Gerente de Oficina Administrativa

Descripción

Resumen: Este puesto supervisa todas las funciones de la oficina administrativa en atención a largo plazo, garantizando el cumplimiento de las políticas y gestionando las operaciones del ciclo de ingresos. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de generar un impacto significativo en el bienestar de los pacientes y las comunidades 2. Fomento de un entorno laboral colaborativo, inclusivo y de apoyo 3. Oportunidades de crecimiento, desarrollo y ascenso Postular ahora Descripción general: Estamos comprometidos con mejorar las vidas que tocamos mediante la prestación de atención de alta calidad y un servicio excepcional. Como proveedor líder en el sector de atención a largo plazo, creemos en fomentar un entorno laboral colaborativo, inclusivo y de apoyo, donde cada miembro del equipo sea valorado y empoderado para marcar una diferencia. Ya sea que tenga experiencia profesional o esté iniciando su carrera, ofrecemos oportunidades de crecimiento, desarrollo y ascenso en una amplia variedad de puestos. Únase a nosotros en nuestra misión de mejorar el bienestar de nuestros pacientes y residentes, al tiempo que generamos un impacto significativo en las comunidades a las que servimos.   Responsabilidades: El Gerente de Oficina Administrativa («GOA») debe conocer las políticas y procedimientos de la empresa relacionados con todas las áreas de la gestión del ciclo de ingresos, lo que incluye el censo, los servicios complementarios, la facturación, los ajustes, los depósitos, los cobros, los casos pendientes de Medicaid y los fondos de los residentes. El GOA también debe tener conocimientos prácticos sobre cuentas por pagar. El GOA supervisa todas las funciones de la oficina administrativa y es responsable de garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos en todas las áreas relacionadas. El GOA debe esforzarse por alcanzar todas las metas establecidas para la gestión del ciclo de ingresos (GCI). Este puesto supervisa regularmente a dos o más empleados de tiempo completo (o su equivalente) dentro del departamento de oficina administrativa/administración del centro, lo que puede incluir al Asistente del Gerente de Oficina Administrativa, contadores y recepcionistas. El GOA interactúa regularmente con el Director Ejecutivo del Centro y con otros jefes de departamento, como Admisiones, Clínico y Servicios Sociales. Además, el GOA trabaja estrechamente con el Gerente del Ciclo de Ingresos de su mercado para recibir capacitación y apoyo, y mantiene una comunicación constante con la Oficina Centralizada de Facturación (OCF). También interactúa con las partes responsables, abogados y agencias externas respecto a asuntos financieros.   RESPONSABILIDADES/RESPONSABILIDADES: 1. Gestiona, capacita, organiza, evalúa y supervisa al personal de la oficina administrativa, lo que puede incluir, entre otros, al Asistente del Gerente de Oficina Administrativa, al contador y a los recepcionistas; además delega autoridad administrativa, responsabilidad y rendición de cuentas a otro personal de la oficina según sea necesario y aplicable; 2. Es responsable de cumplir con los plazos para aprobar las hojas de registro de horas y las solicitudes de permisos de sus subordinados directos, en relación con el ciclo de nómina del centro; 3. Asegura que los sistemas y controles estén implementados y cumple con todas las políticas y procedimientos establecidos en los manuales de políticas, así como con los plazos diarios, semanales y mensuales establecidos; 4. Sigue los procesos comerciales de la GCI y supervisa la finalización oportuna y precisa de todas las funciones de la oficina administrativa en las áreas de censo, servicios complementarios, facturación, ajustes, cobros, cancelaciones, reembolsos y depósitos; 5. Gestiona todos los procedimientos relativos al Fondo Fiduciario de los Residentes y garantiza el estricto cumplimiento de todas las regulaciones estatales y federales, así como de las políticas de la empresa, y mantiene archivos confidenciales; 6. Se reúne con el personal de la oficina o le asigna esta tarea para llevar a cabo una reunión financiera de 72 horas con los nuevos ingresos (residente y/o parte responsable), a fin de explicar las obligaciones financieras y la documentación correspondiente; revisa los archivos de admisión cargados y reporta al equipo del centro la información financiera faltante; 7. Cumple y supervisa el cumplimiento por parte del personal de la separación de funciones en la manipulación de efectivo y su contabilización; 8. Se reúne con los