Resumen: Únase a un equipo dinámico como Coordinador/a de Oficina/Coordinador/a de Proyectos, brindando apoyo a los equipos de proyectos y gestionando tareas administrativas en un entorno de oficina pequeña. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de marcar una diferencia en la vida de las personas 2. Apoyar a los equipos de proyectos con redacción, presentación y coordinación 3. Gestionar tareas administrativas de oficina y planificación de eventos Forme parte de un equipo dinámico y de la oportunidad de marcar una diferencia en la vida de las personas. BA es líder en diseño para atención médica, viviendas para adultos mayores, entornos laborales y ciencia y tecnología, ofreciendo servicios sostenibles de arquitectura y diseño interior desde sus oficinas prósperas en Seattle, Boulder, Charlotte, Dallas, Irvine, Los Ángeles, Phoenix, Sacramento y San Francisco. Descripción del puesto: Buscamos un/a Coordinador/a de Oficina/Coordinador/a de Proyectos para unirse a nuestro equipo de Seattle. Los/as candidatos/as exitosos/as disfrutarán realizar múltiples tareas simultáneamente, prestar servicio al cliente y poseer una gran atención al detalle. Los/as mejores candidatos/as buscarán un entorno de oficina pequeña y estarán ansiosos/as por aprender rápidamente y progresar en sus carreras. Responsabilidades del Coordinador/a de Proyectos: * Redactar y revisar documentos para apoyar a los equipos de proyectos, incluidas propuestas, contratos y documentos de especificaciones * Archivar y/o escanear documentos arquitectónicos de forma continua * Crear, distribuir, rastrear y archivar documentación crítica de proyectos, como contratos y acuerdos sobre el uso de datos digitales * Enviar y recibir información hacia y desde ingenieros consultores * Apoyar la administración de la construcción registrando presentaciones y solicitudes de información (RFIs), entre otros, mediante el software del equipo de proyecto * Coordinar entre el equipo interno de proyecto, el equipo contable, los consultores y el equipo de construcción * Organizar y mantener los archivos de proyectos * Distribuir agendas y actas de reuniones * Apoyar a los/as gerentes de proyecto en la planificación del trabajo y la asignación de personal/programación * Abrir proyectos en el software de proyectos de la firma e ingresar y mantener los datos del proyecto completa y correctamente * Gestionar los documentos de la fase de construcción (solicitudes de información, presentaciones/dibujos de taller, solicitudes de pago, órdenes de cambio, informes de obra) Responsabilidades administrativas de oficina: * Apoyar al coordinador/a local de proyectos en las tareas administrativas solicitadas * Asistir en la coordinación de reuniones y viajes * Liderar o ayudar en la planificación de diversos eventos de oficina, tales como el Foro semanal y las horas felices, visitas de representantes de productos en la oficina y sesiones de almuerzo y aprendizaje, días divertidos en la oficina, fiestas navideñas y otras reuniones sociales * Ayudar a presentar informes de gastos según sea necesario * Coordinar el correo entrante y saliente, así como los paquetes * Apoyar las necesidades del edificio de la oficina, programando proveedores, gestionando seguridad, llaves, etc. * Responder llamadas telefónicas y derivarlas * Actuar como asistente administrativo/a de los socios directivos, según sea necesario * Interactuar con el departamento de TI para garantizar una resolución eficiente y organizada de los problemas tecnológicos de toda la oficina * Gestionar los materiales y suministros de oficina (controlar existencias, realizar pedidos, organizar, etc.) * Mantener la sala de fotocopiado, la cocina, la sala de descanso y las salas de conferencias * Asistir en la configuración de estaciones de trabajo para nuevos empleados y preparar salas de conferencias para reuniones * Interactuar con la administración del edificio para garantizar que las necesidades de mantenimiento se comuniquen y coordinen oportunamente * Tareas administrativas diversas según se asignen Cualificaciones requeridas: * Un mínimo de dos años de experiencia en un entorno de oficina, preferiblemente en construcción, arquitectura, ingeniería o servicios profesionales * Competencia en una variedad de software empresarial, incluidos Word, PowerPoint, Outlook y Excel. Además, una aptitud general para adoptar nuevas soluciones de software y experiencia en cualquiera de los siguientes sería un plus: Adobe InDesign, Google Docs y Deltek Vision o Vantagepoint. * Comunicación profesional escrita y verbal * Persona autómotivada, orientada al detalle y capaz de trabajar de forma independiente * Compromiso con un excelente servicio * Capacidad para apoyar a múltiples personas y gestionar múltiples tareas en un entorno con plazos ajustados * Excelentes habilidades de organización y programación Requisitos físicos necesarios para desempeñar las funciones esenciales del puesto, con o sin adaptaciones razonables: * Capacidad para operar un teclado, un ratón, un teléfono y realizar movimientos repetitivos (teclado); escribir (tomar notas); leer y analizar material escrito. * Capacidad para permanecer sentado durante largos períodos; estar de pie, sentarse, alcanzar, agacharse y levantar hasta treinta (30) libras. * Capacidad para expresar o intercambiar ideas para transmitir información al público y a los empleados internos, y para comunicar instrucciones detalladas con precisión y rapidez. El SALARIO MÍNIMO para este puesto equivale aproximadamente a un salario anual de $55 000, según la experiencia. Ofrecemos a nuestros empleados un paquete completo de beneficios que incluye (pero no se limita a) seguro médico, dental, visual y de vida, un plan 401(k) con aporte del empleador y vacaciones pagadas, licencia por enfermedad, días festivos y tiempo remunerado para actividades voluntarias. Para ser considerado/a plenamente, complete nuestra solicitud en línea y envíe su carta de presentación y currículum aquí: https://www.irecruit-us.com/index.php?OrgID=I20091101&RequestID=17863776196a79f593c29984035&navpg=listings. ¡Gracias por su interés en nuestra firma!
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