Coordinador/a de Operaciones y Datos (Richmond / Point / Annex)

Descripción

Resumen: Este puesto apoya la integridad de los datos organizacionales y los procesos financieros de alto volumen, coordinando la recopilación y presentación de informes de datos para programas que atienden a vecinos sin hogar. Aspectos destacados: 1. Apoya la integridad de los datos organizacionales y los procesos financieros 2. Enlace clave entre las operaciones del programa y la supervisión administrativa 3. Contribuye a trayectorias de transformación personal y fortalecimiento comunitario Puesto: Coordinador/a de Operaciones y Datos Organización: Safe Organized Spaces Richmond Enfoque departamental: Apoyo administrativo y de gestión de datos a toda la organización Horas y tarifa: 40 horas por semana; $26/hora Tipo: Tiempo completo, indefinido (a voluntad) Supervisado por: Directora de Operaciones PARA POSTULARSE, POR FAVOR ENVÍE UNA CARTA DE PRESENTACIÓN Y UN CURRÍCULUM VITAE. Descripción general de la organización Safe Organized Spaces Richmond (SOS) es una comunidad integrada por personal con vivienda, sin vivienda y exsinhogares, así como aliados, que trabajan juntos para fortalecer nuestros barrios. Operamos en campamentos, zonas de alta necesidad, eventos comunitarios, consejos vecinales y proyectos locales de mejora, abogando por la seguridad, la estabilidad y la protección. Nuestro trabajo apoya trayectorias de transformación personal, con el empoderamiento como eje central de nuestro éxito compartido. Nuestra misión es apoyar a los vecinos sin hogar en sus caminos hacia la salud, la vivienda y la estabilidad económica. Resumen del puesto El Coordinador/a de Operaciones y Datos (COD) es un puesto de doble función responsable de mantener la exactitud e integridad de los datos organizacionales y de apoyar los procesos financieros de alto volumen. Al reportar a la Directora de Operaciones, el COD garantiza estrictos estándares de confidencialidad y cumplimiento normativo mientras coordina la recopilación y presentación de informes de datos en múltiples programas de SOS Richmond, incluido el Sistema de Información sobre Personas Sin Hogar (HMIS), la base de datos obligatoria establecida por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano y Rural (HUD) para proveedores de servicios a personas sin hogar. Este puesto funciona como enlace clave entre las operaciones del programa y la supervisión administrativa, brindando capacitación al personal para asegurar la documentación oportuna, completa y precisa. El COD también ayuda a gestionar la conciliación financiera de los servicios de lavandería de SOS Richmond y la facturación basada en contratos. Se pueden asignar funciones adicionales dentro del ámbito de operaciones y datos por parte de la Directora de Operaciones según evolucionen las necesidades organizacionales. Principales áreas de responsabilidad Gestión financiera y manejo de efectivo Conciliación y auditoría: Gestionar los registros de caja chica y de efectivo de la lavandería, asegurando que todas las transacciones sean verificadas, registradas y transmitidas electrónicamente al Departamento de Finanzas. Colaboración financiera: Colaborar con el contador para facilitar el seguimiento de recibos y apoyar una gestión financiera integral para la prestación de servicios. Resolución de discrepancias: Investigar y resolver variaciones en el efectivo en colaboración con el coordinador de lavandería para mantener la responsabilidad fiscal. Procesamiento de donaciones: Sistematizar la recopilación de recibos de donaciones materiales y en efectivo; asegurar que todos los registros se digitalicen y archiven conforme a los protocolos y procedimientos de SOS Richmond. Servicios directos: Registrar y hacer seguimiento de la información de los participantes en HMIS en el Centro de Bienestar Warm Hand Wellness de SOS Richmond, trabajando directamente con los participantes en el punto de servicio para garantizar una documentación precisa de ingreso. Realizar revisiones periódicas de calidad de datos en los registros de HMIS para identificar y resolver lagunas, duplicados o alertas de cumplimiento Integridad de los datos y cumplimiento contractual Supervisión del cumplimiento: Asegurar que el personal de campo y del centro cumpla con los protocolos de recopilación de datos; facilitar la entrega oportuna de informes impresos al finalizar cada turno. Preparación para facturación: Realizar la entrada de datos y digitalización de todos los registros al final de cada mes antes del día 4 de cada mes para garantizar ciclos de facturación fluidos y el cumplimiento de los contratos. Informes y análisis: