Asistente de Oficina (Rockledge)

Descripción

Resumen: Se busca un Asistente de Oficina autodirigido para desempeñar funciones administrativas, dar la bienvenida a los visitantes y apoyar a la dirección en una comunidad residencial para personas de 55 años o más con casas rodantes. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de apoyar la gestión comunitaria y a los residentes 2. Participar en diversas tareas administrativas y de oficina 3. Mantener la confidencialidad y el funcionamiento organizado de la oficina Ameri-Cana Resorts Co-Op, una comunidad residencial para personas de 55 años o más con casas rodantes ubicada cerca de Melbourne, Florida, está buscando un Asistente de Oficina autodirigido capaz de desempeñar las funciones y responsabilidades de oficina asignadas bajo la dirección del Gerente de la Asociación y de la Junta Directiva. Actualmente, el puesto de Asistente de Oficina es un trabajo parcial de 30 horas semanales. El horario laboral es de 9:00 a. m. a 3:00 p. m., de lunes a viernes. Los beneficios incluyen días festivos pagados, vacaciones y días de enfermedad. No se ofrece seguro médico. El salario por hora es de $17,00 la hora. El candidato seleccionado debe superar con éxito una verificación de antecedentes y estar dispuesto a obtener la licencia de Notario Público. Se requieren buenas habilidades de mecanografía y dominio de Microsoft Word y Excel. Además de las funciones enumeradas a continuación, la responsabilidad principal del Asistente de Oficina consiste en dar la bienvenida a los residentes, visitantes y proveedores que acuden a la oficina de manera positiva y profesional, brindando asistencia con solicitudes básicas cuando sea necesario. Cualquier solicitud detallada o consulta deberá remitirse al Gerente del Parque y/o a la Junta Directiva. ● Recaudar y depositar los ingresos provenientes de las cuotas de mantenimiento, fondos de caja menor, lavandería y ventas de tarjetas, transmisores y guías telefónicas. ● Solicitar formularios W-9 y certificados de seguro a los proveedores y archivarlos. ● Realizar tareas administrativas, como archivo, contestación de llamadas telefónicas, respuesta a correos electrónicos, elaboración de documentos, formularios para obras en construcción y pedidos de suministros de oficina. ● Mantener los archivos de propietarios, listas de representantes votantes, libro de firmas electorales, paquetes para nuevos propietarios, listas de inquilinos y residentes permanentes, así como su información de contacto. ● Recibir solicitudes de ocupación y realizar verificaciones de antecedentes antes de presentarlas al Gerente para su tramitación. ● Mantener los dispositivos de control de acceso para propietarios y proveedores. ● Supervisar y actualizar los correos electrónicos comunitarios y el letrero LED con avisos de la oficina. ● Supervisar y actualizar la información y los documentos del sitio web según se solicite. ● Trabajar directamente con la Secretaria de la Junta Directiva para la firma de certificados y la preparación electoral. ● Brindar apoyo al Gerente, a los miembros de la Junta Directiva y al Tesorero según sea necesario. Se exige absoluta confidencialidad respecto de cualquier asunto discutido entre la administración. ● Mantener la oficina limpia, organizada y segura. ● Realizar todas las demás tareas y funciones que le sean asignadas por el Gerente de la Asociación, la Junta Directiva o el Tesorero.