Resumen: Este puesto de Asistente Administrativo brinda servicio al cliente de primera línea y apoyo administrativo a una Asociación de Propietarios, centrándose en las interacciones diarias y el mantenimiento de relaciones profesionales. Aspectos destacados: 1. Rol orientado al servicio que apoya a propietarios, inquilinos y proveedores. 2. Oportunidad de realizar múltiples tareas en un entorno dinámico de servicio al cliente. 3. Ideal para personas adaptables que disfrutan aprender y resolver problemas. Objetivo: Brindar servicio al cliente y asistencia informativa a propietarios, inquilinos, proveedores y visitantes de la Asociación de Propietarios. Información general: El Asistente Administrativo lleva a cabo las tareas descritas aquí para apoyar al equipo de gestión en la administración diaria de condominios, con énfasis en el servicio al cliente de primera línea. Los Asistentes Administrativos deben establecer y mantener una relación profesional y orientada al servicio con el equipo de gestión, los residentes, los proveedores y los prestadores de servicios. Este puesto implica interacción diaria con propietarios, inquilinos, proveedores y miembros de la junta directiva, y requiere una persona con buena expresión oral, orientada al servicio al cliente y capaz de realizar múltiples tareas con rapidez. Responsabilidades laborales: • Recibe a los visitantes de la oficina con una sonrisa • Recibe y responde llamadas telefónicas y correos electrónicos entrantes de propietarios y proveedores • Organiza y prepara correspondencia entrante y saliente • Prepara y supervisa formularios con fechas límite para propietarios y proveedores • Actualiza bases de datos y sistemas informáticos; información de contacto, notas de estado, etc. • Se responsabiliza del registro de propietarios e inquilinos • Programa el uso de instalaciones/amenidades, mudanzas, cortes de agua, etc. • Emite órdenes de trabajo al personal de mantenimiento en sitio y a proveedores externos • Otras funciones según se asignen Conocimientos y habilidades: • Experiencia en servicio al cliente • Capacidad para comunicarse de forma efectiva, tanto verbal como por escrito • Competencia informática; conocimiento de los productos Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, etc.) • Experiencia en resolución de conflictos • Autómotivado, proactivo, detallista y trabajador en equipo • Buena gestión del tiempo • Capacidad demostrada para mantener la confidencialidad de los registros y ejercer discreción en las actividades diarias • Conocimiento de Asociaciones de Propietarios o apartamentos es un plus • Se valora la capacidad de hablar idiomas además del inglés Ubicación laboral: • Oficina en sitio de la Asociación de Propietarios en Walnut Creek • L-V de 9:00 a. m. a 5:30 p. m. (almuerzo de 12:00 a 13:00 más pausas) • Puede requerirse trabajar horas extras Este puesto es ideal para alguien que: • Esté orientado al servicio: disfrute interactuar con las personas y resolver problemas • Sea adaptable/flexible: disfrute realizar tareas que varían diariamente • Esté comprometido con aprender cosas nuevas • Le guste dejarlo mejor de como lo encontró Tipo de empleo: Tiempo parcial a tiempo completo • Tiempo parcial a tiempo completo • Salario: $22-$26 por hora, según experiencia
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