Resumen: Buscamos un Asistente Ejecutivo orientado a la misión, organizado, enérgico y colaborativo para apoyar al CEO y al equipo ejecutivo en la planificación diaria y la gestión de proyectos. Aspectos destacados: 1. Rol orientado a la misión que apoya al CEO y al equipo ejecutivo 2. Entorno colaborativo que coordina entre departamentos 3. Oportunidad de fomentar una cultura acogedora e inclusiva Descripción general de la organización En Family & Child Empowerment Services (FACES), imaginamos un futuro en el que todas las familias tengan lo que necesitan para vivir, crecer y prosperar en San Francisco. Ofrecemos a las familias educación temprana de alta calidad; programas complementarios después de clases y durante el verano; apoyo laboral, capacitación y colocación; y servicios integrales de apoyo familiar y referencias. Resumen del puesto Buscamos un Asistente Ejecutivo (AE) orientado a la misión, organizado, enérgico y colaborativo para unirse a nuestro equipo, con sede en la ubicación de Haight Ashbury. El AE brindará apoyo directo al CEO y al equipo ejecutivo en la planificación diaria y la gestión de proyectos. El AE actuará de forma proactiva y profesional, coordinando entre departamentos y manteniendo sólidas relaciones con socios externos. Este es un puesto exento de 25 horas por semana que reporta directamente al CEO. Aunque las horas principales corresponden a la jornada laboral estándar, el puesto requiere flexibilidad para asistir a reuniones del Consejo Directivo y a eventos organizacionales ocasionales que puedan realizarse fuera del horario laboral habitual. El puesto también requiere viajar a todos los sitios de FACES según sea necesario. Sus responsabilidades En coordinación con el equipo ejecutivo, gestionar un proceso eficaz y eficiente para la planificación y las reuniones anuales, trimestrales y semanales (por ejemplo: reuniones del equipo directivo, liderazgo sénior, líderes de equipo, reuniones con todo el personal, calendario anual, revisiones trimestrales, retiros del equipo y revisiones semanales) Apoyar al CEO en la gestión del Consejo Directivo, incluyendo la elaboración de órdenes del día para las reuniones y la compilación de paquetes para el Consejo; mantener el Calendario de Consentimiento; tomar actas; programar y asistir a las reuniones del Consejo Directivo y de sus comités; mantener actualizadas las listas precisas de contactos del Consejo y de sus comités; gestionar la incorporación y la baja de miembros del Consejo; y garantizar que los archivos y unidades compartidas del Consejo estén organizados y actualizados. Gestionar y mantener el horario, el calendario, la asistencia a conferencias y las solicitudes de reuniones del CEO; elaborar órdenes del día claras para todas las reuniones clave del CEO Gestionar las hojas de registro de horas del CEO, los informes mensuales de gastos y otras tareas operativas relacionadas con la supervisión Asistir al CEO en eventos internos, externos y públicos, tomando notas según sea necesario y siguiendo los puntos clave Actuar como enlace de comunicación entre partes externas y el CEO, según se solicite Liderar la preparación y ejecución de las reuniones con todo el personal, incluyendo la elaboración de presentaciones, la gestión de invitaciones al calendario, la coordinación de logística y la garantía de que el material esté preparado y distribuido Tomar actas y gestionar la logística de reuniones internas clave, incluyendo su configuración y limpieza, documentación de los puntos de acción y seguimiento de las tareas pendientes Gestionar y mantener el calendario interno de la organización, asegurando la alineación entre departamentos, iniciativas clave y eventos. Coordinar con el consultor de TI para gestionar la organización, almacenamiento, intercambio, archivo y demás documentación u organización de archivos del equipo ejecutivo y del Consejo Directivo, requerida para operaciones administrativas eficientes Colaborar con los departamentos de Desarrollo, Operaciones de Personal, Jefes de Programa y Finanzas para ejecutar proyectos especiales (por ejemplo: eventos para donantes, almuerzos para todo el personal, cronogramas de auditorías, etc.), según sea necesario Contribuir a estrategias que fomenten una cultura acogedora e inclusiva para todo el personal Mantener la confidencialidad e integridad al trabajar con información sensible del Consejo Directivo Demostrar una profunda pasión por nuestra misión y un deseo humilde de reflexionar y crecer en su consecución Aportar sentido del humor, ya que creemos que la alegría y la justicia van de la mano! Requisitos Posee una combinación sólida de los siguientes conocimientos, capacidades, habilidades y experiencia: 3 o más años de experiencia relacionada gestionando agendas, comunicaciones y/o gastos para personal ejecutivo, Consejos Directivos u otros equipos afines Título universitario en Administración de Empresas o campo relacionado (preferible) Capacidad demostrada para trabajar de forma colaborativa y hábil construyendo relaciones con compañeros, equipos y partes interesadas externas Capacidad para cumplir plazos y trabajar bien y con serenidad bajo presión en entornos sensibles a los tiempos Se prefiere experiencia trabajando con equipos diversos, especialmente en entornos sin fines de lucro Alta competencia en comunicación escrita en inglés, con énfasis en atención al detalle y precisión Capacidad para mantener absoluta confidencialidad e integridad al trabajar con información sensible de empleados y comunicaciones Capacidad para cumplir y mantener los estándares estatales, federales, locales y de los CDC requeridos (incluyendo, entre otros, la autorización mediante huella digital, una prueba negativa de tuberculosis, primeros auxilios y RCP) Un profundo compromiso con la alineación de todas las prácticas de los programas a los valores de FACES SF, especialmente en materia de equidad, inclusión y pertenencia para todos nuestros grupos de interés Una fuerte pasión por nuestra misión y un deseo humilde de reflexionar y crecer en su consecución Sentido del humor: ¡creemos que la alegría y la justicia van de la mano! Lo que ofrecemos Tarifa por hora inicial de $33,00-$38,00 según experiencia Primas de atención médica cubiertas al 100 % para empleados y al 25 % para dependientes Tres semanas de vacaciones, días personales y flotantes, diez días de enfermedad, diez días festivos pagados (incluyendo una semana de cierre invernal entre Navidad y Año Nuevo) y un día libre para su cumpleaños Un plan de jubilación con aporte del empleador equivalente hasta el 7 % de su salario La oportunidad de impactar positivamente la vida de niños pequeños y sus familias Un entorno laboral divertido, dinámico y colaborativo La oportunidad de unirse a un movimiento para lograr justicia educativa, económica y racial FACES es un espacio acogedor para todos. Aceptamos la diversidad en todas sus formas: raza, identidad de género, orientación sexual, país de origen, religión o capacidad. Se anima firmemente a presentar su candidatura a personas con antecedentes diversos. FACES es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades laborales.
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