Asistente Ejecutivo (Temporal)

Descripción

Resumen: Apoya a un ejecutivo senior en tareas administrativas altamente diversas, utilizando criterio independiente para gestionar funciones complejas e información confidencial. Aspectos destacados: 1. Apoya a ejecutivos senior en tareas administrativas complejas y confidenciales 2. Utiliza criterio independiente para brindar apoyo ejecutivo 3. Oportunidad de trabajo temporal con posibilidad de contratación fija y potencial de crecimiento Bajo supervisión mínima, realiza tareas y asignaciones administrativas altamente diversas en apoyo a un ejecutivo senior. Asiste a los ejecutivos llevando a cabo una variedad de tareas administrativas complejas que implican contacto y exposición a información confidencial y/o propiedad exclusiva. Utiliza criterio independiente para determinar cuándo actuar en nombre del ejecutivo y cuándo derivar los problemas para su atención personal. Este es un puesto temporal con posibilidad de contratación fija. Funciones y responsabilidades esenciales Gestiona el calendario de los ejecutivos senior de acuerdo con las preferencias del ejecutivo; utiliza criterio independiente al asignar prioridades y equilibrar múltiples solicitudes de reuniones. Busca y mantiene una comprensión exhaustiva de las políticas y procedimientos de la empresa y del departamento para llevar a cabo eficaz y eficientemente sus funciones y responsabilidades; puede informar a personas dentro y fuera de la organización sobre las opiniones del ejecutivo respecto a políticas o temas importantes; establece prioridades de forma independiente. Atiende y filtra las llamadas telefónicas del ejecutivo y las deriva al personal adecuado; toma mensajes; responde a consultas altamente diversas provenientes de miembros de la alta dirección, empleados y el público en general; ofrece respuestas corteses y eficientes a las consultas telefónicas, determinando, mediante experiencia y capacitación, los límites y el alcance y tipo de información que puede proporcionarse. Recibe, clasifica, distribuye, abre y filtra el correo entrante. Categoriza y prioriza la respuesta requerida; utiliza iniciativa para preparar respuestas para su firma y para reunir información de fondo procedente de múltiples fuentes; hace seguimiento para garantizar que se adopte la acción adecuada y oportuna. Coordina procesos o proyectos para uno o varios ejecutivos, algunos de los cuales son altamente complejos, confidenciales y sensibles por naturaleza. Redacta memorandos rutinarios y no rutinarios, así como otra correspondencia interna y externa, y otros formularios y documentos departamentales; puede preparar borradores iniciales de documentos y/o editar y sugerir cambios en documentos elaborados por otras personas; el material puede requerir familiaridad con expresiones comerciales y técnicas comunes. Organiza viajes; reservas de alojamiento hotelero y transporte; prepara itinerarios detallados y compila documentos relacionados con los viajes. Verifica y codifica facturas y las remite al ejecutivo correspondiente para su firma Prepara y supervisa el pago de los informes de gastos. Verifica y codifica facturas y las remite al ejecutivo correspondiente para su firma. Mantiene registros y archivos precisos. Los sistemas de archivo incluyen copias impresas, disquetes y sistemas de red. Asegura que los archivos estén en el formato adecuado y se archiven oportunamente. Proporciona información de los archivos según se solicite. Coordina reuniones internas y externas, tales como enviar invitaciones, organizar catering, reservar lugares, compilar carpetas y/u otros materiales informativos, preparar agendas y confirmar asistentes. Coordina la recopilación y compilación de materiales para reuniones y otros fines, incluidas reuniones del personal, reuniones mensuales de gestión, informes mensuales de gestión, etc., combinando frecuentemente materiales específicos del departamento en un único documento operativo; asegura que los informes se reciban y entreguen a tiempo; puede aportar ideas sobre el formato y diseño de la presentación gráfica de los datos; puede crear carpetas con toda la información presentada. Ayuda en la elaboración del presupuesto anual del departamento, recopilando e integrando los presupuestos departamentales en un único presupuesto grupal; asegura que los jefes de departamento cumplan con el cronograma presupuestario y que todas las actividades presupuestarias se completen a tiempo. Asiste en la elaboración de presentaciones, incluida la preparación de diapositivas para proyector, investigación de temas, etc. Puede cubrir puntualmente las funciones de recepcionista, según la prioridad de otros proyectos. Requisitos Los requisitos enumerados a continuación son representativos de los conocimientos, habilidades y/o capacidades necesarios. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidad desempeñen las funciones esenciales. Excelentes habilidades interpersonales: seguridad en sí mismo y capacidad para interactuar positivamente con empleados de todos los niveles, proveedores, clientes, distribuidores y ejecutivos. Tipista rápido y preciso con excelente dominio del idioma inglés, incluidas sólidas habilidades ortográficas y gramaticales. Habilidades demostradas de organización, con gran atención al detalle. Capacidad demostrada para trabajar de forma independiente en tareas rutinarias cuando existen políticas y procedimientos claros, y para trabajar con orientación general en tareas nuevas o únicas. Capacidad comprobada para mantener y proteger información confidencial. Conocimientos avanzados de Microsoft Outlook, Excel, Word y PowerPoint. Excelente dominio del idioma inglés; buenas habilidades ortográficas y gramaticales. Educación y experiencia Título de técnico universitario obligatorio; título universitario preferible. Más de 6 años de experiencia administrativa relacionada, incluida experiencia apoyando a la alta dirección. Para puestos ubicados en Estados Unidos que requieren acceso a instalaciones hospitalarias, debe ser elegible y mantener las credenciales exigidas en todos los hospitales requeridos, incluido el cumplimiento de cualquier requisito físico o de vacunación aplicable (incluida la vacuna contra la COVID-19, según corresponda). ATEC se compromete a ofrecer oportunidades iguales de empleo a sus empleados y solicitantes sin discriminación por raza, color, religión, origen nacional, edad, sexo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género u otro estatus protegido, conforme a todas las leyes federales, estatales o locales aplicables. Además, ATEC realizará adaptaciones razonables necesarias para cumplir con las leyes contra la discriminación por discapacidad. Rango salarial Alphatec Spine, Inc. cumple con las leyes estatales y federales sobre salarios y horas, y la remuneración depende de las calificaciones del candidato, su educación, conjunto de habilidades, años de experiencia y equidad interna. $38,00 a $42,00 por hora (Tiempo completo, Temporal)