residentes o las partes responsables al momento del egreso, o asegura que otro miembro del personal lo haga, para explicar cualquier obligación financiera pendiente; 9. Supervisa la reducción gradual de pagos privados y su conversión oportuna a «pendiente de Medicaid»; gestiona el seguimiento de los casos «pendientes de Medicaid» y todos los procesos relacionados, incluida la escalación ante las autoridades locales para obtener aprobaciones, así como el uso de abogados externos para la tutela o la asistencia con residentes/familias poco cooperativas; 10. Garantiza que la facturación anticipada privada se realice según la fecha programada y el plazo establecido; gestiona todos los procesos de cierre mensual, incluida la finalización de la entrada de datos, la revisión y corrección de reclamaciones preliminares, la conciliación del censo y todas las demás tareas de la lista de verificación; asegura el cumplimiento de los plazos y que el cierre mensual se complete a la hora establecida en el tercer día hábil; 11. Gestiona las responsabilidades de cobro de cuentas por cobrar del centro para pagos privados, siguiendo la cronología de cobro; gestiona el cobro de pagadores descentralizados; garantiza la exactitud de la información sobre el censo y la facturación para la presentación oportuna de reclamaciones de terceros; 12. Se esfuerza por alcanzar las metas de la GCI, que incluyen gastos por cuentas incobrables, cobros en efectivo, reducción de créditos privados y otras metas comunicadas por el liderazgo de la GCI; analiza los resultados de los gastos por cuentas incobrables y desarrolla planes de acción para su mejora, según corresponda; 13. Participa y/o coordina revisiones periódicas de la Gestión del Ciclo de Ingresos y mantiene notas de cobro en el módulo de cobro del PCC para los pagadores por los que el centro es responsable; mantiene informado al Director Ejecutivo del Centro (DEC) sobre los problemas de cobro y solicita la escalación cuando sea necesario; supervisa las notas de cobro en las cuentas de terceros; responde oportunamente a las solicitudes de asistencia o información de la OCF mediante las actividades asignadas en el módulo de cobro; 14. Recomienda y prepara cuentas para su remisión a agencias externas, abogados y su cancelación, según corresponda; 15. Asiste a las reuniones matutinas del centro, a las reuniones del Equipo Interdisciplinario/Gestión de Utilización/Evaluación de Utilización y a otras reuniones y llamadas requeridas por el centro o la GCI; 16. Participa en todas las sesiones de capacitación para Gerentes de Oficina Administrativa, implementa nuevos procesos con el personal de la oficina administrativa, sigue el calendario de la GCI y revisa el boletín mensual de la GCI; 17. Prepara la documentación para auditores internos y externos; trabaja con el Gerente del Ciclo de Ingresos para ayudar a resolver las diferencias en los saldos de la contabilidad general (G/L); 18. Prioriza el servicio al cliente: garantiza que los residentes y sus familias reciban el más alto nivel de servicio en un ambiente compasivo y atento, que reconozca las necesidades y derechos individuales; 19. Realiza otras funciones asignadas. Requisitos: 1. Título de escuela secundaria, con un mínimo de cinco años de experiencia en facturación y cobros en atención a largo plazo (preferible). 2. Se recomienda formación adicional en contabilidad/finanzas. Beneficios: *Planes de compensación variables *Descuentos en matrícula, viajes y servicios inalámbricos *Programa de Asistencia al Empleado para apoyar la salud mental *Fundación para Empleados que brinda asistencia financiera ante dificultades imprevistas *Seguro médico, dental y visual; seguro de vida pagado por la empresa; plan 401K; tiempo libre remunerado *Atención médica virtual gratuita las 24 horas del día, los 7 días de la semana, proporcionada por médicos licenciados, para todos los empleados inscritos en el plan médico de Anthem y sus familiares inmediatos *Programa de pago bajo demanda que permite acceder de inmediato a una parte del dinero ya ganado   También ofrecemos varios seguros voluntarios, tales como: *Seguro para mascotas *Seguro de vida temporal y permanente *Invalidez a corto plazo *Indemnización hospitalaria *Accidente personal *Enfermedades graves *Cobertura contra el cáncer   Las restricciones aplican según los acuerdos colectivos, las leyes estatales aplicables y factores como la clasificación salarial, el nivel ocupacional, la ubicación y la antigüedad en el puesto. Rango salarial publicado: USD $70,000.00 - USD $75,000.00 /año. Postular ahora