Asistente de Oficina

Descripción

Resumen: Una empresa constructora busca un Asistente de Oficina confiable, organizado y con atención al detalle para brindar apoyo administrativo en varios departamentos. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de adquirir experiencia en la industria de la construcción y las obras públicas 2. Brinda apoyo administrativo a múltiples equipos 3. Variedad de tareas administrativas y oportunidades de aprendizaje ASISTENTE DE OFICINA Una empresa constructora está buscando un Asistente de Oficina confiable, organizado y con atención al detalle para unirse a nuestro equipo. Este puesto brinda apoyo administrativo en toda la oficina y trabajará estrechamente con nuestro Gerente de Oficina, Estimador, Controlador y personal de Cumplimiento Laboral. Buscamos a alguien confiable, organizado, cómodo trabajando con computadoras y documentos, y dispuesto a aprender. Esta es una excelente oportunidad para quien desee adquirir experiencia en la industria de la construcción y las obras públicas. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO El Asistente de Oficina ayudará con una variedad de tareas administrativas, incluyendo: Brindar apoyo administrativo diario al Gerente de Oficina, Estimador, Controlador y personal de Cumplimiento Laboral Responder y derivar llamadas entrantes y ayudar con las comunicaciones generales de la oficina Organizar, escanear, copiar, cargar y archivar documentos Mantener archivos electrónicos y físicos de proyectos organizados Ayudar con la preparación y organización de paquetes de licitación de construcción Recopilar y organizar propuestas y cotizaciones de subcontratistas y proveedores Ayudar con la introducción de información de licitaciones y proyectos en hojas de cálculo y sistemas internos Ayudar con la preparación, organización y seguimiento de documentos de proyecto Asistir con la documentación de subcontratistas y proveedores Apoyar al Controlador con facturas, recibos, documentación de compras y demás papeleo contable Apoyar al departamento de Cumplimiento Laboral en la recopilación y organización de nóminas certificadas y documentación sobre salarios mínimos vigentes Organizar y archivar planillas de horas de los empleados, registros de nómina, documentos de aprendizaje y demás documentación relacionada con el cumplimiento laboral Recopilar y organizar informes diarios, boletas de entrega, registros de transporte, recibos, fotografías y otra documentación del proyecto Hacer seguimiento con empleados, subcontratistas, proveedores y vendedores para obtener documentación o información faltante Realizar ingreso de datos y mantener hojas de cálculo, registros y listas de seguimiento Preparar cartas básicas, correos electrónicos, formularios y otras comunicaciones corporativas Ayudar a supervisar fechas límite administrativas y documentación pendiente Mantener el inventario de suministros de oficina y colaborar con la organización general de la oficina Realizar otras tareas administrativas y brindar apoyo donde sea necesario en la oficina REQUISITOS Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle Confiable y responsable Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal Cómodo utilizando computadoras y aprendiendo nuevos programas Conocimientos básicos de Microsoft Word, Excel y documentos PDF Capacidad para organizar y mantener archivos electrónicos Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades Capacidad para seguir instrucciones y completar las tareas asignadas dentro del plazo establecido Habilidades profesionales de comunicación al tratar con empleados, subcontratistas, proveedores, clientes y agencias públicas Capacidad para trabajar de forma independiente tras recibir instrucciones Disposición para aprender y asumir responsabilidades adicionales Experiencia previa en oficinas constructoras es preferible, pero no obligatoria. Es un plus contar con experiencia en obras públicas, salarios mínimos vigentes, nóminas certificadas, contabilidad de construcción, estimación o administración de construcción. LO QUE BUSCAMOS Buscamos a alguien que desee convertirse en una persona clave de apoyo dentro de nuestra oficina. El candidato ideal es alguien que: Preste atención a los detalles Mantenga organizados los documentos y las tareas Cumpla con sus responsabilidades sin necesidad de recordatorios constantes No dude en formular preguntas cuando algo no esté claro Pueda colaborar con varios miembros del equipo Esté dispuesto a aprender distintas áreas del negocio Tenga una actitud positiva y profesional Esté dispuesto a ayudar donde sea necesario Este puesto no se limita a un solo departamento. El Asistente de Oficina apoyará a distintos miembros de nuestro equipo según la carga de trabajo actual y las prioridades de la empresa. INFORMACIÓN DEL PUESTO Título del puesto: Asistente de Oficina Empresa: GQ Builders, Inc. Industria: Obras Públicas / Construcción General Ubicación: San Diego, California Horario: [Tiempo completo / Tiempo parcial] Remuneración: Por determinar CÓMO POSTULARSE Por favor envíe su currículum junto con una breve descripción de su experiencia previa en oficinas, funciones administrativas o relacionadas con la construcción.