Asistente de Operaciones (Centro de Vancouver)

Descripción

Resumen: Este Asistente de Operaciones apoya al director ejecutivo (CEO) y al gerente de operaciones gestionando la facturación y brindando asistencia operativa, administrativa y de marketing para garantizar el funcionamiento fluido de la firma. Aspectos destacados: 1. Apoya al director ejecutivo (CEO) y al gerente de operaciones para garantizar el funcionamiento fluido de la firma 2. Se encarga de la función de facturación de la firma, asegurando su exactitud y puntualidad 3. Brinda apoyo operativo, administrativo y de marketing Acerca de NW Legacy Law NW Legacy Law, P.S. es una firma especializada en planificación patrimonial y sucesiones con sede en Vancouver, Washington. Fundada en 2014, ayudamos a nuestros clientes a proteger lo que han construido, a proveer para las personas a las que aman y a dejar un legado duradero para las generaciones futuras. Tomamos nuestro trabajo en serio. Nuestro equipo es directo y se exige altos estándares. Valoramos a las personas que toman la iniciativa, comunican con claridad y actúan con integridad tanto con los clientes como con sus colegas. Si aportas lo mejor de ti y esperas lo mismo de los demás, te integrarás muy bien aquí. Descripción general del puesto El Asistente de Operaciones apoya al director ejecutivo (CEO) y al gerente de operaciones para mantener el funcionamiento fluido de la firma. Este puesto asume la responsabilidad de la función de facturación de la firma, asegurando que las facturas a clientes, los pagos y las cuentas por cobrar sean exactos y oportunos. También brinda apoyo operativo, administrativo y de marketing en toda la firma. Cuando este puesto funciona adecuadamente, el resto del equipo puede centrarse en los clientes. Ese es su impacto. Principales responsabilidades Apoyo contable • Gestionar y pagar los gastos operativos de la firma, los contratos con proveedores y los acuerdos operativos. • Mantener un catálogo de gastos de la firma con instrucciones para contratos, suscripciones y acuerdos. Facturación • Generar, revisar y enviar las facturas a los clientes en cada ciclo de facturación mediante el sistema de gestión de la práctica de la firma. • Preparar facturas preliminares y remitirlas al abogado responsable para su revisión y aprobación antes de finalizar las facturas. • Revisar las entradas de tiempo y gastos para verificar su exactitud, integridad y codificación correcta por asunto antes de facturar. • Aplicar los pagos, anticipos y fondos en fiducia de los clientes a los asuntos y facturas correspondientes. • Reconciliar mensualmente los saldos de anticipos y fondos en fiducia y solicitar su reposición cuando los saldos caigan por debajo de los umbrales establecidos por la firma. • Configurar y mantener planes de pago, y supervisar los pagos programados para los asuntos incluidos en dichos planes. • Gestionar la facturación recurrente para el Programa de Atención al Cliente (CCP) y los asuntos de Agente Registrado (RA). • Supervisar las cuentas por cobrar y seguir los casos de facturas vencidas según las indicaciones recibidas. • Preparar informes mensuales de facturación y cobranza para la dirección. • Responder profesional y oportunamente a las consultas de los clientes sobre facturación y resolver discrepancias en las facturas de forma inmediata y profesional. Apoyo al director ejecutivo (CEO) / gerente de operaciones • Asistir en la gestión de agendas, tareas de contratación y procesos de incorporación y separación de miembros del equipo. • Coordinar y ejecutar reuniones del equipo y eventos internos. • Asistir en actividades de marketing según las indicaciones recibidas. • Gestionar la distribución de comunicaciones, anuncios e invitaciones de la firma. Apoyo al Programa de Atención al Cliente (CCP) • Colaborar con el gerente de operaciones y el líder del equipo CCP para elaborar el calendario anual de eventos para clientes. • Coordinar y ejecutar los eventos para clientes del CCP. • Apoyar el paquete anual de renovación de miembros del CCP. Apoyo de marketing y marca • Apoyar proyectos de marketing según las indicaciones recibidas. • Supervisar el volumen de llamadas de contacto inicial y actualizar a la dirección según sea necesario. • Supervisar y registrar las reseñas en línea (Google, Yelp y Facebook). • Rastrear oportunidades