Administrador/a de Oficina a Tiempo Parcial

Descripción

Resumen: John Smith Earthworks busca un/a Administrador/a de Oficina a tiempo parcial con experiencia en QuickBooks para gestionar las tareas administrativas y contables diarias de sus operaciones en San Diego. Aspectos destacados: 1. Gestionar las tareas transaccionales diarias y las funciones administrativas 2. Realizar funciones de contabilidad y teneduría de libros 3. Apoyar al Presidente y al Vicepresidente con solicitudes puntuales TÍTULO DEL PUESTO Administrador/a de Oficina UBICACIÓN San Diego, CA DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA John Smith Earthworks es una pequeña empresa familiar en funcionamiento desde 1975. Somos subcontratistas que prestamos servicios de nivelación, excavación y transporte a contratistas generales de viviendas personalizadas de alta gama en la zona de San Diego. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO John Smith Earthworks busca un/a Administrador/a de Oficina a tiempo parcial con experiencia en QuickBooks para asumir la mayor parte de las tareas transaccionales diarias. El horario habitual de trabajo es de lunes a viernes, de 7:00 a. m. a 2:00 p. m. Las horas para este puesto son flexibles, aproximadamente 20 horas por semana. Las funciones típicas incluyen, entre otras, responder llamadas telefónicas, programar citas, atender a clientes, proveedores y empleados con preguntas o solicitudes, procesar documentación en la oficina y realizar tareas contables. Las responsabilidades principales incluyen (pero no se limitan a) lo siguiente: Administración 1. Abrir y clasificar el correo entrante 2. Archivar 3. Administración general de oficina 4. Responder llamadas telefónicas 5. Correspondencia por correo electrónico 6. Creación de carpetas de proyectos y retención de registros 7. Solicitudes de certificados de seguro 8. Administración de avisos preliminares 9. Gestión de los requisitos normativos relacionados con la industria 10. Asistencia al Presidente y al Vicepresidente para solicitudes puntuales 11. Administración de nuevos empleados General 1. Cumplir todas las políticas y procedimientos de la empresa 2. Reportar al Presidente y al Vicepresidente de la empresa Contabilidad/Teneduría de libros 1. Procesamiento de documentación diaria 2. Emisión de facturas 3. Recibir pagos de clientes y crear depósitos en QuickBooks 4. Cobranza de cuentas por cobrar 5. Atender consultas de clientes y proveedores 6. Mantener listas y registros actualizados de clientes y proveedores 7. Conciliación de cuentas por pagar y recibos 8. Ingresar facturas de proveedores en QuickBooks 9. Asistir en el procesamiento de nómina 10. Asistir en la emisión de cheques de cuentas por pagar 11. Retención de registros 12. Procesamiento de tarjetas de crédito de clientes REQUISITOS • Experiencia previa de 3 a 4 años en la industria de la construcción (preferible) • Experiencia previa en el uso de QuickBooks INFORMACIÓN ADICIONAL • $20–25 por hora • Se ofrece seguro médico a través de Kaiser; la empresa cubre el 50 % del costo para el empleado • Se ofrece plan 401K con aporte equivalente de la empresa • Días de vacaciones remunerados • Los beneficios de la empresa comienzan tras 90 días de empleo