Administrador Asistente de Propiedades II

Descripción

Resumen: El Administrador Asistente de Propiedades II apoya las operaciones de administración de propiedades, centrándose en la satisfacción de los inquilinos, la coordinación con proveedores y la excelencia operativa dentro de un entorno dinámico del sector inmobiliario. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de brindar un servicio y atención de alta calidad a los inquilinos 2. Apoyo al equipo de administración de propiedades en las operaciones diarias y el cumplimiento normativo 3. Entorno con mentalidad de crecimiento para aprender y marcar una diferencia Tarifa de pago Entre $22 y $24 por hora Resumen y objetivos  Como Administrador Asistente de Propiedades II en Coastline Equity, desempeñará un papel fundamental al brindar un servicio y atención de alta calidad a nuestros inquilinos y al apoyar al equipo de administración de propiedades en las operaciones diarias. Colaborará estrechamente con un Administrador Senior de Propiedades para garantizar que nuestras propiedades cumplan con las normativas, se mantengan adecuadamente y funcionen de forma eficiente. Con un enfoque en la satisfacción de los inquilinos, la coordinación con proveedores y la excelencia operativa, su trabajo impactará directamente el desempeño de las propiedades y la experiencia de nuestros residentes. Buscamos a alguien con mentalidad de crecimiento, con visión para la mejora de procesos y con pasión por transformar los desafíos en oportunidades. Este puesto es ideal para un profesional orientado al detalle y proactivo, interesado en aprender, crecer y marcar una diferencia en un entorno dinámico y de apoyo dentro del sector inmobiliario. Responsabilidades y funciones clave   1. Comunicación con inquilinos y proveedores Actuar como punto de contacto para las necesidades de inquilinos y proveedores, asegurando que todas las interacciones reflejen una actitud centrada en el cliente. Responder de forma oportuna y profesional a llamadas telefónicas, mensajes de voz y correos electrónicos. Atender las responsabilidades fuera del horario laboral y las guardias de emergencia, brindando un servicio ágil durante momentos de alta presión. 2. Coordinación de mantenimiento Colaborar con el Administrador Senior de Propiedades para garantizar servicios de mantenimiento oportunos y de alta calidad. Realizar licitaciones, programar y hacer seguimiento de todos los trabajos de reparación, manteniendo la documentación correspondiente en AppFolio. Llevar a cabo inspecciones de entrada, salida y rutinarias para garantizar la habitabilidad y la seguridad. Asistir en la coordinación de la documentación de seguros de los proveedores y asegurar que estos estén autorizados para realizar los trabajos. 3. Gestión de inquilinos y rentas Apoyar los procesos de cobro de rentas, incluidos los seguimientos de morosidad y la aplicación de los acuerdos de arrendamiento. Preparar y gestionar la documentación relacionada con los procedimientos cuando sea necesario. Ayudar a gestionar y verificar los registros de rentas y garantizar que toda la documentación relacionada con los inquilinos sea precisa. 4. Operaciones administrativas Presentar facturas para su procesamiento contable (A/P), hacer un seguimiento de los pagos a proveedores y gestionar la documentación relacionada con las facturas. Mantener archivos completos y precisos de inquilinos, proveedores y mantenimiento en AppFolio. Supervisar los sistemas de control de llaves y garantizar que se mantenga una organización física y digital adecuada. Asistir en la programación de citas con posibles inquilinos, proveedores y equipos internos. 5. Tecnología y mejoras de eficiencia Aprovechar herramientas de administración de propiedades, como AppFolio, para el seguimiento de órdenes de trabajo, la documentación y la gestión de calendarios y tareas. Identificar áreas de mejora de procesos mediante tecnología y automatización de flujos de trabajo, incluida la inteligencia artificial (IA). Mantenerse actualizado sobre las novedades en los sistemas y software relacionados con el sector. 6. Colaboración y cumplimiento normativo Mantener una relación colaborativa con el Administrador Senior de Propiedades y otros departamentos. Contribuir al cumplimiento normativo, mantener áreas de trabajo limpias y seguras, y apoyar las prácticas de seguridad en las propiedades. Participar en iniciativas internas destinadas a mejorar las operaciones, la documentación y los flujos de trabajo entre departamentos. Requisitos Habilidades y competencias Resolución de problemas: Aborda los desafíos con creatividad y capacidad de respuesta. Orientación a la acción: Afronta las operaciones diarias con energía y una actitud de «hacerlo ya». Comunicación: Clara, respetuosa y constante tanto en interacciones escritas como verbales. Gestión de calendario y tareas: Mantiene los horarios y listas de pendientes actualizados, con una gran atención al detalle. Conciencia de riesgos: Reconoce posibles problemas y toma medidas proactivas para mitigarlos. Enfoque en el servicio al cliente: Comprende la importancia de la retención de inquilinos y de mantener relaciones positivas con los proveedores. Preparación tecnológica e IA: Se siente cómodo utilizando herramientas digitales y explorando nuevas plataformas para aumentar la eficiencia.   Cualificaciones requeridas Al menos 2 años de experiencia laboral en oficina, en un entorno administrativo u oficinista. Al menos 3 años de experiencia en servicio al cliente en un entorno acelerado o de alto volumen. Excelentes habilidades organizativas y de comunicación verbal y escrita. Capacidad demostrada para realizar múltiples tareas y gestionar una lista completa de pendientes con priorización adecuada. Interés en el sector inmobiliario y obtención de la licencia de bienes raíces de California dentro de los dos años siguientes. Capacidad para manejar situaciones emergentes y de alta presión, incluida la respuesta ante emergencias. Competencia en la suite Microsoft Office. Cualificaciones preferidas Experiencia previa en administración de propiedades, arrendamiento, coordinación de mantenimiento o inspecciones. Familiaridad con software de administración de propiedades, preferiblemente AppFolio. Conocimiento de los procesos de cobro de rentas, aplicación de contratos de arrendamiento y documentación relacionada. Experiencia presentando facturas para contabilidad (A/P) y gestionando informes básicos a nivel de propiedad. Conocimientos básicos sobre documentación de seguros, seguimiento de mano de obra en órdenes de trabajo o procedimientos relacionados con rentas. Qué buscamos: Buscamos un miembro del equipo motivado, adaptable y curioso, con pasión por apoyar a los inquilinos, resolver problemas y lograr resultados. Tendrá éxito en este puesto si: Destaca en un entorno acelerado y en constante cambio. Está entusiasmado por explorar nuevas herramientas, incluidas las plataformas impulsadas por IA. Cree en tomar la iniciativa y cumplir con excelencia. Desea construir una carrera a largo plazo en el sector inmobiliario mediante el aprendizaje práctico. Valora formar parte de un equipo colaborativo y de apoyo.   ¿Por qué unirse al equipo de Coastline Equity? Coastline Equity es una empresa centrada en las personas, dedicada a ofrecer servicios excepcionales de administración de propiedades mediante equidad, compromiso con el cliente y constante innovación. Al unirse a nuestro equipo, usted: Recibirá tutoría directa y coaching en tiempo real. Tendrá acceso a sistemas modernos que facilitan un trabajo más inteligente. Formará parte de una cultura que valora el crecimiento y el aprendizaje continuo. Contribuirá a una empresa donde «Equidad para todos», «Cliente primero» y «Crecimiento e innovación» no son solo eslóganes, sino la forma en que operamos cada día. Beneficios Días de descanso remunerados (PTO) Seguro médico, dental y de visión  Seguro de vida Plan 401(k) Capacitación y desarrollo