Asistente Ejecutivo Remoto

Descripción

Resumen: Zirtual busca un asistente virtual experimentado con residencia en Estados Unidos para brindar servicios administrativos profesionales de alto nivel a sus clientes, gestionando diversas tareas y garantizando una comunicación clara. Aspectos destacados: 1. Empresa con equilibrio entre la vida laboral y personal que ofrece puestos remotos de asistente ejecutivo 2. Rol independiente con apoyo de un supervisor de cuentas 3. Participación en diversas tareas administrativas y de gestión de proyectos Zirtual es una empresa con equilibrio entre la vida laboral y personal que ofrece a sus clientes asistentes ejecutivos remotos experimentados y capacitados para satisfacer sus necesidades personales y profesionales. Nuestros asistentes virtuales (AV) con residencia en Estados Unidos se esfuerzan por cumplir y superar las necesidades y expectativas de los clientes. El asistente virtual es un miembro fundamental de Zirtual. El AV es el principal punto de contacto con los clientes y trabajará de forma independiente con ellos. El AV recibirá apoyo de su supervisor de cuentas asignado, quien ayudará a fortalecer la relación entre el AV y el cliente mediante modificaciones al plan, respuestas a consultas, retroalimentación sobre la calidad del servicio, resolución de problemas relacionados con la delegación y más. El AV brindará un servicio administrativo profesional de alto nivel al realizar las tareas y proyectos asignados por el cliente, asegurando su ejecución puntual y con la máxima calidad. El AV es responsable de ser el principal punto de contacto para los clientes asignados y de conocer bien las necesidades y preferencias de cada uno. El AV debe mantener una comunicación constante y proactiva con los clientes y con los supervisores de cuentas. Se espera que los asistentes virtuales estén disponibles para sus clientes durante el horario comercial acordado con cada cliente, pero no se exige disponibilidad las 24 horas del día. Los asistentes virtuales envían informes semanales de uso, responden a toda comunicación dentro de un plazo de dos horas, mantienen perfiles de clientes detallados y actualizados, y siguen las mejores prácticas de Zirtual para lograr el éxito. Funciones y responsabilidades esenciales: El AV puede ayudar al cliente con: Gestión y organización de proyectos- Facilitar la finalización oportuna de proyectos y objetivos Gestión de calendarios personales y empresariales- Programación y coordinación de citas según sea necesario Supervisión proactiva de los calendarios del cliente para identificar posibles conflictos y garantizar que el equipo optimice el tiempo del cliente Investigación- Esto puede incluir investigación sobre eventos, viajes, proyectos, etc. Entregar los resultados de la investigación a los miembros del equipo dentro del plazo establecido, basándose en las mejores prácticas aprendidas durante la capacitación de Zirtual y en las preferencias del equipo. Compras- Asegurar que las especificaciones de la compra satisfagan las expectativas del cliente. Elaboración y organización de informes de gastos según sea necesario. Tareas administrativas- Esto puede incluir, entre otras: gestión de bandejas de entrada, gestión de calendarios, transcripción, correspondencia comercial estándar, investigación y captura de datos. Gestión de bandejas de entrada de correo electrónico- Esto puede requerir, entre otras responsabilidades, responder a los correos electrónicos y organizarlos según sea necesario, conforme a las directrices específicas proporcionadas por el cliente y en línea con las políticas y prácticas de Zirtual. Gestión de redes sociales y marketing Asistencia a reuniones de forma virtual- Redacción de órdenes del día, toma de actas y seguimiento requerido. El AV debe mantener una comunicación continua y clara sobre el estado de las tareas, necesidades y preguntas con sus clientes. Para ello debe: reconocer todas las tareas asignadas dentro del plazo establecido asegurarse de comprender las fechas de vencimiento esperadas y comunicar cualquier cambio o retraso al cliente asegurarse de que el cliente esté informado sobre el uso de horas y las fechas de renovación enviando un informe semanal de uso, y, si así se solicita, un informe al final del día El AV debe estar abierto a recibir retroalimentación del supervisor de cuentas sobre indicadores clave de desempeño, calidad de las tareas y gestión del tiempo El AV contactará al supervisor de cuentas siempre que necesite apoyo adicional para tareas o cobertura del cliente durante vacaciones o enfermedad. El supervisor de cuentas facilitará la asistencia de otros AV. Registrar con precisión y en tiempo real todas las horas facturables para el cliente en el sistema oficial de seguimiento de tiempo de Zirtual. Otras funciones según se asignen. Requisitos Habilidades y atributos deseados: Habilidades claras, precisas, proactivas y profesionales de comunicación escrita y verbal Capacidad para organizar y priorizar eficazmente las tareas Capacidad para realizar múltiples tareas utilizando diversos programas y aprender nuevos programas según sea necesario Capacidad para comprometerse con Zirtual por un mínimo de un año Debe prestar atención meticulosa a los detalles, además de poseer la capacidad de comprender tareas complejas Capacidad para responder al estrés en un entorno dinámico Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para desarrollar rápidamente relaciones de trabajo Actitud afable y entusiasta hacia el trabajo en equipo Conocimientos sólidos sobre Internet, la web y computadoras Cualificaciones: Título de técnico superior, licenciatura o un mínimo de 5 años de experiencia como asistente ejecutivo de ejecutivos de alto nivel (C-level) Un mínimo de 4 años de experiencia administrativa Experiencia preferible trabajando con ejecutivos de alto nivel Dominio de Google Suite y Google Calendar, y fluidez en Microsoft Office Dominio de un programa de gestión de tareas como Trello o Asana Experiencia preferible con un programa de comunicación como Slack Experiencia preferible con una plataforma CRM como Salesforce, HubSpot o Zoho Experiencia preferible con un programa de informes de gastos como QuickBooks o Expensify Experiencia preferible con un programa de gestión de viajes como Concur Experiencia preferible con un programa de gestión de redes sociales como Hootsuite y WordPress Experiencia preferible con herramientas de inteligencia artificial Conexión a Internet confiable, computadora y teléfono Velocidad de escritura mínima de 50 palabras por minuto con precisión Disponibilidad durante el horario comercial (PST o EST) de lunes a viernes, salvo acuerdo escrito distinto con cada cliente Beneficios Remuneración Será remunerado como contratista independiente bajo el formulario 1099. Los AV reciben una cantidad fija correspondiente a los planes mensuales de sus clientes, con un salario mensual promedio entre $1500 y $3800, dependiendo de la combinación de clientes. Tras seis meses de antigüedad, el porcentaje de ingresos del AV puede aumentar, dependiendo de la utilización de los planes y la retención de clientes.