Gerente de Oficina / Administrador (Arvada /Westminster)

Descripción

Resumen: Buscamos un Gerente de Oficina meticuloso y organizado para supervisar las operaciones diarias, las tareas financieras y las necesidades administrativas de una empresa constructora en crecimiento. Aspectos destacados: 1. Supervisar las operaciones diarias de la oficina y garantizar su funcionamiento fluido 2. Gestionar la contabilidad de proyectos, incluyendo cuentas por pagar, cuentas por cobrar y facturación 3. Trabajar en estrecha colaboración con los propietarios, gerentes de proyectos y contadores Descripción del puesto ¿Es usted una persona meticulosa y organizada? Buscamos a alguien que supervise las operaciones diarias de la oficina y garantice el funcionamiento fluido de una empresa constructora consolidada y en crecimiento. El candidato ideal es organizado, con conocimientos tecnológicos y cómodo gestionando tanto tareas financieras como necesidades administrativas cotidianas. Este puesto implicará una estrecha colaboración con el propietario, los gerentes de proyectos y el contador. Este no es un puesto remoto. ¡Debe poder trabajar desde la oficina! Responsabilidades clave • Gestionar las operaciones diarias de la oficina, asegurando un flujo de trabajo y una comunicación organizados y eficientes entre el personal. • Realizar conciliaciones contables para mantener registros financieros precisos. • Realizar llamadas de cobro a clientes y reportar su estado a la gerencia semanalmente. • Gestionar la contabilidad de proyectos, incluyendo cuentas por pagar, cuentas por cobrar y la preparación de facturas y facturaciones. • Depositar cheques. • Auditar los costos/cargos de tarjetas de crédito y otros gastos de ventas. • Preparar exenciones de gravámenes (la experiencia previa en este ámbito es útil). • Obtener permisos municipales y estatales. • Mantener las licencias municipales y estatales. • Mantener toda la documentación de los subcontratistas, los formularios de seguro y los formularios 1099. • Mantener los registros y el sistema de archivos de la oficina/personal. • Colaborar con otros departamentos para facilitar operaciones fluidas y atender cualquier necesidad administrativa. • Preparar y mantener los expedientes de los proyectos. • Mantener todos los registros de matrícula, títulos y mantenimiento de los vehículos de la empresa. • NOTA: Esta descripción de puesto tiene como finalidad ofrecer una visión general del mismo. Otras funciones podrán asignarse según sea necesario. Requisitos • Experiencia comprobada como gerente de oficina o en un rol administrativo similar. • Amplio conocimiento de cuentas por pagar y cobranzas. • Capacidad para utilizar software contable, como Excel. • Conocimientos informáticos; la oficina utiliza equipos con sistema Windows. • Experiencia en contabilidad de costos por obra en el sector de la construcción o en sectores relacionados, será valorada. • Capacidad para aprender e implementar nuevas tecnologías. • Excelentes habilidades organizativas, con atención al detalle y a la precisión. • Capacidad para trabajar de forma independiente, gestionar múltiples tareas de manera efectiva, priorizar asuntos, ejecutar el trabajo de forma eficiente y manejar múltiples flujos de trabajo. • Buenas habilidades comunicativas, tanto verbales como escritas, para interactuar con el personal y los clientes a todos los niveles. • Capacidad de pensamiento crítico y resolución de problemas. • Orientación al detalle y capacidad de trabajar con precisión. • Actitud positiva y proactiva. • Capacidad para mantener información confidencial. • Debe poder trabajar en la oficina; este no es un puesto remoto. Notas generales • Se requerirá una verificación de antecedentes y de historial crediticio. • Valoramos profundamente la cultura corporativa y nos aseguramos de que nuestros empleados sean un buen ajuste para este puesto y para nuestro equipo. Trabajamos duro y también sabemos disfrutar, y deseamos colaborar con otras personas motivadas y felices. Si busca contribuir a un equipo dinámico y solidario en un entorno cercano y práctico, mientras gestiona funciones esenciales de la oficina, le animamos a postularse para esta oportunidad. 1. Por favor, adjunte su currículum vitae detallando su experiencia laboral y formación académica relevantes. 2. Incluya una carta de presentación en la que se presente y nos indique por qué está calificado y es un buen candidato para este puesto. 3. No se postule si no dispone de un currículum vitae o referencias. 4. No se postule si busca trabajar desde casa.