientos y experiencia • Administración de oficina y prácticas comerciales estándar. • Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel) y QuickBooks. • Regulaciones californianas sobre recursos humanos y nómina. • Ley Davis-Stirling y gobernanza de HOA. • Transacciones inmobiliarias (escrituras, títulos). • Permisos y códigos de construcción. • Compensación laboral y seguros de propiedad. Habilidades • Fuertes capacidades organizativas y de gestión del tiempo. • Liderazgo efectivo y toma de decisiones. • Comunicación profesional escrita y verbal. • Capacidad para gestionar múltiples prioridades bajo presión. • Conocimientos básicos de finanzas y presupuestos. Capacidades • Interpretar y aplicar leyes y políticas de HOA. • Tomar la iniciativa y ser autónomo. • Pensar críticamente y resolver problemas de forma creativa. • Mantener la confidencialidad y profesionalismo. • Establecer relaciones positivas con residentes, miembros de la Junta y proveedores. • Trabajar de forma independiente y cumplir con las tareas asignadas. Educación y experiencia • Diploma de escuela secundaria o GED requerido. • Título de asociado o equivalente preferido. • Mínimo de tres años de experiencia relevante en gestión de comunidades HOA presencial. • Certificación de Gerente de Asociación Comunitaria (CCAM) deseable. MONTEVALLE OF SCOTTS VALLEY, INC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Estamos comprometidos a proporcionar un entorno laboral libre de acoso, discriminación, represalias, conducta irrespetuosa u otra conducta poco profesional basada en: • Raza • Religión • Color • Origen nacional • Ancestría • Discapacidad física o mental • Edad • Orientación sexual • Condición militar o de veterano • Cualquier otra base protegida por leyes federales, estatales o locales o regulaciones. Diversidad, equidad e inclusión: Estamos comprometidos a fomentar un lugar de trabajo diverso, equitativo e inclusivo donde todas las personas sean respetadas y valoradas. Aceptamos solicitudes de personas de todos los orígenes y experiencias, y nos enorgullece ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.

Contabilidad (Se proporcionará formación en XERO y procedimientos de facturación) • Procesar Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar en XERO • Crear facturas y hojas de cálculo • Crear paquetes completos de facturación para la Ciudad y el Condado de SF, entre otros Administración de Nómina (Se proporcionará formación) • Generar informes y cheques manuales del sistema de nómina utilizando ADP PayXpert y EZ Labor Manager • Procesar la nómina dos veces al mes Coordinación General de Oficina • Coordinación general de oficina y cumplimiento normativo • Mantenimiento de suministros de oficina • Mantenimiento y actualización del sitio web • Coordinación y administración de toda la documentación relacionada con el empleo • Mantenimiento de sistemas y archivos existentes • Otras tareas según sea necesario Requisitos • 1 año o más de experiencia en contabilidad; se prefiere experiencia en organizaciones sin fines de lucro • Experiencia previa con sistemas contables y sistemas de nómina ADP es preferible • Dominio avanzado del paquete Microsoft Office (especialmente Excel) y aplicaciones informáticas basadas en Windows • Excelentes habilidades de redacción y comunicación • Orientado al detalle y con fuerte iniciativa • Capacidad para trabajar con una población diversa La posición es de 20 a 30 horas por semana, al menos cuatro días por semana Por favor envíe su currículum y carta de presentación a: Posición de Coordinador de Contabilidad y Administración c/o Directora Ejecutiva SF Clean City Correo electrónico: info@sfcleancity.com ¡NO se aceptan llamadas telefónicas!

Contabilidad (Se proporcionará formación en XERO y procedimientos de facturación) • Procesar Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar en XERO • Crear facturas y hojas de cálculo • Crear paquetes completos de facturación para la Ciudad y el Condado de SF, entre otros Administración de nómina (Se proporcionará formación) • Generar informes y cheques manuales del sistema de nómina utilizando ADP PayXpert y EZ Labor Manager • Procesar la nómina dos veces al mes Coordinación general de oficina • Coordinación general de oficina y cumplimiento normativo • Mantenimiento de suministros de oficina • Mantenimiento y actualización del sitio web • Coordinación y administración de toda la documentación relacionada con el empleo • Mantenimiento de sistemas y archivos existentes • Otras funciones según sea necesario Requisitos • 1 año o más de experiencia en contabilidad; se prefiere experiencia en organizaciones sin fines de lucro • Experiencia previa con sistemas contables y sistemas de nómina ADP es preferible • Dominio avanzado del paquete Microsoft Office (especialmente Excel) y aplicaciones informáticas basadas en Windows • Excelentes habilidades de redacción y comunicación • Orientación al detalle y gran iniciativa • Capacidad para trabajar con una población diversa La posición es de 20 a 30 horas por semana, al menos cuatro días por semana Por favor envíe su currículum y carta de presentación a: Puesto de Coordinador de Contabilidad y Administración c/o Directora Ejecutiva SF Clean City Correo electrónico: info@sfcleancity.com ¡NO se aceptan llamadas telefónicas!

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