Resumen: Buscamos a un Asistente de Servicio al Cliente y Asistente Ejecutivo confiable, organizado y cercano para desempeñar un amplio rol que combine servicio al cliente, apoyo administrativo y asistencia ejecutiva en un pequeño despacho jurídico especializado en planificación patrimonial. Aspectos destacados: 1. Amplio rol que combina servicio al cliente, administración y asistencia ejecutiva 2. Oportunidad de generar un impacto notable en un entorno de pequeña empresa 3. Enfoque en la confiabilidad, el juicio, la integridad y el seguimiento constante SOBRE NOSOTROS Somos un pequeño despacho jurídico especializado en planificación patrimonial en South Pasadena que busca a un Asistente de Servicio al Cliente y Asistente Ejecutivo confiable, organizado, cercano y altamente responsable. Debido a nuestro tamaño, este es un rol amplio. Incluye servicio al cliente, seguimiento de clientes potenciales, administración de oficina, asistencia ejecutiva y, ocasionalmente, asistencia personal a los socios del despacho según sea necesario. Buscamos a alguien que se enorgullezca de realizar dichas tareas de manera excepcional. Más que cualquier credencial o antecedente específico, valoramos la confiabilidad, el juicio, la integridad, la atención al detalle, la calidez, la iniciativa, la organización y el seguimiento constante. La persona adecuada tendrá una mentalidad orientada al servicio y disfrutará genuinamente facilitar las tareas de las personas a las que apoya. Deberá sentir satisfacción al mantener organizada una oficina, ayudar a los clientes, anticipar necesidades, cerrar pendientes y asegurarse de que las cosas se realicen. LO QUE HARÁS Tus responsabilidades incluirán: * Responder llamadas entrantes y comunicarte con calidez y profesionalismo con clientes y clientes potenciales * Realizar seguimiento con clientes potenciales por teléfono, correo electrónico y mensaje de texto * Realizar sistemáticamente seguimiento con clientes potenciales que aún no hayan programado una consulta ni contratado los servicios del despacho, conforme a los procedimientos de seguimiento del despacho * Ayudar a los clientes potenciales a programar consultas y dar el siguiente paso adecuado con el despacho * Programar citas y ayudar a gestionar el calendario del despacho * Realizar seguimiento con clientes actuales respecto a información pendiente, documentos, citas, facturas impagas y próximos pasos * Supervisar tareas pendientes y asegurarse de que los asuntos no queden sin atención * Preparar, imprimir, escanear, organizar y ensamblar documentos de planificación patrimonial * Preparar documentos y la oficina para citas de firma con clientes * Mantener archivos electrónicos y físicos precisos y organizados * Enviar comunicaciones rutinarias y recordatorios a los clientes * Actualizar la información de clientes potenciales y clientes en los sistemas informáticos del despacho * Pedir y mantener el inventario de suministros de oficina * Mantener limpia, organizada, profesional y lista para los clientes la oficina, las salas de conferencias, la cocina, las zonas de trabajo y otras áreas comunes * Mantener un entorno acogedor para reuniones con clientes, ofreciendo refrescos y dando la bienvenida a los clientes al llegar * Alinear y organizar la oficina según sea necesario durante la jornada laboral * Ayudar a identificar problemas antes de que se agraven * Anticipar necesidades administrativas rutinarias y contribuir a que las jornadas laborales de los socios sean más organizadas y eficientes * Asistir ocasionalmente a los socios con recados personales razonables, programación, investigación, compras, citas u otras tareas similares * Asistir con otras responsabilidades administrativas, de servicio al cliente y de oficina según sea necesario EL TIPO DE PERSONA QUE BUSCAMOS Buscamos a alguien que disfrute ser la persona en quien otros pueden confiar. La persona que tenga éxito en este puesto: * Seguirá cuidadosamente instrucciones escritas y verbales * Cumplirá sistemáticamente sin necesidad de recordatorios repetidos * Asumirá la responsabilidad de sus tareas en lugar de limitarse a esperar la siguiente asignación * Llevará un registro de los asuntos pendientes hasta lograr una resolución clara o definir el siguiente paso * Se sentirá cómodo contactando proactivamente a clientes potenciales, incluyendo llamadas telefónicas salientes * Comprenderá que un buen seguimiento a veces requiere múltiples intentos a lo largo del tiempo * Notará cuando algo no parezca correcto y formulará preguntas * Buscará aspectos que requieran atención