Descripción
Resumen:
Buscamos un experimentado Gerente de Oficina/Operaciones para liderar las operaciones diarias, así como las necesidades de clientes y proyectos, garantizando un servicio de primera categoría y moldeando los procesos organizacionales.
Aspectos destacados:
1. Oportunidad de gestionar proyectos exclusivos y de alto perfil
2. Posibilidad de dar forma a la próxima generación de estándares y cultura
3. Entorno que valora la maestría técnica y el equilibrio humano
Sobre nosotros:
Durante más de 17 años, hemos colaborado con propietarios distinguidos, arquitectos de élite, diseñadores de interiores y constructores para incorporar inteligencia y sofisticación en algunas de las viviendas más extraordinarias de varios millones de dólares en las regiones de California del Sur y Mountain West. Desde transformaciones técnicas integrales de viviendas, estudios de grabación y salas de cine personalizadas, ofrecemos un nivel de diseño adaptado específicamente a las necesidades de cada cliente. Nuestros clientes nos acompañan en la transformación de sus propiedades en todo el país y alrededor del mundo. Nuestra cultura empresarial es sencilla: ser los mejores en lo que hacemos y disfrutar mucho haciéndolo.
La oportunidad:
Buscamos un experimentado Gerente de Oficina/Operaciones que ya haya tenido éxito en este puesto, aportando sólidas habilidades organizativas y de anticipación para gestionar las operaciones diarias, así como las necesidades de clientes y proyectos, conforme a la dirección y los estándares de la empresa. Este no es un puesto de nivel inicial. Buscamos a alguien capaz de coordinar y garantizar un servicio al cliente de primera categoría para propiedades de varios millones de dólares, además de contribuir a definir los procesos y estándares que marcarán nuestro próximo capítulo. Su liderazgo influirá en todo, desde la organización hasta la ejecución: mantendrá y innovará la estructura organizacional para asegurar escalabilidad futura, eficiencia e innovación técnica.
Qué buscamos:
3–5+ años de experiencia en gestión de operaciones o de oficina en un entorno profesional (preferentemente en los sectores de iluminación, control de persianas, audio, video, redes o construcción).
Habilidades organizativas excepcionales, con capacidad para priorizar y gestionar plazos concurrentes.
Conocimiento profundo de Google Workspace (Portal de administración, Drive, Docs, Sheets) y Zoom.
Atención meticulosa a los detalles y destreza en el formato de documentos, así como en la implementación y gestión de fórmulas y datos registrados en Sheets.
Habilidades comunicativas excepcionales y profesionalismo orientado al cliente, idealmente en entornos de lujo. Alto nivel de discreción y buen juicio al manejar información confidencial.
Capacidad de colaboración y serenidad bajo presión, con una actitud proactiva de «encontrar una solución» y conservando el sentido del humor.
Líder orientado a los procesos, que aporte estructura, rigor técnico y resolución creativa de problemas en entornos dinámicos, asegurando resultados de alta calidad.
Capacidad para mejorar e implementar sistemas organizativos que maximicen el flujo de trabajo y la gestión de datos.
Competencia en la coordinación con proveedores y la gestión de contratos.
Dominio fluido del inglés, tanto escrito como hablado, con excelentes habilidades de documentación. El español es un valor añadido, aunque no es obligatorio. Se prefiere título universitario.
Qué hará:
Tareas administrativas: atención telefónica, comunicación general por correo electrónico, respuesta a correos electrónicos y llamadas telefónicas dentro de una hora, actualización e información de calendarios para cualquier miembro del personal requerido en citas y reuniones, gestión de bases de datos, notas de reuniones, registro de gastos / apoyo según sea necesario para el contador o contable. Reserva de viajes y alojamiento según corresponda y seguimiento de los gastos de viaje.
Gestión de contratos: actualización y edición de materiales existentes, redacción de entregables detallados, mantenimiento de cronogramas de proyectos, órdenes de cambio, obtención de firmas y garantía de que los contratos sean totalmente ejecutables y facturados en las fases adecuadas.
Comunicación con clientes: enfoque de servicio de primera categoría para la gestión de relaciones, programación, propuestas y facturación. Anticipación proactiva de necesidades y cumplimiento de solicitudes más allá de las expectativas. Actualización y edición de manuales existentes para clientes, distribución a las partes correspondientes y apoyo según sea necesario y bajo demanda.
Coordinación de proyectos: revisión de contratos y mantenimiento de entregables programados, coordinación del equipo, programación y apoyo. Registro de tareas personales y del equipo en la base de datos de gestión de proyectos, mantenimiento de la comunicación, seguimiento y gestión de tareas dentro del equipo.
Gestión de suministros: realización de pedidos de materiales, aseguramiento de que los suministros necesarios estén disponibles antes de los plazos establecidos para los proyectos, generación de listas de empaque y conocimientos de embarque, coordinación de entregas, gestión de comunicaciones con urgencia temporal para garantizar su recepción tanto interna como externamente, y facilitación de la logística según sea necesario.
Relaciones con proveedores: mantenimiento de una comunicación positiva, aseguramiento del cumplimiento de entregables acordes a las exigencias del proyecto, auditoría de costos de materiales y negociación para obtener los mejores precios.
Apoyo ejecutivo: tareas diversas según sea necesario, programación, coordinación de viajes, investigación de mercado.
Desarrollo de sistemas: creación de sistemas de oficina para agilizar las instalaciones y maximizar las oportunidades de eficiencia de MLTS, así como mejoras continuas tanto en tareas como en metodologías.
Elevación del desempeño del equipo, promoviendo una calidad constante entre los distintos departamentos.
Definición, documentación y aplicación de estándares operativos y técnicos alineados con la excelencia corporativa.
Por qué unirse a nosotros:
Remuneración competitiva: Gerente de Oficina/Operaciones según experiencia, $67 000–$87 000 anuales
Paquete completo de beneficios: plan 401(k), seguro médico, dental y visual, además de días festivos remunerados y tiempo libre pagado (PTO).
Trabajo principalmente remoto, con algunos viajes presenciales según sea necesario.
La oportunidad de gestionar proyectos exclusivos y de alto perfil que pocos integradores llegan a manejar jamás.
Un entorno que valora la maestría técnica y el equilibrio humano, donde hacer las cosas correctamente y tratar bien a las personas coexisten de forma natural.
La posibilidad de dar forma a la próxima generación de estándares y cultura en una empresa construida sobre una trayectoria de 17 años de excelencia.
Este puesto está diseñado para alguien que se enorgullece de la ejecución precisa, la comunicación clara y los resultados de clase mundial, manteniendo siempre la perspectiva y disfrutando del proceso. Creemos que la excelencia y el disfrute no son opuestos: son socios en un éxito significativo y duradero. Si esto le describe y cumple con los requisitos anteriores, ¡nos encantaría conocerlo.
Tiempo completo
Presencial
Los Angeles,California
