Asistente de Oficina

Descripción

Resumen: El Asistente de Oficina realiza una amplia gama de tareas administrativas, de oficina y operativas, apoyando las funciones del Centro y asistiendo a clientes y personal. Aspectos destacados: 1. Realizar tareas administrativas, de oficina y operativas amplias 2. Apoyar al equipo de recepción inicial y gestionar los suministros de oficina y el correo 3. Utilizar diversas tecnologías de oficina y mantener estándares profesionales CENTRO DE DERECHOS DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD DE HAWAII ASISTENTE DE OFICINA - DESCRIPCIÓN DEL PUESTO I. FINALIDAD PRINCIPAL El puesto de Asistente de Oficina se ha establecido para realizar una amplia gama de tareas administrativas, de oficina y operativas para el Centro. II FUNCIONES/DEBERES ESENCIALES A. Funciones habituales  Recepción y asistencia: Recibe y da la bienvenida a los clientes y demás visitantes en la oficina de forma inmediata y cortés, y los dirige al personal correspondiente. Actúa como recepcionista telefónica; saluda a los llamantes y redirige las llamadas al personal adecuado.  Apoyo al equipo de recepción inicial: Atiende las llamadas adicionales en vivo de recepción inicial procedentes de los clientes y presta apoyo al equipo de recepción inicial en todas las tareas según sea necesario.  Suministros: Supervisa el inventario de suministros del Centro; realiza pedidos de suministros según sea necesario; distribuye los suministros según las solicitudes del personal.  Correo: Recoge, abre y entrega el correo entrante diario al Gerente de Operaciones; y sella y envía el correo saliente diario.  Preparación de materiales: Prepara correspondencia, documentos, publicaciones, informes, formularios y otros materiales mediante software de procesamiento de textos, máquina de escribir, fotocopiadora y escáner.  Cuidado de la oficina: Abre y prepara la oficina para su funcionamiento por la mañana y cierra la oficina al final de cada jornada (puertas, luces, archivos, máquinas y electrodomésticos).  Archivado, escaneo y archivo electrónico: Archiva todos los registros del Centro en los archivos correspondientes, utilizando la tecnología adecuada.  Recados: Realiza recados fuera de la oficina según sea necesario. III. OTRAS FUNCIONES/DEBERES Otras funciones según lo requiera el Director de Operaciones. IV. NORMAS DE CONDUCTA Y PRÁCTICA Se espera que la persona que ocupe este puesto mantenga normas profesionales de conducta y práctica en el lugar de trabajo y en el desempeño de las funciones de este puesto. Constituye un requisito mínimo de este puesto cumplir con las siguientes normas:  Normas profesionales o código ético de conducta propios de la profesión del empleado (abogado, trabajador social, contador, etc.)  Normas de la Red Nacional de Derechos de las Personas con Discapacidad (NDRN) para programas de defensa. V. PRODUCTO LABORAL El trabajo producido y los materiales adquiridos en el ejercicio de este puesto son propiedad del Centro de Derechos de las Personas con Discapacidad de Hawaii. Se espera que la persona que ocupe este puesto mantenga dicho producto laboral y dichos materiales en condiciones utilizables y ordenados para cualquier sucesor en este puesto. VI. CONDICIONES DE TRABAJO A. Horario laboral  De lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.  Horas extendidas según sea necesario. B. Lugar de trabajo  En interiores, en condiciones normales de oficina. C. Uso de equipos  Uso frecuente de teléfono, fax, fotocopiadora/escáner, computadora personal con red de área local (LAN), impresora, Windows, Word y otro software. VII. EXIGENCIAS PARA EL EMPLEADO A. Exigencias mentales  Atención continua al detalle, concentración y alerta.  Uso frecuente de habilidades matemáticas. B. Exigencias comunicativas  Hablar continuamente con compañeros de trabajo, clientes, proveedores de servicios y vendedores, en persona y por teléfono.  Redactar, escribir y revisar textos escritos. C. Exigencias físicas  Sentarse continuamente y utilizar el teclado de la computadora.  Estar de pie y caminar con frecuencia.  Alcanzar, manipular, empujar y tirar ocasionalmente de suministros de oficina, etc. VII. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN A. Habilidades/conocimientos  Conocimiento y capacidad para atender y trabajar con personas con discapacidad.  Capacidad para trabajar con diversos profesionales y otros miembros del personal.  Capacidad para utilizar una computadora personal, Microsoft Word para Windows, otro software y trabajar en un entorno de red de área local (LAN).  Capacidad para utilizar una máquina de escribir, una calculadora, un sistema telefónico de múltiples líneas, una fotocopiadora, una máquina de franqueo, un fax, un escáner y otros equipos de oficina estándar.  Capacidad para comunicarse con claridad y concisión, oralmente y por escrito.  Conocimiento de formularios comerciales, cartas y requisitos de correspondencia.  Capacidad para diseñar, organizar y mantener diversos sistemas de archivo.  Capacidad para organizar el trabajo y equilibrar simultáneamente diversas tareas y responsabilidades.  Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima. B. Educación/formación Título/diploma en Educación Empresarial o al menos un año de experiencia laboral relacionada. C. Experiencia Al menos un año de experiencia laboral relacionada. VIII. LÍNEAS DE AUTORIDAD El Asistente de Oficina responde directamente al Gerente de Operaciones.