Asistente de Gestión de Propiedades Comerciales

Asistente Administrativo | Gestión de Propiedades Comerciales Buscamos un Asistente Administrativo organizado y proactivo para apoyar a un Gestor de Propiedades Comerciales en la supervisión de una cartera de edificios comerciales en el área de Denver. Este puesto es una parte clave del equipo de gestión de propiedades, actuando como los ojos y oídos del Gestor de Propiedades y asegurando que las operaciones diarias y las interacciones con los inquilinos se desarrollen sin problemas. Descripción del puesto: El Asistente Administrativo será responsable de realizar un seguimiento y actualizar las operaciones de las propiedades, coordinar el mantenimiento rutinario y preventivo, ayudar con las comunicaciones con los inquilinos y mantener registros organizados en varios edificios. Trabajarás estrechamente con el Gestor de Propiedades para supervisar tareas en curso, garantizar un seguimiento oportuno y brindar apoyo profesional y ágil a inquilinos y proveedores. Responsabilidades principales: - Apoyo administrativo - Supervisar y responder a las comunicaciones de los inquilinos (correo electrónico, teléfono). - Mantener y actualizar diariamente los sistemas de gestión de tareas. - Organizar buzones de correo compartidos y archivar hilos inactivos. Relaciones con inquilinos: - Coordinar revisiones trimestrales con los inquilinos mediante correo electrónico, teléfono o personalmente. - Ayudar en la incorporación de nuevos inquilinos y salidas, incluyendo listas de verificación y registros en sistemas. - Contribuir al Programa de Agradecimiento a Inquilinos ayudando a planificar eventos o actividades periódicas. - Redactar y distribuir boletines informativos con actualizaciones del edificio y avisos de mantenimiento. Operaciones y mantenimiento: - Realizar un seguimiento y coordinar inspecciones rutinarias del edificio (sistemas contra incendios, sistemas de agua, HVAC, ascensores, energía solar, etc.). - Ayudar a programar y hacer seguimiento al mantenimiento estacional (por ejemplo, cambios de HVAC, paisajismo, eliminación de nieve). - Asistir en la obtención de ofertas de proveedores y renovación de contratos de mantenimiento (limpieza, servicios públicos, ascensores, etc.). - Seguimiento y ayuda en la gestión de proyectos de mejoras de capital y comunicación del progreso a los inquilinos según sea necesario. Requisitos: - Excelentes habilidades de servicio al cliente. - Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. - Excelente comunicación escrita y verbal. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades. - Experiencia en gestión de propiedades, bienes raíces comerciales o funciones administrativas similares es preferible. Entorno de trabajo: Este puesto está basado en el sur del área de Denver, con horario laboral regular, visitas ocasionales a las propiedades y cierta flexibilidad para trabajar de forma remota en tareas administrativas según sea necesario. Beneficios: - Seguro médico, dental y de visión - Contribución al plan 401k - Días festivos pagados - Crédito para teléfono celular - Crédito para estilo de vida saludable