Resumen: MoharDesign busca un Asistente Administrativo altamente organizado para apoyar las operaciones diarias, lo que requiere discreción, iniciativa, sólidas habilidades comunicativas y atención al detalle. Aspectos destacados: 1. Apoyar las operaciones diarias de una pequeña firma comercial de diseño de interiores 2. Participar en diversas tareas, incluyendo soporte informático (IT), cumplimiento normativo y soporte de recursos humanos (RR.HH.) 3. Oportunidad de trabajar estrechamente con el Director/Propietario Asistente Administrativo A tiempo parcial (8-12 horas por semana). MoharDesign busca un Asistente Administrativo experimentado y altamente organizado para apoyar las operaciones diarias de nuestra pequeña firma comercial de diseño de interiores. Este puesto multifacético implica trabajar estrechamente con el Director/Propietario y exige discreción, iniciativa, sólidas habilidades comunicativas y excelente atención al detalle. MoharDesign es una firma muy respetada integrada por seis a ocho empleados. Nuestros clientes incluyen a la Universidad de Harvard, el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT), la Universidad Noroeste (Northeastern University), la Universidad de Yale y los campus de la Universidad de Massachusetts (UMass) en Boston, Amherst, Dartmouth y Lowell. Trabajamos en emocionantes proyectos de diseño de interiores, y nuestra oficina creativa está llena de telas, materiales y colores. Nuestra oficina está ubicada en un entorno hermoso con vistas a los humedales de Concord y cuenta con estacionamiento fácil. Estamos a cinco minutos del centro de Concord, justo al lado de la Ruta 2 y con fácil acceso a la autopista I-95. Este es un puesto presencial con un horario semanal flexible que se establecerá tras la contratación. Es posible que deban atenderse ciertas responsabilidades sujetas a plazos específicos. Responsabilidades: Operaciones de oficina • Pedir suministros de oficina y ayudar a mantener un lugar de trabajo ordenado y limpio. • Coordinar el mantenimiento de la oficina y las citas de servicio según sea necesario. • Comunicarse con el propietario respecto a asuntos relacionados con las instalaciones. Coordinación de software e informática (IT) • Controlar las suscripciones, licencias, renovaciones e información de acceso a software y aplicaciones. Gestionar los pagos. • Asistir a los empleados con problemas relacionados con suscripciones, inicios de sesión y cuestiones básicas de software. • Coordinar la instalación de software y las actualizaciones de licencias. • Resolver problemas informáticos básicos y colaborar con proveedores o soporte técnico cuando sea necesario. Certificaciones, registros y cumplimiento normativo • Mantener las certificaciones de empresa propiedad de mujeres otorgadas por múltiples agencias estatales y nacionales. • Mantener los registros empresariales y los requisitos de cumplimiento normativo en Massachusetts y otros estados. Apoyo en propuestas y licitaciones (RFP) • Actualizar los currículos del personal, los perfiles de proyectos y la información corporativa para solicitudes de propuestas y calificaciones. • Ayudar en la redacción, edición y formateo de propuestas. • Contar con experiencia en InDesign constituye una ventaja significativa. Soporte de recursos humanos (RR.HH.) • Asistir al Director en la administración general de RR.HH., manteniendo la confidencialidad. • Colaborar en la coordinación de procesos de reclutamiento, incluida la publicación de vacantes, la verificación de referencias y la incorporación de nuevos empleados. • Actualizar el Manual de Directrices de Oficina de la firma y los documentos relacionados según sea necesario. • Actuar como punto de coordinación entre los empleados y el Director en asuntos administrativos de RR.HH. Habilidades requeridas • Habilidades avanzadas en Excel, incluida la creación de hojas de cálculo y el uso de fórmulas. • Sólidas habilidades en Microsoft Office, especialmente en el formato profesional de documentos de Word. • Excelentes habilidades escritas, gramaticales y verbales de comunicación. • Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle. • Capacidad para solucionar problemas tecnológicos, de software y de inicio de sesión básicos. • Capacidad para comunicarse eficazmente con proveedores de software y soporte técnico. • La competencia en InDesign es muy deseable. Experiencia y calificaciones • Al menos tres a cinco años de experiencia como Asistente Administrativo, Jefe de Oficina o en un puesto equivalente. • Referencias profesionales actuales. • Persona autónoma, energética y confiable. • Proactiva y capaz de anticipar las tareas necesarias. • Madura, discreta y cómoda trabajando estrechamente con el Director/Propietario. • Capaz de gestionar responsablemente información empresarial y de empleados confidencial.
Craigslist · HR
Craigslist · HR
