Resumen: Un bufete jurídico consolidado busca un Coordinador/a de Recepción de Clientes y Oficina Principal extrovertido/a, motivado/a y altamente profesional para actuar como primer punto de contacto para clientes y visitantes. Aspectos destacados: 1. Actuar como primer punto de contacto para clientes potenciales y actuales 2. Combinar calidez y profesionalidad con sólidas habilidades de servicio al cliente 3. Desempeñar un papel clave en el mantenimiento de un entorno profesional en la oficina Bufete jurídico consolidado del área de Portland $27–$30/hora, según experiencia Tiempo completo | Lunes a viernes | De 8:00 a. m. a 5:00 p. m. | Presencial Un bufete jurídico consolidado del área de Portland busca un Coordinador/a de Recepción de Clientes y Oficina Principal extrovertido/a, motivado/a y altamente profesional para actuar como primer punto de contacto para clientes potenciales, clientes actuales, visitantes y personas que llaman por teléfono. Esta no es simplemente una posición tradicional de recepcionista. Una parte importante de esta función consiste en hablar con clientes potenciales que contactan nuestra oficina buscando representación legal. Buscamos a alguien que disfrute genuinamente conversar con las personas, formule buenas preguntas, se comunique con confianza, realice seguimientos de forma fiable y pueda ayudar a los clientes potenciales a comprender nuestro proceso de recepción y consulta. La persona adecuada combinará la calidez y la profesionalidad de una excelente recepcionista con la iniciativa, las habilidades comunicativas y la perseverancia propias de un profesional destacado en servicio al cliente o ventas. Se trata de un puesto de tiempo completo y presencial. Debe estar dispuesto/a y ser capaz de trabajar en nuestra oficina del lado oeste de Portland de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. Este no es un puesto remoto ni híbrido. Funciones de recepción y recepción de clientes • Atender las llamadas telefónicas entrantes de forma inmediata, profesional y cortés. • Hablar con clientes potenciales, recopilar información sobre los motivos por los que buscan un abogado y filtrar las consultas mediante los criterios y procedimientos establecidos por el bufete para la recepción de clientes. • Explicar de forma clara y profesional el proceso de consulta y recepción del bufete. • Realizar seguimientos con clientes potenciales por teléfono, correo electrónico y mensaje de texto, según corresponda. • Programar consultas e ingresar con precisión la información de los clientes potenciales en los sistemas de recepción y gestión de casos del bufete. • Responder de forma inmediata y profesional a los correos electrónicos entrantes y a las consultas recibidas a través del sitio web. • Dar la bienvenida a clientes, clientes potenciales, abogados, proveedores y otros visitantes de la oficina. • Asegurar que toda persona que contacte o visite el bufete reciba atención inmediata, cortés y profesional. Funciones presenciales y administrativas — Dado que esta persona estará presente en la oficina todos los días laborables, el puesto también incluye la responsabilidad de ayudar a que la oficina funcione sin problemas y mantener un entorno profesional. Las funciones incluyen: • Recoger, escanear, clasificar y distribuir el correo postal entrante de EE. UU., las entregas y los paquetes. • Preparar el correo y los paquetes salientes según sea necesario. • Depositar los cheques de los clientes y del bufete de acuerdo con los procedimientos establecidos en la oficina. • Mantener y reabastecer el refrigerador de la oficina, las bebidas y los suministros de uso común. • Supervisar los suministros de oficina y notificar al personal correspondiente cuando sea necesario realizar pedidos o reabastecer artículos. • Mantener limpias, organizadas y profesionales las zonas de recepción, las salas de conferencias, la cocina y otras áreas comunes. • Realizar tareas ligeras de limpieza y organización según sea necesario, incluidas la aspiración, la limpieza de superficies en áreas comunes, el ordenamiento de las salas de conferencias, el guardado de suministros y la