Resumen: Brindar apoyo administrativo y de ingreso de datos integral a los administradores de propiedades y al personal operativo, garantizando un registro preciso y el funcionamiento fluido de las propiedades. Aspectos destacados: 1. Apoyar a los administradores de propiedades y al personal operativo 2. Gestionar y mantener los expedientes de arrendamiento y los registros de inquilinos 3. Coordinar las comunicaciones con los inquilinos y los informes de propiedad Descripción completa del puesto Brindar apoyo administrativo y de ingreso de datos a los administradores de propiedades y al personal operativo. Preparar, mantener y actualizar los expedientes de arrendamiento y los resúmenes de arrendamiento para todos los inquilinos, asegurando su integridad, precisión y cumplimiento con los estándares de la empresa. Gestionar y supervisar todos los Certificados de Seguro, garantizando que se mantengan los niveles requeridos de cobertura y que sigan cumpliendo con los requisitos del edificio. Asegurar que los expedientes de inquilinos y los registros de propiedad estén completos, precisos, actualizados y en conformidad con los estándares aplicables del edificio y de la empresa. Gestionar la correspondencia con los inquilinos, las mudanzas de entrada y salida, y la preparación de toda la documentación relacionada. Preparar y mantener informes mensuales de renta, listas de renta y otros informes de gestión de propiedades según se solicite. Preparar, coordinar y supervisar los aumentos anuales y periódicos de la renta, incluyendo las notificaciones requeridas, la documentación, los cronogramas y las comunicaciones con los inquilinos. Preparar y distribuir avisos del edificio, avisos a los inquilinos, comunicaciones de mantenimiento y otra correspondencia relacionada con la propiedad. Asistir a los administradores de propiedades en el seguimiento administrativo de los arrendamientos, renovaciones, cambios de renta, solicitudes de inquilinos, actividades de proveedores y asuntos pendientes de la propiedad. Mantener sistemas organizados de archivos electrónicos y físicos y asegurar que la documentación sea fácilmente accesible y esté actualizada. Asistir en la preparación de hojas de cálculo, informes, cronogramas y otros materiales administrativos para los administradores de propiedades y los propietarios de edificios. Revisar y comparar las ofertas y propuestas de proyectos de los proveedores, preparar resúmenes de comparación de ofertas y ayudar a los administradores de propiedades a coordinar las aprobaciones de proyectos y la selección de proveedores. Supervisar los cronogramas de proyectos, los horarios de los proveedores, las facturas, el trabajo pendiente y la finalización de los proyectos aprobados. Asistir en el mantenimiento de registros precisos relacionados con las operaciones del edificio, los proyectos de capital, las reparaciones, el mantenimiento y los servicios de proveedores. Apoyar a los administradores de propiedades en proyectos especiales y otras tareas administrativas según se asignen. Requisitos físicos Sentarse y permanecer de pie durante todo el día Levantar hasta 25 libras varias veces al día Movimientos repetitivos de los dedos, brazos y muñecas Inclinarse y estirarse para acceder o guardar archivos y suministros de oficina Subir escaleras varias veces al día Tipo de empleo: Tiempo completo Remuneración: $80.000,00 - $85.000,00 por año Beneficios: Plan 401(k) Seguro dental Seguro médico Tiempo libre remunerado Seguro visual Licencia/Certificación: Licencia de conducir (obligatoria) Lugar de trabajo: Presencial
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