de premios para la firma (Mejor de Clark County, Mejor en Negocios). • Publicar contenido aprobado en plataformas de redes sociales y mantener el canal de YouTube. Gestión de oficina • Coordinar solicitudes de mantenimiento y servicios de limpieza. • Gestionar y mantener el sistema telefónico. • Actuar como principal enlace con los proveedores: mantenimiento, eventos, contratistas, inspecciones y tecnología. • Coordinar revisiones anuales de servicios con socios externos. Administrativo • Catalogar todas las comunicaciones con los clientes y mantener los archivos y asuntos de los clientes. • Asegurar que los archivos de los clientes reflejen el estado actual de facturación y pagos. • Escanear, nombrar y archivar documentos conforme a los estándares de la firma. • Agendar reuniones y llamadas de clientes para abogados y miembros del equipo según se solicite. • Realizar seguimiento con los clientes según se indique. Responsabilidades generales • Responder profesional y atentamente a las llamadas entrantes. • Responder de forma oportuna y profesional a correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes internos. • Cumplir sistemáticamente con plazos y compromisos tanto para la firma como para los clientes. • Asistir a todas las reuniones requeridas con clientes y de la firma, preparado y listo para contribuir. • Cumplir sistemáticamente con todas las políticas y procedimientos de la firma. Cualificaciones requeridas • Excelentes habilidades de servicio al cliente y presencia profesional al teléfono. • Conocimientos sólidos de Adobe Acrobat y Microsoft Office (Outlook, Word y Excel). • Conocimientos básicos de contabilidad o teneduría de libros, incluida familiaridad con facturación y conciliaciones. • Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente y cumplirlas sin necesidad de recordatorios. • Atención al detalle y hábitos organizativos sólidos. • Capacidad de autogestión y adaptación en un entorno dinámico. Cualificaciones preferidas • Velocidad de mecanografía de 40 o más palabras por minuto. • Experiencia general en oficinas dentro de un entorno de servicios profesionales. • Familiaridad con plataformas CRM y herramientas de flujo de trabajo (como Trello o Asana). • Experiencia con software legal de facturación o gestión de la práctica (Clio, PracticePanther, Smokeball o similares). • Familiaridad con la contabilidad fiduciaria o de anticipos en un entorno de servicios profesionales. Remuneración y beneficios NW Legacy Law ofrece un paquete integral de beneficios: Remuneración: $23,00 - $26,00 por hora, según experiencia y calificaciones Seguro médico: Cobertura médica disponible tras 60 días de empleo Plan 401(k): Elegible tras 4 meses; la firma aporta un 4 % de coincidencia sobre una contribución del 5 % Días de permiso remunerado (PTO): 10 días en el primer año, aumentando a 15 días tras 2 años y a 20 días tras 6 años Licencia sabática: Licencia remunerada de 4 semanas tras cada 4 años de servicio Seguro de vida y discapacidad: Seguro básico de vida, seguro de vida accidental y de sobrevivencia (AD&D) y seguro de discapacidad a largo plazo, sin costo alguno Desarrollo profesional: Presupuesto anual para capacitación, conferencias y educación continua Beneficios adicionales: Días festivos pagados, licencia por duelo, asesoramiento del programa de asistencia al empleado (EAP) y servicios gratuitos de planificación patrimonial Entorno laboral Este es un puesto de tiempo completo y presencial en nuestra oficina de Vancouver, Washington. El puesto está ubicado en un espacio compartido de oficina en el segundo piso. Debes sentirte cómodo sentado o de pie frente a una computadora durante largos períodos y ser capaz de subir escaleras, agacharte, alcanzar objetos y levantar hasta 50 libras. NW Legacy Law opera en un estado donde rige la relación laboral «at-will» (libre terminación), como es el caso de Washington. La firma valora la confianza, la rendición de cuentas y los resultados, y anima a los miembros del equipo a encontrar un ritmo que favorezca un alto desempeño y una carga de trabajo sostenible. Cómo aplicar Para postularte, envía dos archivos PDF a jobs@nwlegacylaw.com: un currículum y una carta de presentación que describa tu experiencia relevante. Por favor, incluye un breve mensaje de transmisión en el cuerpo de tu correo electrónico.