sin esperar que le indiquen cada tarea pequeña * Se comunicará con calidez y profesionalismo con clientes y clientes potenciales * Se sentirá cómodo realizando y recibiendo llamadas telefónicas * Redactará correos electrónicos y mensajes de texto claros y profesionales * Será altamente organizado y se sentirá cómodo llevando un registro de múltiples tareas abiertas * Se sentirá cómodo realizando tareas administrativas repetitivas cuando la precisión sea fundamental * Estará dispuesto a realizar tareas cotidianas de oficina, incluyendo limpieza, organización, mantenimiento de suministros y preparación de la oficina para los clientes * Se sentirá cómodo ayudando ocasionalmente a los socios con tareas personales razonables * Buscará formas adecuadas de facilitar la vida de los socios y hacer que el despacho funcione con mayor eficiencia * Asumirá la responsabilidad de sus errores, los comunicará abiertamente y los corregirá de inmediato * Sugerirá mejoras cuando corresponda, reconociendo al mismo tiempo que los cambios en procedimientos establecidos deben discutirse antes de implementarse * Tendrá el deseo de mejorar continuamente sus habilidades MENTALIDAD DE SOCIO Y NEGOCIO Una pequeña empresa de servicios profesionales funciona de forma distinta a una organización grande. Existen menos niveles jerárquicos y el desempeño de cada persona tiene un efecto notable en el negocio. Por ello, buscamos a alguien que piense más allá de simplemente completar una lista de tareas asignadas. La persona adecuada comprende que un excelente servicio al cliente, respuestas oportunas, un seguimiento diligente de clientes potenciales, trabajo preciso y una administración eficiente contribuyen todos al éxito del despacho. No se requiere experiencia jurídica previa, pero sí debe tener una comprensión intrínseca de que, para que una pequeña empresa siga atendiendo a sus clientes, cumpliendo su misión y brindando empleo significativo, debe ser exitosa. Esto significa que las consultas de clientes potenciales son importantes. La satisfacción del cliente es importante. El tiempo desperdiciado y los gastos innecesarios son importantes. El seguimiento es importante. Buscamos a alguien que asuma apropiadamente la responsabilidad de su rol y se preocupe por el éxito de la organización para la que trabaja. CALIFICACIONES * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal * Excelente atención al detalle y habilidades organizativas * Capacidad para comunicarse con comodidad por teléfono, correo electrónico y mensaje de texto * Capacidad para usar con comodidad Microsoft Word, Outlook y software basado en web * Se prefiere experiencia previa en administración, como asistente ejecutivo, servicio al cliente, hostelería, oficinas profesionales, oficinas médicas, servicios financieros o oficinas jurídicas * Es un plus contar con experiencia en servicio al cliente telefónico, programación de citas, seguimiento de clientes potenciales o asistencia ejecutiva/personal * Se requiere título de escuela secundaria; estudios universitarios o título universitario son bienvenidos, pero no obligatorios * Capacidad para trabajar de forma confiable a tiempo completo en nuestra oficina de South Pasadena CÓMO POSTULARSE Si estás interesado en este puesto, por favor envíanos tu currículum y responde a las siguientes preguntas en el cuerpo de tu correo electrónico: 1. Este puesto es a tiempo completo y presencial en South Pasadena, de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 5:00 p. m. ¿Puedes trabajar de forma confiable en este horario? 2. ¿Por qué te interesa especialmente este puesto? 3. Esta es una oficina muy pequeña. Parte del puesto implica tareas administrativas ordinarias, como organizar suministros, alinear la oficina, preparar salas de reuniones y ayudar a mantener el lugar de trabajo limpio y profesional. ¿Cómo te sientes respecto a que estas responsabilidades formen parte habitual de tu trabajo? 4. Debido a que trabajarás estrechamente con los socios del despacho, ocasionalmente podrías ser solicitado para ayudar con tareas personales razonables, como programar una cita, realizar una compra, llevar a cabo una investigación o encargarte de un recado. ¿Cómo te sientes respecto a que esto forme parte del puesto? 5. Por favor corrige o mejora el siguiente correo electrónico como si lo enviaras a un cliente: «Hola John, solo un nuevo seguimiento respecto a los documentos que te enviamos. Aún no hemos recibido respuesta. Por favor, avísanos qué deseas hacer para poder avanzar»
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