Asistente Administrativo (Brooklyn)

Descripción

Resumen: Buscamos un Asistente Administrativo proactivo y orientado al detalle para brindar apoyo de alto nivel en administración ejecutiva, operaciones inmobiliarias, arrendamiento y gestión de proyectos. Aspectos destacados: 1. Apoyo de alto nivel en administración ejecutiva y operaciones inmobiliarias 2. Oportunidades de crecimiento profesional en gestión de proyectos y gestión inmobiliaria 3. Entorno colaborativo y dinámico con impacto directo Buscamos un Asistente Administrativo proactivo y orientado al detalle para brindar apoyo de alto nivel en administración ejecutiva, operaciones inmobiliarias, coordinación de arrendamientos y gestión de proyectos. Este puesto requiere una persona capaz de gestionar eficazmente agendas, coordinar proyectos, comunicarse con clientes y equipos internos, y apoyar las operaciones diarias de gestión inmobiliaria. Responsabilidades clave * Actuar como enlace entre ejecutivos, equipos internos, inquilinos, clientes, proveedores y contratistas. * Realizar contactos con proveedores, obtener propuestas, negociar servicios y mantener relaciones con ellos. * Coordinar y gestionar la renovación de los seguros inmobiliarios, obtener cotizaciones competitivas y comparar opciones de cobertura y tarifas. * Asistir en las renovaciones de los contratos de arrendamiento de los inquilinos, controlar las fechas de vencimiento, preparar la documentación correspondiente y comunicarse con los inquilinos. * Apoyar las operaciones de arrendamiento manteniendo registros de contratos, coordinando con posibles inquilinos y comprendiendo los procesos y requisitos de arrendamiento. * Programar, coordinar y supervisar al personal de mantenimiento, proveedores y contratistas para garantizar la finalización oportuna de órdenes de trabajo y proyectos. * Controlar plazos, dependencias, seguimientos y tareas pendientes en múltiples propiedades. * Implementar y mantener sistemas organizados de archivos físicos y digitales para actividades administrativas, de arrendamiento y de gestión inmobiliaria. * Apoyar mejoras de procesos para incrementar la eficiencia, la responsabilidad y la efectividad operativa. * Tratar información confidencial y sensible con discreción y profesionalidad. * Coordinar y supervisar las operaciones de mantenimiento, incluyendo la elaboración de horarios para personal técnico y de mantenimiento, la asignación de órdenes de trabajo, el seguimiento del estado de su cumplimiento y la garantía de que las propiedades se mantengan conforme a los estándares de la empresa. Requisitos * Experiencia comprobada en apoyo administrativo, coordinación de proyectos, gestión inmobiliaria o un puesto relacionado. * Conocimiento de arrendamientos, relaciones con inquilinos, administración de contratos de arrendamiento y operaciones inmobiliarias. * Experiencia coordinando proveedores, contratistas, aseguradoras y personal de mantenimiento. * Excelentes habilidades organizativas, para realizar múltiples tareas simultáneamente y para la gestión del tiempo. * Experiencia con herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Monday.com o similares). * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. * Actitud proactiva, orientación al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades de forma independiente. * Actitud profesional y capacidad para trabajar de forma colaborativa con equipos diversos. * Competencia en la Suite Microsoft Office y Google Workspace. Lo que ofrecemos * Salario y beneficios competitivos. * Oportunidades de crecimiento profesional en gestión de proyectos, operaciones y gestión inmobiliaria. * Un entorno laboral colaborativo y dinámico en el que sus contribuciones generan un impacto directo.