Generar informes estadísticos para satisfacer requisitos específicos de financiamiento y contratación. Facturación: Coordinar con el Gerente de Logística de Campo y los equipos de calle para consolidar la documentación del proyecto (fotos/recibos); preparar y presentar facturas verificadas a los representantes contractuales. Apoyo administrativo y operativo: Asistencia de RR.HH. y oficina: Brindar apoyo administrativo para funciones de Recursos Humanos, incluida la recolección de información del personal, la adquisición de suministros y la gestión de archivos digitales. Mejora de procesos: Ofrecer proactivamente recomendaciones a la dirección sobre mejores prácticas para la recopilación de datos y mejoras normativas destinadas a mejorar la calidad del servicio a los participantes. Representación en reuniones y eventos: Representar a SOS Richmond en las reuniones de North Richmond Green (una iniciativa comunitaria del condado de Contra Costa) y otros foros estratégicos; brindar apoyo logístico para los eventos de SOS Richmond. Cualificaciones y habilidades Experiencia: 2+ años de experiencia en coordinación administrativa, gestión de datos o campo relacionado (se prefiere experiencia en el sector sin fines de lucro, especialmente trabajando con población sin hogar). Alfabetización financiera: Capacidad comprobada para gestionar caja chica, realizar conciliaciones básicas y mantener una alta precisión en el registro contable. Competencia técnica: Habilidades avanzadas en Google Sheets y/o Microsoft Excel y en la introducción de datos; facilidad para navegar sistemas digitales de archivo, comunicación y organización (por ejemplo, Google Drive, Asana, Zoom, etc.). Atención al detalle: Habilidades organizativas excepcionales con un enfoque de "cero errores" en cuanto al cumplimiento normativo y la integridad de los datos. Comunicación: Fuertes habilidades interpersonales, con capacidad para capacitar al personal y comunicarse profesionalmente con representantes externos de contratos. Confidencialidad: Alto grado de discreción e integridad al manejar información sensible de RR.HH. y de los participantes. Cualificaciones preferidas Prioriza la diversidad, la equidad y la inclusión y demuestra competencia multicultural Dos años de experiencia trabajando con personas sin hogar y/o proveedores de servicios para personas sin hogar. La experiencia vivida con la pobreza y/o la falta de vivienda cuenta. Capacidad demostrada para acompañamiento entre pares: formar y nutrir relaciones de confianza con personas que experimentan la falta de vivienda; priorizar la autonomía y la libre determinación; buscar la dignidad y la reciprocidad en las relaciones entre pares y de servicio Bilingüe (inglés/español) es un plus Normas generales para el personal Junto con todos los empleados, se espera que el Coordinador/a de Operaciones y Datos: Fomente un entorno que promueva la confianza y la cooperación entre la dirección y el personal Cumpla las políticas y procedimientos para garantizar que se apliquen los principios de SOS Richmond Cumpla las políticas operativas y conductuales, incluidas, entre otras, la Política contra el Acoso, la Política sobre Fraternización, la Política de No Violencia y la Política de Seguridad Comprenda la misión, los valores y los principios de SOS Richmond y los aplique en las operaciones diarias Demandas físicas Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. Debe ser capaz de comunicarse claramente con los demás para comprenderlos y ser comprendido. Debe ser capaz de leer y redactar documentos de modo que su intención sea fácilmente entendida. Debe ser capaz de utilizar eficazmente un teléfono para realizar actividades comerciales. Debe ser capaz de levantar y/o mover ocasionalmente hasta 25 libras Debe ser capaz de operar equipo de oficina: computadora, fotocopiadora, escáner, etc. Debe ser capaz de asistir a reuniones presenciales o virtuales: sentarse, escuchar y tomar notas. Empleador con Igualdad de Oportunidades Safe Organized Spaces Richmond es un empleador con igualdad de oportunidades y está comprometido con un Programa Activo de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOP). Es política declarada de SOS Richmond que todos los empleados, voluntarios y solicitantes recibirán igual consideración y trato sin distinción de raza, color, religión, ascendencia, origen nacional, edad, sexo, orientación sexual o identidad de género, estado civil, condición médica o discapacidad física (incluidas todas las demás condiciones médicas), casta o antecedentes de encarcelamiento. PARA POSTULARSE, POR FAVOR ENVÍE UNA CARTA DE PRESENTACIÓN Y UN CURRÍCULUM VITAE.