Asistente de Grupo de Práctica (Centro de Seattle)

Descripción

Resumen: Este puesto brinda apoyo administrativo y de oficina esencial a los asistentes jurídicos, centrándose en la gestión de expedientes, la organización de documentos y la preparación de envíos postales. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de brindar apoyo administrativo y de oficina jurídico fundamental 2. Participación en la gestión detallada de expedientes y la organización de documentos 3. Trabajo en un entorno de equipo dinámico que apoya a profesionales del derecho Supervisión directa: Director de Operaciones. Asimismo, recibe instrucciones y asignaciones de tareas relacionadas con proyectos de otros gerentes y abogados de la firma. Puestos supervisados: Ninguno Departamento: Oficina de Apoyo Condición laboral: No exento Horario: De 8:30 a. m. a 5:00 p. m., de lunes a viernes, presencial. Propósito del puesto El puesto de Asistente de Grupo de Práctica satisface muchas de nuestras necesidades administrativas y de apoyo jurídico. El propósito principal de este puesto es brindar apoyo administrativo y de oficina a los asistentes jurídicos mediante la creación de expedientes en nuestro software de gestión de casos, el almacenamiento de archivos en las ubicaciones adecuadas dentro de nuestro sistema de gestión de documentos, la preparación de una gran cantidad de envíos postales salientes y otras tareas (según se asignen). Este puesto depende directamente del Director de Operaciones, forma parte del equipo de Oficina de Apoyo y recibirá la mayor parte de sus tareas directamente de los asistentes jurídicos. A. Funciones esenciales y deberes básicos • Crear nuevos expedientes en el software legal de gestión de casos (LawBase) para nuevos asuntos de desalojo residencial y agregar recordatorios («bring-ups») para fechas de audiencias y otros plazos críticos según se solicite • Guardar archivos adjuntos de correos electrónicos (incluyendo pruebas proporcionadas cuando sea necesario) en el espacio de trabajo adecuado del sistema de gestión de documentos (NetDocuments), siguiendo las convenciones correctas de nomenclatura y perfilado • Preparar y añadir hojas de portada a los documentos recibidos por fax o entrega personal, para que puedan presentarse ante el tribunal • Ayudar a organizar una gran cantidad de documentos impresos y llevar un registro de cuándo pueden desecharse adecuadamente • Imprimir, ensamblar y enviar numerosos tipos diferentes de envíos postales • Atención de solicitudes (incluidas preguntas o tareas de asistentes jurídicos y abogados que deben resolverse mientras se esté físicamente en la oficina) • Ejemplos: proyectos de impresión, indexación de expedientes, grandes proyectos de escaneo, grandes proyectos postales (incluidos los avisos de incumplimiento), preparación de carpetas digitales e impresas (incluidas carpetas para audiencias); gestiones en tribunales • Sustitución temporal de otros puestos de la Oficina de Apoyo según sea necesario • Apoyo en la capacitación del nuevo personal de la Oficina de Apoyo en los procedimientos operativos estándar B. Cualificaciones • Debe tener una atención extremadamente minuciosa y producir trabajos precisos • Debe ser organizado y poseer excelentes habilidades de seguimiento • Excelentes habilidades verbales y de comunicación (especialmente escrita) • Debe sentirse cómodo comunicándose con personas de todos los niveles de la firma por teléfono, correo electrónico y en persona, con confianza y claridad • Capacidad para resolver problemas de manera metódica y práctica • Capacidad para prosperar en un entorno de equipo y buscar oportunidades para ayudar a los compañeros • Debe mantener una actitud positiva en un entorno laboral acelerado • Debe estar orientado a soluciones y al servicio al cliente • Habilidades interpersonales sólidas son indispensables • Autónomo, iniciador de tareas, con capacidad para trabajar de forma independiente así como en equipo • Conocimiento práctico de aplicaciones informáticas de oficina estándar (MS Office), incluidos Outlook, Word y Excel • Debe poder levantar regularmente cargas de hasta 40 libras y permanecer de pie durante todo el día • Se prefiere experiencia previa en administración de oficina • Se prefiere título universitario C. Actividades físicas y requisitos de este puesto Fuerza física: • Capacidad para levantar y transportar suministros de oficina de forma independiente, que pueden incluir cajas de papel (hasta 40 libras) en diversos entornos. Capacidad para permanecer de pie y trabajar durante períodos prolongados, por ejemplo, al realizar grandes trabajos de copiado o escaneo. Capacidad para sentarse y trabajar durante períodos prolongados, por ejemplo, en tareas de producción de documentos. Destreza manual: • Capacidad para usar dedos, muñecas y manos para realizar movimientos repetitivos durante largos períodos de tiempo. Capacidad visual: • Agudeza visual promedio y normal necesaria para preparar o inspeccionar documentos y operar equipos. D. Actividades mentales y requisitos de este puesto Habilidades de razonamiento: • Capacidad para aplicar el sentido común y ejecutar instrucciones detalladas; • Capacidad para organizar y priorizar proyectos y tareas; y • Capacidad para gestionar con éxito y resolver finalmente una variedad de problemas. Habilidades de comunicación: • Capacidad para demostrar constantemente la habilidad de mantener buenas relaciones profesionales con compañeros de trabajo y clientes mientras se cumplen las funciones laborales y se resuelven problemas junto con otros; • Capacidad para expresar ideas e información verbalmente utilizando un buen vocabulario, con diplomacia y tacto; y • Capacidad para comunicarse por escrito utilizando una sintaxis gramaticalmente correcta, así como ortografía y puntuación adecuadas. E. Condiciones de trabajo No existen condiciones peligrosas (como en una oficina típica). F. Información relacionada En ningún caso deben interpretarse los deberes, responsabilidades y requisitos descritos en este documento como exhaustivos. De conformidad con la Ley Estadounidense para Personas con Discapacidades (ADA), es posible modificar los requisitos para dar una adaptación razonable a personas con discapacidad. Sin embargo, no se realizará ninguna adaptación que pueda representar riesgos graves para la salud o la seguridad del empleado u otros, ni que imponga cargas indebidas a la organización. Las descripciones de puestos no constituyen ni pretenden crear contratos laborales. La organización mantiene su condición de empleador «at-will». G. Programación de evaluaciones de desempeño para este puesto Las evaluaciones formales de desempeño normalmente se realizan tras los primeros 90 días de empleo y anualmente en la fecha aniversario de la contratación o promoción. El desempeño de los empleados se evalúa en las siguientes categorías: conocimiento del puesto; confiabilidad y dependencia; producto escrito; exactitud y calidad del trabajo; adaptabilidad y flexibilidad; productividad y habilidades organizativas; profesionalismo y relaciones laborales; juicio e iniciativa; compromiso y apoyo al cliente; y calificación general.