Resumen: Este puesto brinda apoyo administrativo de alto nivel, realizando diversas tareas administrativas, de programación y de documentación para varios departamentos. Aspectos destacados: 1. Brinda apoyo administrativo de alto nivel 2. Gestiona la programación, la formación y la documentación 3. Apoya a Recursos Humanos y al Asesor General en tareas administrativas ¡¡¡SE ESTÁ CONTRATANDO AHORA!!! Responsabilidades principales: Brinda apoyo administrativo de alto nivel mediante la realización de investigaciones, la preparación de informes, la gestión de solicitudes de información, la organización de arreglos de viaje y la ejecución de funciones administrativas, tales como la redacción de correspondencia, la recepción de visitantes, la coordinación de llamadas telefónicas en conferencia y la programación de reuniones. Las responsabilidades principales incluyen la programación y coordinación de necesidades formativas, el mantenimiento de la documentación sobre formación de empleados, la preparación de facturas, informes, memorandos, cartas y otros documentos; la contestación de llamadas telefónicas y su derivación a las partes correspondientes o la toma de mensajes; la asistencia a reuniones para tomar actas; la recepción de visitantes, la realización de tareas generales de oficina, como la solicitud de suministros, el mantenimiento de sistemas de bases de datos de gestión de registros; el archivo y recuperación de documentos corporativos, registros e informes; la apertura, clasificación y distribución del correo entrante, así como la organización de viajes. Tareas realizadas: Contesta llamadas telefónicas, las deriva a las partes correspondientes o toma mensajes, y recibe a los visitantes para determinar si deben tener acceso a personas específicas; prepara y mantiene registros de empleo relacionados con eventos tales como contrataciones, ceses, licencias, traslados o promociones, utilizando software de sistemas de gestión de recursos humanos; realiza la conciliación de órdenes de compra y ocasionalmente ayuda en la recopilación y aprobación de hojas de registro de horas; crea paquetes para nuevos empleados y asigna el acceso al edificio a todos los nuevos empleados; actualiza y mantiene los documentos de cambio de estado para los empleados dentro de los programas asignados en ADP; realiza tareas generales de oficina, como la solicitud de suministros, el mantenimiento de los registros del departamento y el apoyo a iniciativas específicas de reclutamiento. Funciones esenciales: Programa reuniones, seminarios, webinarios, conferencias telefónicas y arreglos de viaje para el Departamento de Recursos Humanos y el Asesor General; ayuda al personal de Recursos Humanos con la adquisición de materiales, la reserva de salas, las invitaciones y la introducción de datos de forma semanal; crea diversos informes semanales; ayuda al Asesor General en el seguimiento y finalización de solicitudes de registros públicos; desempeña funciones administrativas; desempeña otras tareas relacionadas con el puesto según se le asignen. Título deseado/Experiencia laboral deseada Graduación de secundaria o su equivalente, más dos años de experiencia progresivamente responsable en un campo secretarial o administrativo; o cualquier combinación equivalente de experiencia y formación que proporcione los conocimientos, habilidades y capacidades requeridos. DEBE ENVIAR UN CURRÍCULUM PARA SER CONSIDERADO PARA ESTE PUESTO.
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