Asistente de Oficina

Descripción

Resumen: El Asistente de Oficina desempeña una amplia gama de tareas administrativas, de oficina y operativas, brindando apoyo a diversas funciones dentro del centro. Aspectos destacados: 1. Realizar diversas tareas administrativas, de oficina y operativas 2. Apoyar al equipo de recepción inicial y gestionar los suministros de oficina y el correo 3. Utilizar diversas tecnologías de oficina para la preparación y archivo de materiales CENTRO DE DERECHOS DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD DE HAWAII ASISTENTE DE OFICINA - DESCRIPCIÓN DEL PUESTO I. FINALIDAD PRINCIPAL El puesto de Asistente de Oficina se ha creado para desempeñar una amplia gama de tareas administrativas, de oficina y operativas para el Centro. II FUNCIONES/DUTAS ESENCIALES A. Duties habituales  Recepción y asistencia: recibe y da la bienvenida a los clientes y demás visitantes de la oficina de forma inmediata y cortés, y los dirige al personal correspondiente. Actúa como recepcionista telefónica; saluda a los llamantes y redirige las llamadas al personal adecuado.  Apoyo al equipo de recepción inicial: atiende las llamadas adicionales en vivo de los clientes destinadas a la recepción inicial y apoya al equipo de recepción inicial en todas las tareas según sea necesario.  Suministros: supervisa el inventario de suministros del Centro; realiza pedidos de suministros según sea necesario; distribuye los suministros según las solicitudes del personal.  Correo: recoge, abre y entrega el correo entrante diario al Gerente de Operaciones; y sella y envía el correo saliente diario.  Preparación de materiales: prepara correspondencia, documentos, publicaciones, informes, formularios y otros materiales mediante software de procesamiento de textos, máquina de escribir, fotocopiadora y escáner.  Mantenimiento de la oficina: abre y prepara la oficina para su funcionamiento por la mañana y la cierra al final de cada jornada (puertas, luces, archivos, máquinas y electrodomésticos).  Archivo, escaneo y archivo electrónico: archiva todos los registros del Centro en los archivos correspondientes, utilizando la tecnología adecuada.  Recados: realiza recados fuera de la oficina según sea necesario. III. OTRAS FUNCIONES/DUTAS Otras funciones que el Director de Operaciones considere necesarias. IV. NORMAS DE CONDUCTA Y PRÁCTICA Se espera que el titular mantenga normas profesionales de conducta y práctica en el lugar de trabajo y al desempeñar las funciones de este puesto. Constituye un requisito mínimo de este puesto adherirse a las siguientes normas:  Normas profesionales o código ético de conducta de la propia profesión del empleado (abogado, trabajador social, contador, etc.)  Normas de la Red Nacional de Derechos de las Personas con Discapacidad (NDRN) para programas de defensa. V. PRODUCTO DEL TRABAJO El trabajo producido y los materiales adquiridos en el ejercicio de este puesto son propiedad del Centro de Derechos de las Personas con Discapacidad de Hawaii. Se espera que el titular de este puesto mantenga dicho producto del trabajo y dichos materiales en condiciones útiles y ordenadas para cualquier sucesor en este puesto. VI. CONDICIONES DE TRABAJO A. Horario laboral  De lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.  Horas extendidas según sea necesario. B. Lugar de trabajo  En interiores, en condiciones normales de oficina. C. Uso de equipos  Uso frecuente de teléfono, fax, fotocopiadora/escáner, computadora personal con red de área local (LAN), impresora, Windows, Word y otro software. VII. REQUERIMIENTOS PARA EL EMPLEADO A. Requerimientos mentales  Atención continua al detalle, concentración y alerta.  Uso frecuente de habilidades matemáticas. B. Requerimientos de comunicación  Comunicación verbal continua con compañeros de trabajo, clientes, proveedores de servicios y vendedores, en persona y por teléfono.  Redacción, escritura y corrección de textos escritos. C. Requerimientos físicos  Sentarse continuamente y utilizar el teclado de la computadora.  Estar de pie y caminar con frecuencia.  Alcanzar, manipular, empujar, tirar, etc., ocasionalmente, suministros de oficina, etc. VIII. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN A. Habilidades/conocimientos  Conocimiento y capacidad para interactuar y trabajar con personas con discapacidad.  Capacidad para trabajar con diversos miembros del personal profesional y otros.  Capacidad para usar una computadora personal, Microsoft Word para Windows, otro software y trabajar en un entorno de red de área local (LAN).  Capacidad para usar una máquina de escribir, una calculadora, un sistema telefónico de múltiples líneas, una fotocopiadora, una máquina franqueadora, un fax, un escáner y otros equipos de oficina estándar.  Capacidad para comunicarse con claridad y concisión, tanto oralmente como por escrito.  Conocimiento de formatos comerciales, cartas y requisitos de correspondencia.  Capacidad para diseñar, organizar y mantener diversos sistemas de archivos.  Capacidad para organizar el trabajo y equilibrar simultáneamente diversas tareas y responsabilidades.  Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión. B. Educación/formación Título/diploma en Educación Empresarial o al menos un año de experiencia laboral relacionada. C. Experiencia Al menos un año de experiencia laboral relacionada. VIII. LÍNEAS DE AUTORIDAD El Asistente de Oficina responde directamente al Gerente de Operaciones.