Resumen: ZMANA busca un Administrador de Oficina proactivo, organizado y centrado en el cliente para apoyar las operaciones diarias de una startup de tecnología inteligente de rápido crecimiento. Aspectos destacados: 1. Rol dinámico en una startup de tecnología inteligente de rápido crecimiento 2. Oportunidad de desempeñar múltiples funciones y resolver problemas 3. Apoyo al liderazgo en proyectos operativos de alta prioridad Sobre nosotros ZMANA es una startup de tecnología inteligente de rápido crecimiento con sede en Kaka‘ako. Diseñamos e instalamos sistemas inteligentes de seguridad y automatización para clientes residenciales y comerciales en toda O‘ahu. Nuestro equipo se impulsa mediante la innovación, la adaptabilidad y un excelente servicio. Buscamos un Administrador de Oficina motivado, organizado y centrado en el cliente para apoyar nuestras operaciones diarias. Sobre usted Usted es proactivo, adaptable y está listo para desempeñar múltiples funciones en un entorno laboral dinámico. Le encanta resolver problemas, es excelente organizando tareas y disfruta ayudar tanto a los clientes como a sus compañeros de equipo. Se siente cómodo con la tecnología y se enorgullece de mantener todo funcionando sin contratiempos. Responsabilidades clave Actuar como primer punto de contacto para los clientes por teléfono y correo electrónico Confirmar y preparar las citas del día siguiente y los horarios de los técnicos Organizar documentos impresos y archivos digitales en ZMANA y empresas afiliadas (Google Drive) Gestionar flujos de trabajo administrativos para las LLC personales del CEO y sus iniciativas sin fines de lucro Controlar y reportar servicios públicos, licencias y facturación mediante QuickBooks Online y Salesforce Procesar devoluciones de Alarm.com (RMAs) y crear cuentas para nuevas instalaciones Mantener el inventario de suministros de oficina y limpieza, y reordenar según sea necesario Programar revisiones de seguridad y mantenimiento de vehículos Crear y gestionar carpetas y documentación internas (por ejemplo, carpetas de instalación KTO) Apoyar al liderazgo y a la administración ejecutiva en proyectos operativos de alta prioridad Asistir en la coordinación con proveedores, gestión documental y operaciones generales de oficina Habilidades y experiencia deseables Excelentes habilidades comunicativas verbales y escritas Muy organizado, orientado al detalle y responsable Fuertes habilidades de servicio al cliente y actitud positiva y orientada al equipo Conocimientos prácticos de Mac, Gmail, Google Workspace y herramientas basadas en la nube Experiencia con QuickBooks Online y Salesforce (preferible, pero no obligatoria) 3–5 años de experiencia en administración o servicio al cliente Título universitario o experiencia laboral equivalente Capacidad para aprender y adaptarse rápidamente en un entorno de startup Beneficios Cobertura médica, dental y visual completa Días pagados de vacaciones y festivos Plan 401(k) Oportunidades de crecimiento en un entorno tecnológico dinámico Por favor, postúlese en línea con ZMANA en: https://zmana.prismhr-hire.com/job/175266/office-administrator?s=cl
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