resolución de desórdenes cotidianos habituales. • Asistir a abogados, paralegales y personal administrativo en proyectos rutinarios de oficina y administrativos. • Identificar necesidades rutinarias de la oficina y tomar la iniciativa adecuada sin esperar a que se lo soliciten repetidamente. Este no es un puesto de limpieza, y al empleado no se le exigirá realizar tareas tales como limpiar inodoros u otras labores sustanciales de limpieza. Sin embargo, todas las personas que trabajan en una oficina profesional pequeña deben colaborar ocasionalmente para mantener el lugar de trabajo limpio, ordenado, abastecido y presentable. Buscamos a alguien que se sienta orgulloso/a del aspecto y la organización de la oficina y que se sienta cómodo/a asumiendo dichas responsabilidades rutinarias. ¿A quién buscamos? — Estamos especialmente interesados/as en alguien que: • Sea naturalmente amable, enérgico/a y se sienta cómodo/a hablando con muchos tipos diferentes de personas. • Disfrute de la comunicación telefónica y se sienta cómodo/a dedicando una parte considerable de la jornada laboral a hablar con clientes potenciales y actuales. • Pueda mostrar empatía y paciencia, manteniendo al mismo tiempo conversaciones centradas y productivas. • Tenga confianza para explicar un proceso, responder preguntas rutinarias y animar a los clientes potenciales a dar el siguiente paso apropiado. • Comprenda la importancia de responder de forma inmediata y profesional cuando los clientes potenciales estén decidiendo si contratar un bufete jurídico. • Tome la iniciativa y no necesite que le recuerden repetidamente que cumpla con sus responsabilidades rutinarias. • Esté dispuesto/a a aprender nuevas responsabilidades y no se resista a que se le asignen tareas desconocidas. • Sea fiable, puntual y comprometido/a a estar físicamente presente en la oficina cinco días a la semana. • Se comunique de forma profesional en persona, por teléfono, correo electrónico y mensaje de texto. • Sea organizado/a y orientado/a al detalle, capaz de llevar un registro de múltiples llamadas, correos electrónicos, citas, documentos y tareas de seguimiento. • Ejerza buen juicio y discreción al manejar información confidencial y sensible. • Se sienta orgulloso/a de mantener un lugar de trabajo limpio, organizado, acogedor y profesional. • Trabaje bien como parte de una oficina pequeña, donde las responsabilidades a veces se solapan y se espera que todos colaboren donde sea necesario. La experiencia previa en bufetes jurídicos es útil, pero no obligatoria. Una sólida experiencia en servicio al cliente profesional, ventas consultivas, hostelería, recepción médica u oficinas profesionales, recepción de clientes o cualquier otro puesto de alto contacto puede ser igualmente valiosa. Nos interesa más la actitud, la capacidad de comunicación, el juicio, la fiabilidad, la iniciativa y la disposición para aprender que una formación académica específica. Remuneración y beneficios — La remuneración es de $27–$30 por hora, según experiencia y cualificaciones. El bufete también ofrece: • Seguro médico • Seguro dental • Plan de jubilación • Tiempo libre remunerado (PTO) Horario y ubicación Lunes a viernes De 8:00 a. m. a 5:00 p. m. Tiempo completo Presencial, cinco días a la semana Zona oeste de Portland Este puesto está destinado a una persona que desee estar físicamente presente e involucrada en el funcionamiento diario de una oficina profesional. Por favor, no se postule si busca un puesto remoto o híbrido. Cómo aplicar — Por favor, responda a esta oferta con: 1. Su currículum. 2. Una breve introducción explicando por qué le interesa especialmente este puesto. 3. Una breve descripción de cualquier experiencia que tenga en recepción de clientes, servicio al cliente, ventas, recepción o cualquier otro puesto que implique una interacción telefónica y personal sustancial. 4. Confirmación de que está disponible para trabajar en la oficina de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. Contactaremos a los/as candidatos/as seleccionados/as para coordinar una entrevista inicial.
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